Processen för att sammanställa en kommunkoncerns bokslutsdokument/årsredovisning är en komplex helhet som kräver precision, tidsplanering och samarbete mellan olika aktörer. En lyckad process för att sammanställa årsredovisningen genererar viktig information för kommunen om hur det avslutade verksamhetsåret lyckades och huruvida kommunen uppnådde de strategiska målen. Bokslutsdokumentet är en viktig årsberättelse för kommunen som betjänar flera intressenter, såsom invånare, kommunala beslutsfattare, tjänsteinnehavare och dem som överväger att flytta till kommunen. Det är därför viktigt att den färdiga årsredovisningen är tydlig och inte lämnar utrymme för tolkning. Lättlästheten kan främjas genom att satsa på dokumentets visuella kvalitet och sålla bort irrelevant information.I detta blogginlägg delar vi tips beträffande processen för att sammanställa årsredovisningen och att uppnå ett lyckat slutresultat.
Tidsplan
Den viktigaste utgångspunkten för projektet är alltid en noggrann plan och en omsorgsfullt utarbetad tidsplan. Sammanställningen av årsredovisningen bör med andra ord alltid inledas med en heltäckande projektplan, i vilken man har fastställt tidsfrister för olika mellansteg.
Utarbeta en tydlig och realistisk tidsplan som tar hänsyn till alla nödvändiga steg, såsom tidtabellen för bokföringen, de olika enheternas handläggning, utarbetande och granskning av de nödvändiga innehållet i årsredovisningen.
Håll dig strikt till tidtabellen och se till att alla parter är medvetna om sina respektive ansvar och sköter sina uppgifter inom tidsramarna. Tydliga tidtabellsramar, det vill säga ett fastställt start- och slutdatum, hjälper till att hantera helheten.
Planering av strukturen – ett på förhand planerat slutresultat
Dokumentets struktur bör planeras noggrant innan du börjar sammanställa det, så att du bibehåller kontrollen över slutresultatet och strukturen främjar kommunens behov. Strukturen i ett väl utformat dokument är tydlig, helheten är lättläst, och tydliga grafer och tabeller gör det lättare att förstå frågan.
Även intressenter gynnas av tydliga och lättlästa dokument. Traditionellt sett är årsredovisningen ett omfattande och tungt dokument. Under de senaste åren har trenden varit att komprimera innehållet, sålla bort irrelevanta sakinnehåll och förtydliga dokumentets struktur. Om planeringen av dokumentets struktur orsakar utmaningar, lönar det sig att jämföra med årsredovisningar från andra kommuner och på så sätt plocka ut de bästa idéerna för er egen årsredovisning.
Implementering av arbetet
Utarbetande av årsredovisningen är en process i flera steg och ett stort antal personer deltar i den. Implementering av arbetet på olika nämndnivåer hjälper till att hantera helheten och minskar arbetsmängden för den enskilda personen. Fördelningen av ansvaret säkerställer även att experterna på varje delområde utarbetar delen som hör till dem med bästa möjliga kunskap, vilket gör att det inte uppstår något överlappande arbete. På det här sättet går det inte åt onödig tid för en person utanför avdelningen att ta reda på detaljer samtidigt som hen sammanställer årsredovisningen.
Kom på förhand överens om längden på de olika delarna, så att årsredovisningen förblir balanserad och att de olika delarna är enhetliga till omfattningen. Komprimeringen är till nytta även om nämnderna med sin expertis producerar viktig information om kommunens verksamhet där de bedömer målen för sin egen nivå och tar ställning till hur väl man har uppnått målen.
Bokslutsprocessen kräver ett sömlöst samarbete mellan olika avdelningar, såsom ekonomiförvaltningen, bokföringen, olika nämnder och ledningsgruppen. Skapa en öppen kommunikationskultur som möjliggör informationsöverföring och problemlösning. Regelbundna möten kan hjälpa till att hålla alla parter uppdaterade och säkerställa att alla nödvändiga uppgifter finns tillgängliga i rätt tid. När man diskuterar de olika delarna av processen regelbundet bibehålls kontrollen över uppföljningen av hur projektet framskrider och eventuella utmaningar.
Planering av den visuella kvaliteten
Det lönar sig även att på förhand planera den heltäckande visuella profilen på dokumentet. En proper årsredovisning med grafiska element är enkel att läsa och begriplig.
Exempel på god visuell kvalitet:
- I planeringen av färgval, fonter och struktur skall man beakta kommunens grafiska profil och regelverk samt varumärkesimage.
- Tabellerna skall vara oklanderliga och lättlästa. En del nyckeltal bör presenteras med hjälp av grafer och bilder.
- Bildernas och grafernas färger skall vara i enlighet med kommunens grafiska profil och regelverk.
- Omslaget samt sidhuvuden och sidfötter skall spegla färgvalen och den visuella profilen i kommunens grafiska regelverk.
Kolumnerna skall vara balanserade och förbli enhetliga genom hela dokumentet.
Digitalisering och automatisering
Med hjälp av digitalisering kan du effektivisera processen för utarbetande av bokslutet betydligt. Använd ett program som gör det möjligt att automatiskt överföra ekonomisiffrorna till dokumentmallen. Detta minskar mängden manuellt arbete, påskyndar processen och minimerar risken för fel. Säkerställ även att de som deltar i processen har aktuella färdigheter att använda programmen.
Med Opiferus® Ekonomirapport kan du digitalisera och automatisera kommunens samtliga ekonomirapporter. Läs mer och säg adjö till att klippa och klistra i sammanställningen av bokslutet, budgeten, delårsrapporten och månadsrapporten.