Onko aika päivittää oppilai­tok­sen­ne rapor­toin­ti­rat­kai­su?

6.2.2020

|

Eemu Pihlaja

Tiedä nämä 4 asiaa ennen päätöksen tekemistä

Toisen asteen koulutuksen reformi on tuonut uusia haasteita koulutuksen järjestäjille. Reformin seurauksena oppilaitosten toiminnan kehittämisen ja seuraamiseen on käytettävä entistä tarkempia mittareita. Useissa organisaatioissa muutokset ovat lähteneet jo hyvin käyntiin, mutta monilla taas tehtävää vielä riittää.

Kun lähdetään suunnittelemaan raportoinnin kehittämistä, täytyy ensiksi selvittää pari perusasiaa: Onko organisaatiolla selvillä, mitä tarpeita lähdetään varsinaisesti ratkaisemaan? Onko tarvittava data saatavilla ja onko sen laatu riittävä?

Ja kun perustiedot on saatu kasaan, niin lisäksi tulee kuvata nykyiset toimintaprosessit raportoinnin osalta. Näitä voivat olla esimerkiksi opiskelijahallinto-ohjelmiston tietojen siivoaminen tai vaikkapa kirjauskäytäntöjen tarkistaminen.

Kehittämällä sitä miten tiedot kirjataan, käsitellään ja saadaan tukemaan toiminnan johtamista on mahdollista löytää toimiva ratkaisu, joka palvelee tietojohtamisen eri tarpeita. Tässä tiivistettynä neljä avaintekijää, jotka on hyvä huomioida, kun lähdetään suunnittelemaan uuden tietojärjestelmän hankintaa:

Mitä kannattaa huomioida ennen hankin­to­jen tekemistä?

Rapor­toin­nin nykytila

  • Millaisia tietokantoja on tällä hetkellä käytössä?
  • Mitä välineitä ja ohjelmistoja on käytössä?
  • Lopputulokset: mitä tietoja on saatavilla?
  • Prosessit: kuka tekee, miten ja kuinka usein
  • Palaute nykyisiltä käyttäjiltä ja raportoinnin tuottajilta: mihin ollaan tyytyväisiä ja mihin ei

Käyttäjät ja heidän tarpeensa

  • Listataan, ketkä ovat järjestelmän käyttäjiä
  • Keskustellaan eri ryhmien kanssa heidän tarpeistaan ja luodaan kokonaiskuva raportointitarpeista

Tieto­mal­lin­nus, eli sen suunnit­te­lu, miten kaikki tarvit­ta­va tieto löytyy helposti ja nopeasti

  • Nykyisten ja tulevien järjestelmien tietomallinnus
  • Kartoitetaan, millaisia tiedonhallinnan ohjelmistoja on jo käytössä ja miten ne saadaan toimimaan yhdessä: Missä tietokannat sijaitsevat, onko niihin mahdollista kytkeytyä, onko sovelluksissa valmiita rajapintoja tai mitä vaihtoehtoja toimittaja tarjoaa datan hakemiseen.
  • Tietovaraston rakenteen määrittely
  • Eri järjestelmien tietojen yhdisteltävyys
  • Tarpeet tiedon rikastamiselle (mahd. lisättävät ryhmittely- tai linkitysrakenteet)

Suunnit­te­lu

  • Tarpeiden priorisointi ja projektisuunnitelman toteuttaminen (aikataulu, kustannukset)

Meillä Softwavella on pitkä kokemus koulutuskuntayhtymien tiedonhallintajärjestelmien vaatimuksista. Uskomme siihen, että onnistuneiden projektien pohjana toimii hyvä suunnittelu ja asioiden selvittäminen etukäteen. Panostamme myös hyvään molemminpuoliseen kommunikaation suunnitteluvaiheessa, sillä parhaat tiedonhallintamallit syntyvät yhteistyössä.

Olemme mielellämme mukana auttamassa kartoitusvaiheessa tarjoamalla kokemusta ja ratkaisumalleja, joita meiltä löytyy koulutuksen järjestäjille toteutetuista tiedolla johtamisen ratkaisuista. Yksin yrittämällä tämä prosessi voi tuntua hyvin työläältä ja jäädä helposti muiden kiireiden jalkoihin.

Toivottavasti sait jo tästä hyötyä suunnitteluvaiheeseen. Kerromme lisää konkreettisia oppilaitoksille oleellisia esimerkkejä alkuvuonna järjestettävissä ilmaisissa webinaareissa. Ilmoittautumislinkit webinaareihin löytyvät alta.