Kuntakonsernin tilinpäätösdokumentin kokoamisprosessi on monimutkainen kokonaisuus, joka vaatii tarkkuutta, aikataulutusta ja yhteistyötä eri toimijoiden välillä. Onnistunut tilinpäätöskirjan kokoamisprosessi tuottaa kunnalle tärkeää tietoa siitä, miten päättynyt toimintavuosi onnistui, ja pääsikö kunta kohti strategisia tavoitteita. Tilinpäätösdokumentti on keskeinen kunnan vuosikertomus, joka palvelee useita sidosryhmiä, kuten kuntalaisia, kuntapäättäjiä, viranhaltijoita ja paikkakunnalle muuttoa harkitsevia. Tämän vuoksi on tärkeää, että valmis tilinpäätöskirja on selkeä, eikä jätä tulkinnanvaraa. Helppolukuisuutta voi edistää panostamalla dokumentin visuaalisuuteen ja epäolennaisen tiedon karsimiseen.
Tässä blogikirjoituksessa jaamme vinkkejä tilinpäätöskirjan kokoamisprosessiin ja onnistuneeseen lopputulokseen.
Aikataulutus
Projektin tärkein lähtökohta on aina huolellinen suunnitelma ja tarkasti laadittu aikataulu. Tilinpäätöskirjan kokoaminen tulisi siis aloittaa kattavasta projektisuunnitelmasta, johon on määritelty eräpäivät eri välivaiheille.
Laadi selkeä ja realistinen aikataulu, joka huomioi kaikki tarvittavat vaiheet, kuten kirjanpidon aikataulun, toimielinten käsittelyt, tilinpäätösasiakirjan tarvittavien sisältöjen laatimisen ja tarkastuksen.
Jos dokumentti on kaksikielinen, on aikataulutus entistä tärkeämpää, jotta kääntäjät voivat aloittaa työnsä jo hyvissä ajoin. Lue lisää Opiferus® Talousdokumentin uudesta valmiusaste -ominaisuudesta “Uudet ominaisuudet talousdokumentin tekemiseen” -blogistamme.
Pidä tiukasti kiinni aikataulusta ja varmista, että kaikki osapuolet ovat tietoisia omista vastuistaan ja hoitavat osuutensa aikaraamien puitteissa. Selkeät aikatauluraamit eli ennalta määritelty aloitus- ja lopetuspäivä auttavat hallitsemaan kokonaisuutta.
Rakenteen suunnittelu – etukäteen suunniteltu lopputulos
Dokumentin rakenne kannattaa suunnitella tarkasti ennen kuin aloittaa sen kokoamisen, jotta lopputulos pysyy hallinnassa ja rakenne palvelee kunnan tarpeita. Hyvin suunnitellun dokumentin rakenne on selkeä, kokonaisuus on helposti luettavissa ja selkeät graafit ja taulukot helpottavat ymmärtämään asian.
Myös sidosryhmät hyötyvät selkeistä ja helposti luettavista dokumenteista. Perinteisesti tilinpäätöskirja on laaja ja raskas dokumentti. Viime vuosien trendinä on ollut tiivistää sisältöä, karsia epäolennaisia asiasisältöjä ja selkeyttää kirjan rakennetta. Jos dokumentin rakenteen suunnittelu aiheuttaa haasteita, kannattaa vertailla muiden kuntien tekemiä asiakirjoja ja poimia niistä parhaat ideat tilinpäätökseen.
Esimerkki hyvästä sisällysluettelosta:
Työn jalkauttaminen
Tilinpäätöskirjan laadinta on monivaiheinen prosessi, johon osallistuu suuri määrä ihmisiä. Työn jalkauttaminen eri lautakuntatasoille auttaa hallitsemaan kokonaisuutta ja vähentää yhden ihmisen työmäärää. Vastuun jakaminen varmistaa myös, että jokaisen osa-alueen asiantuntija laatii itselleen kuuluvan osuuden parhaalla mahdollisella tiedollaan, eikä päällekkäistä työtä synny. Näin aikaa ei kulu turhaan siihen, että osaston ulkopuolinen henkilö ottaa selvää yksityiskohdista samalla kun kokoaa tilinpäätöskirjaa. Tässä tilanteessa hyvänä apuna toimii myös aiemmin mainittu Opiferus® Talousdokumentin valmiusaste -ominaisuus.
Sopikaa etukäteen kirjan eri osuuksien pituuksista, jotta tilinpäätöskirja pysyy tasapainossa ja eri osiot ovat laajuudeltaan yhtenäisiä. Tiivistäminen on hyödyllistä siitäkin huolimatta, että toimielinkäsittelyssä lautakunnat tuottavat asiantuntemuksellaan tärkeää tietoa kunnan toiminnasta arvioidessaan oman tasonsa tavoitteet ja ottamalla kantaa, miten tavoitteisiin on päästy.
Tilinpäätösprosessi vaatii saumatonta yhteistyötä eri osastojen välillä, kuten taloushallinnon, kirjanpidon, eri lautakuntien ja johtoryhmän kesken. Luo avoin viestintäkulttuuri, joka mahdollistaa tiedonkulun ja ongelmanratkaisun. Säännölliset palaverit voivat auttaa pitämään kaikki osapuolet ajan tasalla ja varmistamaan, että kaikki tarvittavat tiedot ovat saatavilla oikeaan aikaan. Projektin etenemisen seuranta ja mahdolliset haastekohdat pysyvät hallinnassa, kun prosessin eri vaiheista keskustellaan säännöllisesti.
Visuaalisuuden suunnittelu
Myös dokumentin visuaalisuutta kannattaa suunnitella kattavasti etukäteen. Huoliteltu ja graafisin elementein kuvitettu tilinpäätöskirja on helppolukuinen ja ymmärrettävä.
Esimerkkejä hyvästä visuaalisuudesta:
- Värimaailman, fonttien ja rakenteen suunnittelussa on huomioitu kunnan graafinen ohjeisto ja brändimielikuva.
- Taulukot ovat siistejä ja helppolukuisia. Joitakin tunnuslukuja esitetään graafien ja kuvaajien avulla.
- Kuvaajien ja graafien värit ovat kunnan graafisen ohjeiston mukaisia
- Kansilehti sekä ylä- ja alatunnisteet toistavat kunnan graafisen ohjeiston värimaailmaa ja visuaalisuutta.
- Palstat ovat tasapainoisia ja pysyvät yhtenäisenä läpi dokumentin.
Digitalisaatio ja automaatio:
Digitalisaation avulla voit tehostaa tilinpäätöskirjan laadintaprosessia merkittävästi. Käytä ohjelmistoa, joka mahdollistaa automaattisen talouslukujen siirtymisen dokumenttipohjaan. Tämä vähentää manuaalista työtä, nopeuttaa prosessia ja minimoi virheiden mahdollisuuden. Varmista myös, että prosessiin osallistuvilla on ajantasaiset valmiudet ohjelmistojen käyttöön. Lisäkoulutusta Opiferus-ratkaisujen käyttöön saat nopeasti laittamalla meille viestiä.
Opiferus® Talousdokumentilla voit digitalisoida ja automatisoida kaikki kunnan talousdokumentit. Lue lisää ja hyvästele leikkaa-liimaa malli tilinpäätöksen, talousarvion, osavuosikatsauksen tai kuukausiraportin kokoamisessa.
