Miksi työntekijöitä kannattaa kytätä?

Työajanseuranta on organisaatioiden peruskauraa: jokaisessa suomalaisessa työsuhteessa otetaan kantaa työntekijän työaikaan ja sen seurantaan. Työaikaseurannan työkalut vaihtelevat kuitenkin toimivista toimimattomiin eikä toimiviakaan työkaluja välttämättä osata hyödyntää oikealla tavalla.

Työajanseurantaan on olemassa paperisia tuntilomakkeita ja tuntiseurantajärjestelmiä, jotka ovat yhdistetty kulunvalvontaan. Nykyään on tarjolla myös useita erilaisia työajanseurantaohjelmistoja, jotka toimivat eri käyttöliittymissä. Silti kuulen usein työajanseurannasta puhuttaessa yhä uudelleen: ”Se nyt täytyy hoitaa, jotta laskutus ja työtunnit saadaan kerättyä laskutukseen ja  palkanlaskentaan”.

Miksi joissakin organisaatioissa ei seurata tai mitata tehtävää työtä lainkaan tai se koetaan vain pakollisena pahana?

Työajanseuranta ottaa päähän

Työajanseuranta nostaa työntekijöiden tunteet pintaan. He voivat parjata tarkkaa työaikakirjaamista siksi, että sen ajatellaan vievän aikaa varsinaiselta työn tekemiseltä tai pukuhuonekeskusteluissa saatetaan pelätä pomojen hakevan oikeutuksia leikkauksiin ja tehostamisiin kyttäämällä työntekijöiden vessataukoja.

Uusien työaikakirjaamisjärjestelmien käyttöönotossa voi puolestaan pelottaa sekin, jos aiemmin työntekijä sai kirjata työtuntinsa lippulappusille tai riitti, kun kulkulätkällä ilmoitettiin lähtö- ja tuloaika.

Totta näissä puheissa on vain toinen puoli. Vanha viisaus kertoo, että aiemmin totuttu tapa tuntuu aina nopeammalta, kunnes uusi tapa on opittu. Sovelluksen käyttö on toki erilaista kuin paperiin muutaman kellonajan kirjaaminen. Paperiset tuntilaput vaativat kuitenkin organisaatiossa jonkun toisen aikaa ja vaivaa – tiedot eivät itsestään siirry palkanlaskentaan tai laskutukseen.

Pahimmillaan työtunnit ovat kuukauden vanhaa informaatiota ennen kuin ne on saatu järjestelmiin. Onkin luonnollista, että johto hakee työajanseurannan digitalisoinnilla lisää tehokkuutta yksinkertaistamalla kirjausprosessia ja tuomalla tiedon reaaliaikaisena johdolle ja esimiehille.

Työaikakirjanpito on siunaus työntekijälle

Kaikkein tärkein asia työajanseurannassa on mahdollisuus hyödyntää siitä saatavaa tietoa. Organisaation kuuluu osoittaa erittäin suurta mielenkiintoa työajan kyttäämiselle – onhan työaikakirjanpito esimiesten ja johdon velvollisuus. Moderni työajankirjaus on myös helpoin tapa, kentällä olemisen ohella, saada tietoa mitä organisaatiossa tapahtuu.

Työntekijänkin voisi olettaa vaativan, että hänen työaikaansa seurataan tarkasti, koska työajasta saatavan tiedon avulla on helppo osoittaa esimiehelle, jos työtä on liikaa tai työaika kohdistuu vääriin asioihin työnkuvaan nähden. Tämä kaikki heijastuu myös työn tuloksiin ja työssä viihtymiseen – jotta töissä olisi kiva käydä muutenkin kuin rahan takia.

Meilläkin kytätään – ja sen on ihan ok!

Työajanseurantaa voi hyödyntää laajemminkin kuin palkanlaskennan ja laskutusperusteiden tuottajana. Työajanseuranta antaa henkilöstön ja toiminnan johtamiseen laajoja työkaluja ja mittareita, jos vain kirjauksia uskalletaan hyödyntää mahdollisimman laajasti.

Itse kirjaan työaikani Opiferus Toiminnanohjaukseen 15 minuutin tarkkuudella päivittäin. Kirjauksella kerron työvaiheen, kustannuspaikan ja projektin tai projektin työnumeron jolle työ kohdistuu. Joka kuukausi myös tarkastelen oman työaikani jakautumista ja tiedän, että tiimini työaikaa tarkastellaan johdon palavereissa – enkä menetä yöuniani sen vuoksi.

Voin luottaa siihen, että yksikään tunti ei jää laskuttamatta kirjauksen katoamisen vuoksi ja itsenäisestä työnkuvasta huolimatta esimieheni tietää mitä teen ja tarvittaessa puuttuu tekemisiini ajoissa. Meillä muuten myös toimitusjohtaja Jannekin kirjaa kiltisti oman työaikansa.

Softwavella työajanseuranta on ratkaistu Opiferus Toiminnanohjauksesta löytyvällä työajanseurannan moduulilla, johon on saatavilla myös mobiilisovellus.

Yksi työaikakirjaus linkittyy reaaliaikaisesti projektinhallintaan, palkanlaskentaan, työajan raportointiin ja halutessasi Johdon työpöytään.

Ota yhteyttä ja jutellaan lisää:

Katri Kanniala
010 2928 829
Tuotepäällikkö Opiferus

Kun työntekijä kirjaa tekemänsä työn, voidaan kuluneesta ajasta kerätä yhdellä kertaa tieto työn pituudesta ja ajankohdasta, työtehtävästä ja sen kohdistumisesta tietylle asiakkaalle, projektille tai projektin osalle.

Kun työtehtävät ovat organisaatiossa valmiiksi jaettu omiksi vaihtoehdoikseen, saadaan heti tietoa organisaation todennäköisesti suurimman kuluerän kohdentumisesta: työajan jakautumisesta esimerkiksi eri työtehtäviin. Tieto, joka saadaan yhdistettyä reaaliaikaisesti projekteille, kertoo puolestaan tehdyn työn määrän ja sen suhteen budjetoituihin työkustannuksiin tai työtunteihin.

Modernilla työajanseurannalla voidaan seurata myös töiden etenemistä ja nähdään, onko resursseilla yli -tai alikapasiteettia.  Puhumattakaan poissaolojen tai matka-aikojen seurannan helpottumisesta.