Laskeminen on taitolaji – myös julkinen sektori hyötyy kustannus- ja toimintolaskennasta

Ollaanko teilläkin sitä mieltä, että kustannus- ja kannattavuuslaskenta kuuluu vain niille organisaatioille, joiden päätavoitteena on tehdä voittoa? Itse asiassa säästöpaineiden alla olevien julkisen sektorin toimijoiden tulisi olla erityisen kiinnostuneita laskemaan ja osoittamaan läpinäkyväksi tuottamiensa palveluiden ja tuotteiden kustannuksia.

Toimintolaskenta on laskennan tapa, jolla saadaan selville tuotteiden tai palvelujen todenmukaiset ja läpinäkyvät hinnat. Laskennan läpinäkyvyys takaa, että hintojen sisälle ei uppoa turhia tai sinne kuulumattomia kuluja, jolloin esimerkiksi kuntapäättäjille saadaan selkeää tietoa toiminnan kustannuksista.

Olipa organisaatio voittoa tavoittelematon tai ei, tulisi organisaation johdon tietää, paljonko minkäkin tuotteen tai palvelun tuottaminen maksaa. Mitä kustannustietoisempi organisaatiosi on, sitä helpompi sen toimintaa on kehittää, muuttaa tai kasvattaa.

Henkilöstökustannukset suurimpia kulueriä

Toimintolaskennan avulla organisaation kustannuslaskentaa voidaan tehdä aiheuttamisperiaatteen mukaan. Tällöin laskettaville kohteille kohdistetaan vain ne kustannukset, jotka kukin toiminto, tuote tai palvelu on aiheuttanut.

Toimintolaskennassa aiheuttamisperiaatteen mukaan mietitään ensimmäiseksi, mitkä ovat suurimmat kuluja aiheuttavat erät toiminnassa. Henkilöstökulut nousevat usein kustannuksista suurimmiksi. Tällöin toimintolaskennan näkökulmasta henkilöstökulut ovat järkevin jaotella ammattiryhmiin, joiden kulut puolestaan jaetaan toiminnoille eli työvaiheille esimerkiksi työajan suhteessa. Näin saadaan selkeä kuva työpäivän tapahtumista sekä eri toimintojen kustannuksista.

Työaika on erinomainen tietolähde aiheuttamisperiaatteen mukaiselle kustannusten kohdistamiselle. Työaikatietoa voidaan saada joko organisaation työajanseurannan sovelluksesta tai erikseen teetetystä työajanmittauksesta. Työajan mittauksen tai seurannan tarkoituksena laskennan näkökulmasta on selvittää, mitkä ammattiryhmät tekevät mitäkin toimintoja ja kauanko yksittäisen työvaiheen tekeminen kestää.

Palkkakulut vain yksi osa henkilöstökustannuksia

Kun ammattiryhmät ja toiminnot ovat määriteltynä ja työaika toiminnoittain on selvillä, kohdistetaan palkka- ja henkilösivukulut ensin ammattiryhmille. Ammattiryhmille voidaan aiheuttamisperiaatteen mukaisesti kohdistaa myös muita kuin palkkakuluja, kuten pienet laitehankinnat puhelimista tietokoneisiin. Tällöin ammattiryhmälle saadaan muitakin kuluja kuin palkka- ja henkilösivukulut, jotka kulkevat ammattiryhmän mukana työvaiheille.

Ammattiryhmien kulujen lisäksi toiminnoille kertyy luonnollisesti muitakin toimintoon kuuluvia kuluja. Toiminnoille voidaan kohdistaa lisäksi esimerkiksi erilaisia yleiskuluja, kuten puhtaanapito- tai lämmityskustannuksia. Usein myös esimiestyön kustannukset kohdistetaan muille ammattiryhmille, jotta kunkin ammattiryhmän kustannuksiin saadaan mukaan myös työnjohdolliset kulut.

Aika, tarvikkeet ja laitteet sitovat rahaa

Toinen suuri kuluerä henkilöstökulujen lisäksi on usein erilaiset laitteet. Kustannus- ja toimintolaskennan näkökulmasta kullekin laitteelle voidaan laskea omat kustannukset, olivatpa laitteet hankittuja- tai leasing-laitteita. Laitteisiin kohdistuu myös erilaisia tila- ja huoltokustannuksia, jotka tulee kohdistaa laitteille. Tätä kautta laitteen tuottamat toiminnot, tuotteet tai palvelut saavat oman osuutensa kustannuksista.

Toimintolaskennalla palvelut tai tuotteet saavat läpinäkyvästi kustannukset eri toiminnoista sekä välittömistä kustannuksista sen mukaan, mikä toiminto tai välitön kustannus kohdistuu millekin tuotteelle tai palvelulle.

Lisäksi palveluille voidaan asettaa painokerroin. Painokerroin voi olla esimerkiksi palvelun suorittamiseen käytetty aika. Kun kustannukset kohdistetaan toiminnolta eri pituisille palveluille, saadaan pitkä- ja lyhytkestoisten palveluiden hintoihin oikea ero.

Toimintolaskennasta tietoa päätöksenteon tueksi ja perustelut hinnoittelulle

Toimintolaskennan perimmäinen ajatus on siis kohdistaa jokainen kuluerä sille kuuluvalle kohteelle, olipa se sitten ammattiryhmä, toiminto, laite, palvelu tai tuote. Toimintolaskenta ei ole pelkästään perinteistä peräpeiliin katsomista, sillä toteutuneiden kustannusten lisäksi laskentaa voidaan tehdä myös arvioiduilla luvuilla, jolloin saadaan esimerkiksi talousarvioperusteinen hinnasto aikaiseksi.

Parhaimmillaan toimintolaskenta tuottaa eri työvaiheiden todelliset kustannukset ja kattavan analyysin organisaation nykytilanteesta. Kun toimintojen kustannukset saadaan laskettua ja esitettyä läpinäkyvästi, voidaan tuloksia hyödyntää esimerkiksi eri yksiköiden väliseen vertailuun tai toiminnan kehittämiseen. Lisäksi laskenta tuottaa aiheuttamisperiaatteen mukaisen hinnaston, jonka avulla voidaan perustella kunkin palvelun tai tuotteen hinta tarkasteltavissa olevan kulurakenteen avulla.

Haluatko kuulla lisää? Osallistu maksuttomaan  Kustannus- ja toimintolaskenta julkisella sektorilla -webinaariimme torstaina 13.6. klo 9.30.

Ilmoittaudu mukaan täältä.

Vinkki 1: Aiheuttamisperiaatteen mukaan kustannusten kohdistamisessa tulee huomioida myös välittömät kustannukset kuten tarvittavat aineet ja -tarvikkeet, jotka voidaan kohdistaa niitä kuluttaville toimenpiteille. Välittömät kustannukset eivät ole riippuvaisia tuotteeseen tai palveluun käytettävästä ajasta vaan ainoastaan siitä, että jonkin toiminnon seurauksena syntyy yksi tuote tai palvelu, jolle kustannukset kuuluvat.

Vinkki 2: Toimintolaskenta on kätevä tapa myös hallinnon ja tukipalveluiden aiheuttamisperiaatteen mukaiseen vyörytysten laskentaan. Laskemalla läpi koko organisaation, hintoihin saadaan mukaan ydintoiminnan kustannusten lisäksi myös kaikki tukipalveluiden kulut. Tällä tavalla saadaan varmistettua että kaikki organisaation kustannukset ovat mukana lopputuotteen tai -palvelun hinnassa.