Talousarviokirjan automatisointi kevensi työtaakkaa kaupungin taloussuunnittelussa

Kun taloussuunnittelujärjestelmän uusiminen tuli Vaasan kaupungilla ajankohtaiseksi, kartoitimme eri palveluntarjoajia. Softwave kolahti meihin, koska näimme heidän halunsa kehittää taloussuunnittelua eteenpäin ja meillä oli aiempaa kokemusta heistä ja heidän tuotteestaan. Opiferus Toimintolaskenta Pro on ollut tietyissä yksiköissämme käytössä jo pitkään kustannuslaskennan ja hinnoittelun osalta.

Vuodelle 2019 toteutimme ensimmäisen kerran budjetin Opiferus Taloussuunnittelu -työkalulla. Meillä oli tarve kehittää strategian seurantaa ja riskien hallinnan työkalua, jotka aiemmin pyörivät erilaisissa Exceleissä. Halusimme päästä eroon vanhanaikaisista ja työllistävistä Excel- ja Word- lomakkeista myös talousarviokirjan koostamisessa. Niinpä aloimme kehittämään Softwaven kanssa talousarviokirjan automatisointia tammikuussa 2019.

Ennen meillä kaupungin yksiköt tekivät talousarvion perusteet word-lomakkeilla, jotka toimitettiin yksitellen talousarviokirjan kokoajalle.  Softwaven Talousarviokirja-työkalun avulla valtava määrä ylimääräistä tiedon yhdistelytyötä on jäänyt pois talousarvion kokoamisen yhteydessä.

Softwaven ratkaisun ansiosta talousarvioperusteet kytkeytyvät suoraan taloussuunnittelun numeropuoleen, eli järjestelmä tuo eurot valmiiksi. Softwaven ratkaisun myötä jokaisen tulosalueen perusteluosa tulee suoraan järjestelmään ja jos yksikkö tekee lukuihin muutoksia, niin nämä tulevat perustelukehikkoonkin.

Nyt kaikki tieto tulee myös määrämuotoisena järjestelmään. Voimme vaatia tietyt painopisteasiat, jotka on pakko syöttää, eikä näin ollen tietoja jää puuttumaan. Myös merkkimäärän rajoittaminen on helpottanut talousarviokirjan työstämistä siinä, että tiedot syötetään tiiviissä ja napakassa muodossa ilman ylimääräistä runonlausuntaa.  Järjestelmään saamme suoraan myös suoritteet, tavoitteet ja riskienhallinnan kohteet.

Automatisoimalla ja hyödyntämällä digitalisaatiota on kaupungin toiminnassa menty enemmän määrämuotoiseen suuntaan. Softwaven sovellukset eivät kuitenkaan ole olleet jäykkiä vaan ne myös joustavat tarvittaessa yksikön tarpeen mukaan.

Opiferus-tuoteperheen ratkaisut ovat olleet nopeita kouluttaa organisaatiossa eteenpäin, koska ne ovat niin helppokäyttöisiä: jos Office-työkalujen käyttö sujuu, sujuu varmasti myös Opiferus -tuoteperheen käyttö. Softwavelta olemme saaneet myös erinomaiset käyttäjäkoulutukset ja ohjeet aina tarvittaessa.

Kehitämme taloussuunnittelua edelleen eteenpäin yhdessä Softwaven asiantuntijoiden kanssa. Softwavelta aina vastataan ja tarvittaessa riennetään nopeasti myös paikan päälle avuksi. Ketterän organisaation palveluhalukkuudesta tulee sellainen tunne, että olemme tärkeitä ja he haluavat hoitaa asiakassuhdettamme aktiivisesti.

Jari Karjalainen, talouspäällikkö, Vaasan kaupunki

Kaupunkien taloussuunnittelun haasteena on usein organisaation laajuus ja monialaisuus, kun palveluja on laidasta laitaan koulutuspalveluista museoihin, vanhustenhuoltoon ja kadunrakentamiseen.

Myös talouden malleja kokonaisuudessa useita erilaisia: on bruttobudjetoituja eli määrärahojen puitteissa toteutuvia palveluja ja nettoyksiköitä, jotka ainakin osittain omilla tuloillaan pyrkivät kattamaan toiminnasta aiheutuvat kulut. Lisäksi saattaa olla vielä liikelaitoksia.

Tällaisessa organisaatiossa haastavaa on luoda yhtenäinen toimintamalli tai ohje talousarviokirjan koostamiseksi. Tähän on Softwave kehittänyt ketterän digitaalisen sovelluksen.

Ota yhteyttä

Täytä ja lähetä allaoleva lomake, niin olemme sinuun pikimmiten yhteydessä.