Kuntien tiedolla johtamisesta puhutaan enemmän kuin koskaan. Rakennetaan tietovarastoja. Suunnitellaan mittareita. Kehitetään raportointia. Toteutetaan dashboardeja. Silti monessa kunnassa johto joutuu edelleen kokoamaan kokonaiskuvan useista eri järjestelmistä, Excel-taulukoista ja raporteista. Ongelma ei yleensä ole datan määrä. Ongelma on siinä, että päätöksenteon kannalta olennainen tieto ei ole oikeiden ihmisten käytettävissä oikeaan aikaan. Samaan aikaan kuntien toimintaympäristö muuttuu nopeasti. Talouden tasapainottaminen, henkilöstön saatavuus, väestökehitys, työllisyys, hyvinvointi sekä strategisten tavoitteiden toteuttaminen edellyttävät ajantasaista tilannekuvaa. Mutta kuinka paljon kuntien tiedolla johtamisen tarpeet lopulta eroavat toisistaan?
Tarvitsevatko kunnat todella erilaisia ratkaisuja?
Vuosien aikana olemme tehneet yhteistyötä lukuisten kuntien ja julkisorganisaatioiden kanssa. Yksi asia on tullut hyvin selväksi. Riippumatta kunnan koosta tai sijainnista johtoryhmät pohtivat hämmästyttävän samanlaisia kysymyksiä:
- Miltä kunnan kokonaiskuva näyttää juuri nyt?
- Toteutuuko talousarvio suunnitellusti?
- Missä toimialoissa syntyy merkittäviä poikkeamia?
- Miten henkilöstöresurssit ja sairauspoissaolot kehittyvät?
- Miten väestö- tai työllisyyskehitys vaikuttaa tulevaan?
- Toteutuvatko strategiset tavoitteet?
- Mihin asioihin pitäisi reagoida jo tänään?
Nämä eivät ole yksittäisen kunnan kysymyksiä. Ne ovat hyvän johtamisen peruskysymyksiä.
Tiedolla johtamisen ei tarvitse alkaa tyhjästä
Moni tiedolla johtamisen hanke käynnistyy tyhjältä pöydältä. Määritellään mittareita, suunnitellaan näkymiä ja rakennetaan raportteja alusta lähtien. Työ on tärkeää, mutta samalla kannattaa kysyä:
Jos tiedämme jo, mitä kuntien johto tarvitsee päätöksenteon tueksi, onko kaikkea tarpeen suunnitella uudelleen? Monessa tapauksessa ei. Kun samoja tarpeita on ratkaistu yhdessä kuntien kanssa vuodesta toiseen, parhaat käytännöt voidaan tuotteistaa valmiiksi. Silloin käyttöönotossa ei keskitytä siihen, mitä pitäisi rakentaa. Keskitytään siihen, miten ratkaisu saadaan mahdollisimman nopeasti tukemaan johtamista.
Talous, henkilöstö, toiminta ja strategia samaan näkymään
Kunnan johtaminen ei perustu yhteen mittariin. Talouden lisäksi johdon on ymmärrettävä henkilöstön tilanne, työkyvyn kehitys, palvelutarpeiden muutokset, väestökehitys, työllisyys sekä strategisten tavoitteiden toteutuminen. Esimerkiksi sairauspoissaolot, henkilötyövuodet ja henkilöstökustannukset kertovat paljon organisaation kyvystä tuottaa palveluita. Väestökehitys puolestaan ennakoi tulevia palvelutarpeita. Strategiset mittarit näyttävät, ollaanko menossa oikeaan suuntaan. Kun nämä tiedot yhdistetään samaan kokonaisuuteen, päätöksenteko perustuu kokonaiskuvaan yksittäisten raporttien sijaan. Samalla strategiasta tulee osa arjen johtamista eikä vain erillinen dokumentti.
Lataa maksuton opas
Haluatko arvioida, missä vaiheessa oman kuntasi tiedolla johtaminen on?
Oppaassa ”5 askelta parempaan tiedolla johtamiseen kunnassa” käydään läpi käytännön toimintamalleja, joiden avulla kunta voi kehittää tiedolla johtamistaan vaiheittain ja hyödyntää hyväksi havaittuja käytäntöjä.
Tutustu oppaaseen ja siihen, miten tiedolla johtamisen kokonaiskuva voidaan rakentaa ilman, että kaikkea tarvitsee aloittaa alusta.
