Taloushallintojärjestelmän vaihtaminen kunnassa kestää tyypillisesti 6–18 kuukautta projektin laajuudesta ja kunnan koosta riippuen. Pienemmissä kunnissa aikataulu voi olla lyhyempi, mutta suuremmissa organisaatioissa tai monimutkaisissa integraatioympäristöissä projekti vaatii usein yli vuoden. Tässä artikkelissa käymme läpi kaikki vaihtoprojektin keskeisimmät kysymykset aikataulusta tiedonsiirtoon.
Mitkä tekijät vaikuttavat järjestelmänvaihdon kestoon?
Ota Yhteyttä tai tutustu Opiferus® Taloushallinto -ratkaisuun.
Järjestelmänvaihdon kestoon vaikuttavat eniten kunnan koko, olemassa olevien integraatioiden määrä, siirrettävän historiadatan laajuus ja käyttöönottoon osallistuvan henkilöstön resurssit. Mitä enemmän liittymiä muihin järjestelmiin on ja mitä laajempi organisaatio on, sitä pidemmäksi projekti yleensä venyy.
Käytännössä merkittävimmät aikatauluun vaikuttavat tekijät ovat:
- Organisaation koko: Suuri kunta tai kuntayhtymä tarkoittaa enemmän käyttäjiä, prosesseja ja sidosryhmiä, mikä pidentää projektin kestoa.
- Integraatiot: Palkanlaskenta, henkilöstöhallinto, laskutusjärjestelmät ja muut liittymät vaativat teknistä määrittelyä ja testausta.
- Historiadatan siirto: Kirjanpitohistorian, budjettien ja muiden tietojen siirtäminen uuteen järjestelmään vie aikaa erityisesti, jos vanha data ei ole yhtenäisessä muodossa.
- Henkilöstöresurssit: Projekti kilpailee aina päivittäisen työn kanssa. Jos avainhenkilöillä on rajallisesti aikaa projektille, aikataulu venyy.
- Toimittajan kokemus kunta-alasta: Toimialaosaaminen nopeuttaa merkittävästi määrittelyvaihetta ja vähentää virheellisten oletusten riskiä.
Mitä vaiheita taloushallintojärjestelmän vaihtoprojekti sisältää?
Taloushallintojärjestelmän vaihtoprojekti sisältää tyypillisesti viisi päävaihetta: nykytilan kartoituksen ja vaatimusmäärittelyn, hankintaprosessin, järjestelmän käyttöönoton ja konfiguroinnin, tiedonsiirron sekä koulutuksen ja testauksen ennen tuotantokäyttöä.
Valmistelu ja hankinta
Projekti alkaa nykytilan kartoituksella, jossa selvitetään nykyiset prosessit, integraatiot ja kehitystarpeet. Tämän pohjalta laaditaan vaatimusmäärittely, joka ohjaa toimittajavalintaa. Julkisella sektorilla hankintaprosessi noudattaa hankintalakia, mikä tarkoittaa kilpailutusta tarjouspyyntöineen ja arviointeineen. Tämä vaihe voi itsessään kestää kolmesta kuuteen kuukauteen.
Käyttöönotto ja koulutus
Toimittajavalinnan jälkeen alkaa varsinainen käyttöönottoprojekti: järjestelmän konfigurointi kunnan tarpeiden mukaan, integraatioiden rakentaminen, historiadatan siirto sekä henkilöstön koulutus. Ennen tuotantokäyttöä suoritetaan rinnakkaiskäyttöjakso tai muu testausvaihe, jossa varmistetaan järjestelmän toimivuus todellisilla tiedoilla.
Kuinka kauan kunnan järjestelmänvaihto kestää käytännössä?
Käytännössä kunnan taloushallintojärjestelmän vaihto kestää kokonaisuudessaan 6–18 kuukautta. Pienissä kunnissa, joissa integraatioita on vähän ja prosessit ovat suoraviivaisia, projekti voi valmistua puolessa vuodessa. Suuremmissa kunnissa tai kuntayhtymissä realistinen aikataulu on 12–18 kuukautta.
On tärkeää huomata, että tähän kokonaisaikaan ei sisälly pelkästään tekninen käyttöönotto. Hankintaprosessi, sopimukset ja projektin valmistelu voivat viedä useita kuukausia ennen kuin varsinainen käyttöönottoprojekti edes käynnistyy. Tämä tarkoittaa, että päätös järjestelmänvaihdosta kannattaa tehdä hyvissä ajoin ennen tavoiteltua käyttöönottopäivää.
Mikä on sopiva ajankohta aloittaa järjestelmänvaihto kunnassa?
Paras ajankohta aloittaa kunnan taloushallintojärjestelmän vaihto on alkuvuosi tai kevät, jotta uusi järjestelmä voidaan ottaa tuotantokäyttöön tilikauden vaihteessa eli tammikuun alussa. Tilikauden alku on luontevin siirtymäpiste, koska silloin vältetään kesken tilikauden tapahtuvan järjestelmänvaihdon monimutkaisuus.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että jos tavoitteena on ottaa uusi järjestelmä käyttöön tammikuussa, hankintaprosessi kannattaa käynnistää viimeistään edellisen vuoden keväällä ja varsinainen käyttöönottoprojekti kesän tai syksyn aikana. Budjettineuvottelujen ja tilinpäätöstöiden ajoittuminen vuoden loppuun tekee syksystä kiireistä aikaa, joten projektin raskaimmat vaiheet kannattaa ajoittaa mieluummin keväälle tai kesälle.
Miten tiedonsiirto vanhasta järjestelmästä uuteen onnistuu?
Tiedonsiirto vanhasta taloushallintojärjestelmästä uuteen tapahtuu yleensä strukturoidusti vaiheistettuna prosessina, jossa siirretään ensin perusrekisterit, kuten tilikartta ja toimittajatiedot, sitten historiakirjanpito ja lopuksi avoimet tapahtumat. Onnistuminen edellyttää huolellista tiedon laadun varmistamista ennen siirtoa.
Tiedonsiirtoon liittyy useita käytännön kysymyksiä, jotka on ratkaistava etukäteen:
- Kuinka monta vuotta historiaa siirretään? Kaikkea historiaa ei aina ole tarpeen siirtää; usein riittää muutaman vuoden kirjanpitohistoria.
- Minkälaisessa muodossa data on vanhassa järjestelmässä? Datan laatu ja rakenne vaikuttavat suoraan siirron helppouteen.
- Miten avoimet ostolaskut ja maksut käsitellään siirtymähetkellä? Tämä vaatii tarkan suunnitelman siirtymäpäivälle.
Kokeneella toimittajalla on valmiit prosessit ja työkalut tiedonsiirtoa varten. Opiferus® Taloushallinto on suunniteltu kuntaorganisaatioiden tarpeisiin, ja järjestelmän käyttöönottoon kuuluu strukturoitu tiedonsiirtoprosessi, joka minimoi manuaalisen työn määrän.
Miten vaihtoprojektin aikataulussa pysytään?
Vaihtoprojektin aikataulussa pysytään parhaiten nimeämällä projektille selkeä vastuuhenkilö kunnan puolelta, sitoutumalla realistiseen projektisuunnitelmaan ja varmistamalla avainhenkilöiden riittävä ajankäyttö projektin aikana. Aikatauluriskit liittyvät useimmiten resurssipulaan tai päätöksenteon hitauteen, ei teknisiin ongelmiin.
Konkreettiset keinot aikataulussa pysymiseen:
- Nimeä projektipäällikkö kunnan puolelta heti projektin alussa. Ilman selkeää omistajuutta päätökset viivästyvät.
- Varaa avainhenkilöille riittävästi aikaa projektityöhön jo ennen projektin alkua. Taloushallinnon henkilöstöllä on aina myös päivittäiset tehtävänsä.
- Sovi selkeistä välitavoitteista toimittajan kanssa ja seuraa niiden toteutumista säännöllisesti.
- Vältä laajuuden kasvattamista kesken projektin. Uudet toiveet ja lisävaatimukset ovat yleisin syy aikataulun venymiseen.
- Testaa järjestelmää riittävän ajoissa ennen tuotantokäyttöä, jotta mahdolliset ongelmat ehditään korjata.
Toimittajan kokemus kunta-alasta on merkittävä aikatauluriskiä pienentävä tekijä. Kun toimittaja tuntee kuntatalouden prosessit, lainsäädännön vaatimukset ja tyypilliset integraatiotarpeet, vältytään monilta yllätyksiltä, jotka muuten söisivät projektiaikaa.
