Fredrikshamns stad har varit kund hos Softwave sedan 2021. Organisationen använder för närvarande Opiferus®-produktfamiljens lösningar Ekonomidokument och Ekonomiplanering. Opiferus® Ledningens Skrivbord är fortfarande i inkörningsfasen.
– Jag hörde om Opiferus®-lösningen för första gången av direktören för Ekamin, det vill säga Kotka-Fredrikshamnregionens samkommun för utbildning, Sami Tikkanen, som uppgav sig vara en nöjd användare av dem. Eftersom jag då hade utveckling av ledning genom information på mitt bord, beslutade jag mig för att utreda frågan lite närmare. Till slut hörde jag positiv respons om Opiferus®-lösningarna också från kollegorna i Kalajoki. Jag berättade om mina observationer inom vår organisation och vi blev på riktigt intresserade av Softwave och deras produktfamilj Opiferus®. Vårt samarbete med Softwave inleddes officiellt hösten 2021, minner sig Pia Nordman, Fredrikshamns stads delaktighetsdirektör.
Hösten 2022 började Fredrikshamns stad pilottesta Opiferus® Ekonomiplanering då stödet för deras dåvarande lösning upphörde.
– Jag skulle tro att man i 99 procent av kommunerna utför oerhörda mängder manuellt arbete med anknytning till ekonomiförvaltning. Till exempel skapas delårsrapporter genom att redigera körda ekonomiska utfall i Excel och genom att i tabellerna använda klippa och klistra-tekniken, vilket inte är produktivt administrativt arbete, konstaterar Fredrikshamns stads ekonomidirektör Olli Vilen.
Vilen är verkligen nöjd med den nuvarande situationen. Utfallsuppgifterna kommer till Opiferus®-lösningarna från det gamla källsystemet och integrationen fungerar utmärkt. Han uppskattar i synnerhet elimineringen av arbetet med att klippa och klistra, vilket Opiferus® Ekonomidokumentet och i det integrerade Ekonomiplanering möjliggör. Vilen anser det även fint hur ändringarna som i förberedelsefasen gjorts i en del eurobelopp, som budgeterats för ett visst kostnadsställe, uppdateras automatiskt direkt från kostnadsstället till resultatområdets och även hela stadens resultaträkning.
OLLI VILEN, FREDRIKSHAMNS STADS EKONOMIDIREKTÖR
”Nog är Opiferus® Ekonomidokument och Ekonomiplanering verkligen framstegsvänliga lösningar.”
– Vi började utarbeta vår budget för 2023 med Opiferus® Ekonomiplanering, men av tidtabellsrelaterade orsaker hann vi inte få klart hela budgetboken. Nu har vi dock utomordentliga mallar färdiga för budgeten för 2024 och den kommer vi att utarbeta från början till slut med hjälp av Opiferus®-lösningarna Ekonomiplanering och Ekonomidokument, berättar Vilen.
I år utarbetades Fredrikshamns stads delårsrapport i mars med hjälp av Opiferus® Ekonomidokument genom att överföra bokföringsprogrammets utfallssiffror till färdiga tabellmallar som skapats färdigt i Ekonomiplanering och Ekonomidokument.
– Vi har konstaterat att Opiferus®-lösningarna är utomordentliga. Vi har dessutom inte hört talas om konkurrerande produkter eller produktfamiljer, i vilka motsvarande egenskaper skulle kunna återfinnas. Givetvis har vi även påträffat utmaningar. Beträffande ledning genom information befinner vi oss ännu på startsträckan, implementeringen av lösningarna tar sin tid, likaså även att lära sig använda, utnyttja och identifiera alla egenskaper. Lyckligtvis är Softwave ett lagom litet och trevligt smidigt företag, och vi har varit oerhört nöjda med både deras kundservice och deras konsulterande grepp med anknytning till implementeringsprocessen, konstaterar Vilen och Nordman.
De har under resans gång även upptäckt utvecklingsbehov med anknytning till de Opiferus®-lösningar de använder och Softwaves service, och dessa gås igenom med Softwave i god samarbetsanda.
– Vår organisation har tagit ett ganska stort digitalt språng. Tack vare Opiferus®-produktfamiljen har i synnerhet våra delårsrapporter och processen för att utarbeta budgeten effektiviserats betydligt uttryckligen på grund av Ekonomidokument – och vi har inte ens implementerat lösningarnas alla egenskaper ännu, säger Vilen.
Även Opiferus® Ledningens Skrivbord har körts in i organisationen. Mätare har skapats både på strategisk nivå samt delvis även för regelbunden bedömning och uppföljning av processerna. Dessutom funderar man bland annat över vad man vill ha ut av lösningen och hur den ska utnyttjas, vilka mätarna är som ska följas upp regelbundet samt hur man på basis av dem kan vidta korrekta åtgärder. Ledningens Skrivbord har dock redan implementerats i enskilda resultatområden.
– I framtiden, när Ledningens Skrivbord förhoppningsvis används inom hela vår organisation, kan även teamen med hjälp dessa data följa upp till exempel hur väl man har lyckats i dem med tanke på målen, som chefen eller ledningen har ställt upp. Dessutom kan vi enklare uppnå ”maximalt utfall med minimal insats” och följa upp till exempel vår personals välbefinnande i arbetet, konstaterar Nordman.
PIA NORDMAN, FREDRIKSHAMNS STADS DELAKTIGHETSDIREKTÖR
”Opiferus® Ledningens Skrivbord möjliggör en betydande effektivisering av ledningen.”
– Softwave har absolut identifierat utmaningarna med anknytning till kommunernas ekonomidokument och utarbetandet av dessa samt Ledningens Skrivbord. Med andra ord innebär det att vi befinner oss på god väg. Jag gladde mig i synnerhet då jag nyligen hörde att Softwave nu även har ett ”kommunalt ERP”-projekt, i vilket man utvecklar ett bokföringssystem för den kommunala sidan till Opiferus®-produktfamiljen. Vi har haft inledande diskussioner med Softwave om att Fredrikshamns stad skulle kunna medverka i det här pilottestet, vilket i fortsättningen skulle möjliggöra ett allt djupare samarbete och en starkare integration systemen emellan, konstaterar Vilen till slut.
