Processen för att sammanställa en kommunkoncerns bokslutsdokument är en komplex helhet som kräver precision, tidsplanering och samarbete olika aktörer emellan. En lyckad process för att sammanställa bokslutsboken genererar viktig information för kommunen om hur det avslutade verksamhetsåret lyckades och huruvida kommunen uppnådde de strategiska målen. Bokslutsdokumentet är en viktig årsberättelse för kommunen som betjänar flera intressenter, såsom invånare, kommunala beslutsfattare, tjänsteinnehavare och dem som överväger att flytta till kommunen. Det är därför viktigt att den färdiga bokslutsboken är tydlig och inte lämnar utrymme för tolkning. Lättlästheten kan främjas genom att satsa på dokumentets visuella kvalitet och sålla bort irrelevant information.
I detta blogginlägg delar vi tips beträffande processen för att sammanställa bokslutsboken och ett lyckat slutresultat.
Tidsplan
Den viktigaste utgångspunkten för projektet är alltid en noggrann plan och en omsorgsfullt utarbetad tidsplan. Sammanställningen av bokslutsboken bör med andra ord alltid inledas med en heltäckande projektplan, i vilken man har fastställt tidsfrister för olika mellansteg.
Utarbeta en tydlig och realistisk tidsplan, som tar hänsyn till alla nödvändiga steg, såsom tidtabellen för bokföringen, organens handläggning, utarbetande och granskning av de nödvändiga innehållen i bokslutsboken.
Håll dig strikt till tidtabellen och se till att alla parter är medvetna om sina respektive ansvar och sköter sina uppgifter inom tidsramarna. Tydliga tidtabellsramar, det vill säga ett fastställt start- och slutdatum, hjälper till att hantera helheten.
Planering av strukturen – ett på förhand planerat slutresultat
Dokumentets struktur bör planeras noggrant innan du börjar sammanställa det, så att du bibehåller kontrollen över slutresultatet och strukturen betjänar kommunens behov. Strukturen i ett väl utformat dokument är tydlig, helheten är lättläst, och tydliga grafer och tabeller gör det lättare att förstå frågan.
Även intressenter gynnas av tydliga och lättlästa dokument. Traditionellt sett är bokslutsboken ett omfattande och tungt dokument. Under de senaste åren har trenden varit att komprimera innehållet, sålla bort irrelevanta sakinnehåll och förtydliga bokens struktur. Om planeringen av dokumentets struktur orsakar utmaningar, lönar det sig att jämföra dokuments om utarbetats av andra kommuner och av dem plocka ut de bästa idéerna till bokslutet.
Implementering av arbetet
Utarbetande av bokslutsboken är en process i flera skeden och ett stort antal personer deltar i den. Implementering av arbetet på olika nämndnivåer hjälper till att hantera helheten och minskar arbetsmängden för den enskilda personen. Fördelningen av ansvaret säkerställer även att experterna på varje delområde utarbetar delen som hör till dem med bästa möjliga kunskap, vilket gör att det inte uppstår något överlappande arbete. På det här sättet går det inte åt onödig tid till att en person utanför avdelningen tar reda på detaljer samtidigt som hen sammanställer bokslutsboken.
Kom på förhand överens om längden på de olika delarna, så att bokslutsboken förblir balanserad och att de olika delarna är enhetliga till omfattningen. Komprimeringen är till nytta även trots att nämnderna i organbehandlingen med sin expertis producerar viktig information om kommunens verksamhet när de bedömer målen för sin egen nivå och tar ställning till hur väl man har uppnått målen.
Bokslutsprocessen kräver ett sömlöst samarbete mellan olika avdelningar, såsom ekonomiförvaltningen, bokföringen, olika nämnder och ledningsgruppen. Skapa en öppen kommunikationskultur, som möjliggör informationsgång och problemlösning. Regelbundna möten kan hjälpa till att hålla alla parter uppdaterade och säkerställa att alla nödvändiga uppgifter finns tillgängliga i rätt tid. När man diskuterar de olika delarna av processen regelbundet bibehålls kontrollen över uppföljningen av hur projektet framskrider och eventuella utmaningar.
Planering av den visuella kvaliteten
Det lönar sig även att på förhand planera den visuella kvaliteten på dokumentet heltäckande. En proper bokslutsbok med grafiska element är enkel att läsa och begriplig.
Exempel på god visuell kvalitet:
- I planeringen av färgvärlden, fonterna och strukturen har man beaktat kommunens grafiska regelverk och varumärkesimage.
- Tabellerna är oklanderliga och lättlästa. En del nyckeltal presenteras med hjälp av grafer och bilder.
- Bildernas och grafernas färger är i enlighet med kommunens grafiska regelverk.
- Omslaget samt sidhuvuden och sidfötter upprepar färgvärlden och den visuella kvaliteten i kommunens grafiska regelverk.
- Kolumnerna är balanserade och förblir enhetliga genom dokumentet.
Digitalisering och automatisering
Med hjälp av digitalisering kan du effektivisera processen för utarbetande av bokslutet betydligt. Använd ett program som gör det möjligt att automatiskt överföra ekonomisiffrorna till dokumentmallen. Detta minskar mängden manuellt arbete, påskyndar processen och minimerar risken för fel. Säkerställ även att de som deltar i processen har aktuella färdigheter att använda programmen.
Med Opiferus® Ekonomidokument kan du digitalisera och automatisera kommunens samtliga ekonomidokument. Läs mer och säg adjö till att klippa och klistra i sammanställningen av bokslutet, budgeten, delårsrapporten och månadsrapporten.