Inom Sibbo kommun ville man fokusera på att utveckla ekonomin och centralisera rapporteringen från tjänstemännen till politikerna och folket till ett ställe. Tidigare kördes alla data manuellt från ekonomisystemen och bifogades därefter som bilder i ekonomidokumentationen. I kommunen beslutade man att söka efter en partner, med hjälp av vilken man skulle bli av med detta manuella arbete och i stället åstadkomma maximal automatisering av nummerdata. Softwaves samarbete med Sibbo kommun inleddes i oktober 2023.
– För oss var det viktigt att Softwave kände till CGI:s systemhelhet Kuntamalli för ekonomiplanering och -styrning, som vi använder, och att de även hade genomfört integrationer med det tidigare. Dessutom ställde jag upp ett tröskelvillkor för Softwave redan före upphandlingsbeslutet om att vi måste kunna låsa delar av rapporter skrivna i systemet mitt i rapporteringsprocessen. Detta var särskilt viktigt för oss i synnerhet för att vi är en tvåspråkig kommun. När vi till exempel tidigare hade redan kommit överens sinsemellan att Word-dokumentet i Teams var redo att skickas iväg för översättning, så kunde det hända att någon av våra 70–90 skribenter ändå kunde öppna dokumentet och ännu uppdatera det. Nu är det inte längre möjligt och översättaren kan genast inleda sitt arbete med de låsta delarna av rapporterna, berömmer Sibbo kommuns Chief Digital Officer Ethel Eriksson den av Softwave skräddarsydda låsnings-/godkännandeegenskapen.
Väsentligt för henne var även att det kommande systemet är ett stöd för att hålla ihop dokumentet. Nu kan ingen till exempel komma åt att ”peta” i varandras alster och dokumentets strukturella aspekter, såsom rubriker och layout, förblir oförändrade, eftersom behörighet att redigera dem innehas endast av några separat utsedda personer.
– Behörigheter kan även konfigureras så att varje person ser vad de ännu har ogjort. Dessutom kan personen göra den delen av rapporteringen som hen ansvarar för utan att störa andra och när det bäst passar hen själv, berättar Eriksson.
Inom kommunen hade man tidigare för vana att utarbeta en ny rapport genom att uppdatera det föregående årets motsvarande dokument, vilket ibland orsakade förvirring bland användarna. Nu ser man i början av rapporteringsprocessen endast rubriker och enligt Eriksson är det mer ändamålsenligt att själv skriva texterna från början än att redigera filen från föregående år. Hon är även nöjd med att siffrorna uppdateras automatiskt en gång per dygn.
– Transparensen har ökat betydligt, elimineringen av versionshanteringen har ökar produktiviteten och inom ekonomitjänsterna kommer automationen att generera tidsbesparing, säger Eriksson.
Givande implementeringsprocess
– I samband med implementeringsprocessen ville vi på bred front diskutera bland annat behov med anknytning till rapporteringen, rapporternas innehåll samt processerna. Övergången från ett system till det andra skedde samtidigt via fyra olika rutter, vilket påskyndade processen betydligt. På den första rutten fattade kommunikatören i egenskap av varumärkesvakt besluten om layouten, på den andra rutten genomfördes integrationen i ekonomisystemet, på den tredje jämfördes innehåll som behövs i bokslutet och på den fjärde definierade ekonomitjänsterna sifferdata. Samtidigt ändrade vi dokumentationen så att den är i två kolumner och direkt tvåspråkig, vilket orsakade till en början en del utmaningar för användarna, men kommer i fortsättningen underlätta vårt arbete väsentligt.
”Det tidskrävande arbetet som vi gjorde i samband med implementeringsprocessen lönade sig, eftersom vi nu har mer data än tidigare och innehållen är betydligt bättre. Jag tror även att det samtidigt öppnades en förändringens dörr mot kontinuerlig utveckling.”
ETHEL ERIKSSON, SIBBO KOMMUNS CHIEF DIGITAL OFFICER
Utveckling av Opiferus®-produktfamiljen
Av Opiferus®-produktfamiljen används inom kommunen för närvarande Ekonomidokument, med vilket bokslutet och delårsrapporten görs. Avsikten är att även implementera budgeten i den. Önskemålet är att under de närmaste månaderna implementera Ledningens Skrivbord, som är under arbete, och samtidigt dashboarden åt investeringsdirektören.
En dröm har länge även varit en rapportering som skulle täcka mer än bara det obligatoriska med anknytning till ekonomin. Dessutom skulle det vara tidsbesparande att arbeta endast med ett dokument, av vilket det genast skulle framgå innehåll som krävs för olika politiska organ. Med andra ord skulle man hela tiden endast bygga det slutliga dokumentet.
– Vi har haft möjlighet att fråga Softwaves experter bland annat om hur någon viss sak vanligen görs i andra kommuner. Dessutom har vi kunnat kopiera färdiga mallar och även fått bra idéer från dem.
”När Softwave skräddarsyr Opiferus®-lösningar åt oss – eller när vi kommer på något med anknytning till dem – så kan även andra kommuner utnyttja slutresultatet. Det känns mycket trevligt och betydelsefullt.”
ETHEL ERIKSSON, SIBBO KOMMUNS CHIEF DIGITAL OFFICER
– Vi väntar redan ivrigt på att få kommunjämförelsen på dashboarden till Ledningens Skrivbord, varvid vi inte längre skulle behöva hämta dem från en annan källa och göra jämförelsen manuellt. Med hjälp av kommunjämförelsen kan vi i fortsättningen undersöka offentliga uppgifter för kontrollkommuner, som vi själva bestämmer, och till exempel se hur likadana, hur mycket sämre eller bättre vi är. Detta kommer i fortsättningen att hjälpa oss i vårt utvecklingsarbete och vår målinställning, konstaterar Eriksson till slut.
