Opiferus® UPPNÅ MÅLEN MED INFORMATION
opiferus
EKONOMIDOKUMENTET
Effektivitet med automatisering och tydlighet i kommunens process för ekonomidokument
Opiferus® Ekonomidokumentet har utformats tillsammans med kommunerna för att lösa processen för sammanställning av ekonomidokument, som utarbetas regelbundet – glöm utmaningarna med klipp och klistra.
Automatiserar kommunens alla ekonomidokument, såsom bokslut, budget, delårsrapport och månadsrapport. Med hjälp av Opiferus Ekonomidokument skapar du ett lättläst, enhetligt och visuellt dokument, som betjänar behoven för alla intressenter och stöder beslutsfattandet.
OPIFERUS EKONOMIDOKUMENTET I ETT NÖTSKAL
Automation
Effektivitet
Enkelhet
Implementering av arbetet
Prognoser
Tillgänglighet
KOMMUNKUNDER ANVÄNDER OPIFERUS EKONOMIDOKUMENTET
SKAPADE EKONOMIDOKUMENT
SOM PARTNER TILL DEN KOMMUNALA SEKTORN
FRÅN BESTÄLLNING TILL IMPLEMENTERING
Opiferus® Ekonomidokumentet
Laddning av historikdata
Tidigare data är snabbt tillgängliga och kan överföras till Softwaves program. Detta sparar tid och besvär vid implementeringen. Om kommunen går över till att använda en annan av Softwaves Opiferus®-applikationer, sker informationsöverföringen automatiskt.
Redigerbarhet
Med hjälp av programmet kan man skapa och länka olika prestationstabeller och grafik för att underlätta hanteringen av data, beslutsfattandet, lättläsbarheten och dokumentets tillgänglighet. Dessutom kan data matas in steg för steg i ekonomidokumentet från flera olika källor. Dessa data kan till exempel vara budgetmål, åtgärder och mätare.
Enhetlighet
När man i dokumentets planeringsverktyg har matat in dokumentets struktur inklusive fonter och fontstorlekar, förblir filens inställningar oförändrade, även om flera personer matar in data. När helheten byggs beaktas kundens grafiska anvisningar. Slutresultatet blir ett propert och lättläst ekonomidokument.
Delning
Det färdiga ekonomidokumentet kan delas helt eller i delar till olika nämnder eller mottagare efter behov. Detta underlättar delningen av information och samarbetet inom organisationen.
Mångsidighet
Applikationen gör det möjligt att skapa alla nödvändiga ekonomidokument, såsom budgetböcker, bokslutsböcker, delårsrapporter och månadsrapporter, steg för steg och automatiserat. Detta minskar mängden manuellt arbete och säkerställer dokumentens kvalitet och enhetlighet.
Vanliga frågor
Vad är målverktyget?
Med hjälp av uppföljningsvyn i målverktyget kan du presentera visuellt vad man i år eller under denna mandatperiod har gjort inom kommunen för att uppnå de i strategin överenskomna långsiktiga målen. Genomförandet av åtgärderna kan granskas antingen per servicenivå eller i större utsträckning på hela kommunens nivå.
När målverktyget används, förbättrar det strategiprocessens transparens och underlättar ledningen och främjandet av strategiarbetet under strategiperioden.
Hur automatiserar jag ekonomidokumentet?
Dessutom fastställer man i början av projektet fonter, färgvärld och layoutdetaljer enligt kundens grafiska regelverk, som finns automatiskt färdiga i programmet alltid då kunden bearbetar sitt dokument.
Vilka delar ska budgetboken innehålla?
- Funktionella mål: I kommunens budget ska kommunens mål och planer för det kommande året finnas fastställda. Dessa mål an gälla till exempel utbildning, infrastruktur och andra offentliga tjänster.
- Uppskattning av intäkter: I budgeten ska en uppskattning av kommunens intäkter för det kommande året presenteras. Intäkterna kan vara till exempel skatteintäkter, statsandelar, avgifter och ersättningar för olika tjänster.
- Uppskattning av utgifter: Budgeten ska innehålla en plan för kommunens utgifter under det kommande året. Utgifterna inkluderar till exempel personalkostnader, investeringar, kostnader med anknytning till produktionen av tjänster och skuldhantering.
- Investeringsdel: Kommunens budget kan innehålla en separat investeringsdel, i vilken man planerar större projekt och investeringar, såsom nya skolor, utbyggnader av vägnätet och andra infrastrukturprojekt.
- Ekonomiplan: I anslutning till budgeten ska det ofta även finnas en långsiktig ekonomiplan, som täcker flera år. Detta hjälper kommunen att planera sin ekonomi på lång sikt.
- Balansräkning: Budgeten kan även inkludera en balansräkning, som illustrerar kommunens ekonomiska läge under specifika tidpunkter. Balansräkningen omfattar tillgångar, skulder och eget kapital.
- Bilagor: Budgeten åtföljs ofta av olika typer av bakgrundsinformation, beräkningar och förklaringar till budgetens olika delar.
Vilka delar brukar ibland glömmas bort från budgetboken?
- Oförutsedda utgifter: Kommuner kan råka ut för oförutsedda utgifter, till exempel för att svara på nödsituationer eller kriser. I budgeten bör det finnas en reservation för oförutsedda utgifter och krissituationer.
- Inflation och prisändringar: I budgeten bör hänsyn tas till inflationens inverkan, vilket kan öka kostnaderna under året. Dessutom måste hänsyn tas till prisökningar på varor och tjänster.
- Skattehöjningar och skattelättnader: Kommuner kan planera skattehöjningar eller skattelättnader för det kommande året. Dessa förändringar bör återspeglas i budgeten.
- Kommuninvånarnas behov och förväntningar: Kommuninvånarnas behov och förväntningar i relation till tjänsterna kan förändras. Kommunerna ska följa upp invånarnas respons och behov, och anpassa budgeten efter behoven.
- Risker och osäkerhetsfaktorer: Budgeten ska ta hänsyn till de olika risker och osäkerhetsfaktorer som kan påverka kommunens ekonomi, såsom variationer i väderförhållanden, befolkningsförändringar och förändringar i lagstiftningen.
- Miljö- och hållbarhetsfrågor: Kommunens budget bör ta hänsyn till miljö- och hållbarhetsfrågor, såsom klimatmål och miljövänliga investeringar.
- Personalkostnader och kompetens: Kommunens personalkostnader kan öka bland annat på grund av löneförhöjningar, utbildning och rekryteringsbehov. Personalens kompetens och utveckling måste också beaktas.
- Kommunikation och delaktighet: Kommunen bör avsätta resurser för kommunikation och delaktighet, så att kommuninvånare och intressenter kan delta i beslutsfattandet och följa upp kommunens ekonomi.
Kan man utnyttja AI i ekonomidokumentet?
Hur kan branschernas datainmatning följas upp under processen?
Efter kundernas önskemål kan man sedan våren 2024 i Opiferus Ekonomidokument markera textdelar för olika branscher som klara. Det gör det enklare att följa upp dokumentets framskridande och är till stor hjälp i tvåspråkiga kommuner, eftersom översättarna kan börja översättningsarbetet medan dokumentet fortfarande utarbetas.
Dessutom kan de huvudanvändare som har åtkomst till kommunens alla branschklasser följa dokumentets framskridande under hela processen.
Vilka olika rapporter kan skapas med Opiferus Ekonomidokument?
Med Opiferus Ekonomidokument skapar du alla kommunens årliga dokument, såsom bokslut, budgetbok, delårsrapport/halvårsrapport/kvartalsrapport och månadsrapport. Dessutom kan man i vissa fall utarbeta kommunens verksamhetsberättelse.
Godkännandeegenskap som tröskelvillkor – sibbo kommuns kundberättelse
Inom Sibbo kommun ville man fokusera på att utveckla ekonomin och centralisera rapporteringen från tjänstemännen till politikerna och folket till ett ställe. Tidigare kördes alla data manuellt från ekonomisystemen och bifogades därefter som bilder i ekonomidokumentationen. I kommunen beslutade man att söka efter en partner, med hjälp av vilken man skulle bli av med detta manuella arbete och i stället åstadkomma maximal automatisering av nummerdata. Softwaves samarbete med Sibbo kommun inleddes i oktober 2023.
Fredrikshamns stads lyckade digitala språng
Fredrikshamns stad har varit kund hos Softwave sedan 2021. Organisationen använder för närvarande Opiferus®-produktfamiljens lösningar Ekonomidokument och Ekonomiplanering. Opiferus® Ledningens Skrivbord är fortfarande i inkörningsfasen.