Julkisella sektorilla budjetointi on perinteisesti toteutettu vuositasolla, ja käytössä oleva ohjelmisto on jakanut summat tasaisesti kuukausille. Tämä menetelmä ei kuitenkaan mahdollista tarkkaa kuukausikohtaista budjetti-toteumaseurantaa, eikä toimi ennustamisen pohjana, koska tulot ja kulut vaihtelevat kuukausittain esim. vuodenaikojen mukaan.
Miten ei kannata tehdä?
Yksinkertaisin ennustemalli perustuu alkuvuoden toteumaan, johon lisätään loppuvuoden budjetti. Tilanne henkilöstökulujen osalta on monimutkainen, sillä lomarahojen kirjanpitokäsittely johtaa siihen, että kesällä henkilöstökulut kasvavat merkittävästi muihin ajanjaksoihin verrattuna. Tästä syystä kuukausittaisen kulujen tasajakoon perustuva budjetointi ei toimi optimaalisesti. Seurauksena ennusteet eivät ole tarkkoja: alkuvuonna henkilöstökuluja on budjetoitu liikaa kuukausittain, kesällä liian vähän ja loppuvuonna taas liikaa. Tämä epätasapaino vaikeuttaa merkittävästi tarkkaa ennustamista.
Lisäksi erilaiset toiminnasta riippuvat kausivaihtelut, kuten aurauskustannukset ja lämmityskulut, vaikuttavat budjetin toteutumiseen eri vuodenaikoina.
Näiden haasteiden ratkaisemiseksi Opiferukseen on kehitetty toiminnallisuuksia, jotka jakavat budjetin kuukausittain esimerkiksi edellisten vuosien toteuman perusteella. Tässä toki oletuksena on se, että vuodet ovat enemmän tai vähemmän veljeksiä keskenään. Tällä tavoin budjettiin saadaan mukaan normaali kuukausivaihtelu, mikä parantaa ennusteiden sekä budjetti-toteumavertailun tarkkuutta.
Toinen tapa ratkaista tämä ongelma on se, että tehdään ennuste peilaamalla kuluvan vuoden toteumaa edellisen vuoden vastaavan ajan toteumaan, ja lasketaan siitä trendi kustannuspaikoittain ja tileittäin. Tämän trendin perusteella lasketaan loppuvuoden ennuste. Tässä tavassa on varsinkin alkuvuoden osalta haasteena se, jos on tapahtunut jotain poikkeuksellista, niin se näkyy ennusteessa. Jos ennuste lasketaan tammikuun toteuman valmistuttua, silloin ennustetaan yhden kuukauden toteuman perusteella 11 kuukauden ennuste, ja siinä on myös omat riskinsä.
Kolmas tapa tehdä ennuste on se, että verrataan alkuvuoden toteumaa budjettiin ja lasketaan siitä loppuvuodelle trendi. Esimerkiksi, jos alkuvuonna kulujen budjetti on alittunut 2,5 %, oletetaan, että alitus jatkuu myös loppuvuoden. Tässä ennustustavassa on oleellista, että budjetin kuukausijakoon on kiinnitetty huomiota, sekä, että se vastaisi mahdollisimman hyvin todellisuutta.
Julkisen sektorin organisaatioissa on usein satoja kustannuspaikkoja ja laaja tilikartta, mikä voi tehdä toteuman seurannasta ja ennustamisesta haastavaa. Jos toteumaseuranta ja ennustaminen tehdään kustannuspaikka-tili tasolla, on tieto erittäin tarkalla tasolla, ja jos ennustetta halutaan ”säätää”, voi urakka olla turhan raskas. “Ratkaisuna tähän on kehitetty hierarkinen organisaatiorakenne ja tilikartta, jotka mahdollistavat tarkastelun halutulla tasolla ja tarvittaessa tarkentamisen”, toteaa Softwaven vanhempi asiantuntija, Janne Lehtinen.
Miten Opiferus ratkaisee budjetoinnin ja ennustamisen haasteet?
Opiferuksessa organisaatiorakenne ja tilikartta ovat hierarkisia, mikä mahdollistaa valita halutun tason. Näin voimme tarkastella budjetti-toteumavertailua koko organisaation tasolla ja valita tarkastelukohteeksi esimerkiksi tiliryhmän toimintakulut. Tällöin saamme yleiskuvan summasta. Tarvittaessa voimme porautua syvemmälle tarkastelussa.
Budjetoinnin osalta olemme kehittäneet eri tarpeisiin toiminnallisuuksia. Esimerkiksi isossa organisaatiossa budjetti voidaan muokata suurina kokonaisuuksina prosenttimuutoksina valitulle osa-alueelle. Lukuja voidaan muokata massana myös niin, että syötetään jollekin osa-alueelle kokonaan uusi kokonaissumma, jolloin sovellus jakaa kokonaissumman aiempien arvojen suhteessa pienemmille osa-alueilla.
Budjetoinnin käyttöliittymään saa kätevästi mukaan omiksi sarakkeiksi esimerkiksi edellisen vuoden budjetin tai toteuman, sekä kuluvan vuoden ennusteen ja toteuman tukemaan budjettilukujen pähkäilyä. Kirjausnäkymään voi myös valita edellisen budjetin kirjaukset muokattavan budjetin kirjausten rinnalle. Budjetin kirjauksille voidaan myös luoda muistilappuja, joissa voidaan avata lukujen taustaa. Organisaation johto voi myös luoda ns. raamibudjetin karkealla tasolla. Raami saadaan tarvittaessa budjetin rinnalle avuksi, sekä voimme tarkastella myös budjetin ja raamin erotusta. Näin esimerkiksi toimialajohtajat voivat seurata, että budjetin muokkauksessa pysytään johdon antamissa rajoissa.
Olemme kehittäneet asiakaskohtaisen ennusteen, jossa asiakas voi itse määrittää haluamansa tarkkuustason, jolla ennuste luodaan. Käytännössä tämä toimii niin, että ohjelma summaa ennusteen sekä organisatorisesti että tilikartan osalta halutulle tasolla. Kun sitten ennustetta halutaan muuttaa koneen laskemasta pohjasta ihmisen pohdinnan perusteella entistä tarkemmaksi, voidaan tämä tehdä tällä summatulla tasolla. Toimintamallin ratkaisu keventää ennustamisprosessia ja siten edistää sen käyttöä organisaatiossa, kertoo Janne.
Opiferuksen hierarkiarakenne
