Pienen kunnan taloushallinnon ohjelmiston on vastattava kuntatalouden erityistarpeisiin, helpotettava taloushallinnon arkea ja tuotettava luotettavaa tietoa päätöksenteon tueksi. Pelkkä kirjanpito-ohjelmisto ei välttämättä riitä, jos budjetointi, raportointi ja talousdokumenttien laatiminen vaativat edelleen paljon manuaalista työtä.
Sopiva ratkaisu kokoaa keskeiset taloushallinnon prosessit yhteen, automatisoi rutiineja ja mukautuu kunnan tarpeisiin. Näin rajalliset henkilöstöresurssit voidaan kohdistaa tiedon käsittelyn sijaan sen hyödyntämiseen.
Pienen kunnan tarpeet ovat erilaiset kuin suuren organisaation
Pienessä kunnassa taloushallinnon tehtävät voivat keskittyä melko pienelle asiantuntijajoukolle. Samaan aikaan hoidettavana ovat kirjanpito, laskujen käsittely, maksuliikenne, talousarvio, tilinpäätös ja säännöllinen talouden seuranta.
Kun tietoa käsitellään useissa järjestelmissä ja taulukoissa, samojen lukujen kokoaminen ja päivittäminen voi viedä huomattavasti aikaa. Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen lisää myös virheiden mahdollisuutta ja vaikeuttaa ajantasaisen kokonaiskuvan muodostamista.
Siksi pienen kunnan kannattaa etsiä ohjelmistoa, joka ei ainoastaan hoida yksittäisiä taloushallinnon tehtäviä vaan tukee koko prosessia. Tavoitteena on vähentää päällekkäistä työtä, parantaa tiedon laatua ja tehdä talouden seurannasta sujuvampaa.
1. Keskeisten taloushallinnon toimintojen olisi hyvä löytyä samasta järjestelmästä
Pienelle kunnalle sopivan taloushallinnon ohjelmiston tulisi kattaa mahdollisimman laajasti kunnan taloushallinnon keskeiset prosessit. Kun kirjanpito, laskutus, reskontrat, maksuliikenne, budjetointi ja raportointi toimivat samassa järjestelmäkokonaisuudessa, tiedonkulku sujuvoituu ja erillisten järjestelmien sekä manuaalisten työvaiheiden tarve vähenee.
Opiferus® Taloushallinnon peruspaketti sisältää kattavan valikoiman taloushallinnon moduuleja, joiden avulla kunta voi hallita talouttaan kokonaisvaltaisesti:
- Kirjanpito – kunnan talouden tapahtumien kirjaaminen ja seuranta.
- Maksuliikenne – maksujen käsittely ja maksuliikenteen hallinta.
- Ostotilaukset ja ostoreskontra – hankintojen, ostolaskujen ja maksuvelvoitteiden hallinta.
- Myyntitilaukset ja myyntireskontra – myyntien, laskutuksen ja saatavien seuranta.
- Kumppanirekisteri – toimittaja- ja asiakastietojen keskitetty hallinta.
- Käyttöomaisuus – käyttöomaisuuden ja siihen liittyvien poistojen hallinta.
- Kassanhallinta – kunnan rahavarojen ja kassatilanteen seuranta.
- Varastonhallinta – varastojen ja materiaalien hallinta.
- Projektinhallinta – projektien talouden seuranta ja hallinta.
- Raportointi – taloustietojen kokoaminen ja hyödyntäminen päätöksenteossa.
- Konsernilaskenta – kunnan konsernitason taloustietojen käsittely.
- Budjetointi – talouden suunnittelu ja talousarvion hallinta.
Kyse ei siis ole ainoastaan kirjanpidon ja laskutuksen järjestelmästä, vaan laajasta taloushallinnon kokonaisuudesta. Kun keskeiset toiminnot löytyvät samasta järjestelmästä, kunnan taloushallinnon prosesseja voidaan hallita yhtenäisesti ostotilauksista ja laskujen käsittelystä aina budjetointiin, raportointiin ja tilinpäätökseen asti.
Pienelle kunnalle tämä tarkoittaa mahdollisuutta vähentää järjestelmien välillä työskentelyä, selkeyttää prosesseja ja saada parempi kokonaiskuva kunnan taloudesta.
2. Automaatio vapauttaa aikaa asiantuntijatyöhön
Taloushallinnossa merkittävä osa työajasta voi kulua toistuviin tehtäviin: tietojen siirtämiseen, tiliöintiin, tarkistuksiin ja raporttien kokoamiseen.
Siksi ohjelmiston automaatio-ominaisuudet ovat tärkeä valintakriteeri. Kannattaa selvittää, mitä järjestelmä pystyy tekemään automaattisesti ja missä vaiheissa tarvitaan edelleen manuaalista työtä.
Esimerkiksi ostolaskujen automaattinen tiliöinti, tiliotteiden käsittelyn automatisointi ja taloustietojen siirtyminen raportointiin voivat sujuvoittaa prosesseja. Hyvin toteutettu automaatio vähentää toistuvia työvaiheita ja auttaa kohdistamaan henkilöstön osaamisen vaativampiin tehtäviin.
Tavoitteena ei ole automaatio automaation vuoksi. Olennaista on, että järjestelmä vähentää turhaa työtä ja parantaa samalla taloustiedon laatua.
3. Talousarvion ja ennustamisen pitää tukea johtamista
Kunnan taloushallinto ei pääty toteutuneiden tapahtumien kirjaamiseen. Talouden suunnittelussa on pystyttävä arvioimaan tulevia vuosia, seuraamaan talousarvion toteutumista ja reagoimaan muutoksiin ajoissa.
Erityisesti pienessä kunnassa budjetoinnin sujuvuus on tärkeää, sillä suunnitteluun osallistuu useita toimialoja ja vastuuhenkilöitä, mutta käytettävissä oleva aika on rajallinen.
Hyvä taloussuunnittelun ohjelmisto mahdollistaa esimerkiksi:
- budjetoinnin vastuualueittain
- talousarvion ja toteuman vertailun
- talousennusteiden laatimisen ja päivittämisen
- henkilöstöresurssien ja palkkakustannusten suunnittelun
- investointien menojen ja tulojen suunnittelun.
Kun suunnittelu, toteumaseuranta ja ennustaminen tukevat toisiaan, taloustietoa voidaan hyödyntää aktiivisesti päätöksenteossa. Näin talousarvio ei jää vain vuosittaiseksi asiakirjaksi, vaan siitä muodostuu osa kunnan jatkuvaa johtamista.
4. Talousdokumenttien laatimisen ei pitäisi olla käsityötä
Talousarviokirjan, tilinpäätöksen, osavuosikatsausten ja kuukausiraporttien kokoaminen voi muodostaa merkittävän työkuorman kunnan taloushallinnolle.
Jos luvut, taulukot ja tekstit kerätään useista lähteistä ja siirretään dokumentteihin käsin, työ on hidasta ja altis virheille. Lisäksi muutokset lähtötiedoissa voivat edellyttää useiden dokumenttien päivittämistä.
Talousdokumenttien automatisointi vähentää tätä työtä. Kun taloustiedot siirtyvät järjestelmistä dokumentteihin automaattisesti ja taulukot päivittyvät tietojen mukana, dokumenttien ylläpito helpottuu. Yhtenäinen visuaalinen ilme puolestaan tekee raporteista selkeämpiä ja helpommin hyödynnettäviä.
Pienelle kunnalle tämä tarkoittaa mahdollisuutta käyttää vähemmän aikaa raporttien tekniseen kokoamiseen ja enemmän aikaa lukujen analysointiin sekä niiden taustalla olevien muutosten ymmärtämiseen.
5. Tiedon tulisi olla helppolukuista ja päätöksentekoa tukevaa
Taloushallinnon ohjelmiston arvo ei rajoitu talousosastoon. Kunnan johdon ja luottamushenkilöiden on saatava riittävän ajantasaista ja ymmärrettävää tietoa talouden tilanteesta.
Pelkkä numeroiden raportointi ei aina riitä. Päätöksenteon tueksi tarvitaan myös tietoa kehityssuunnista, toimialojen tilanteesta ja talouden taustalla vaikuttavista tekijöistä.
Johdon raportointiratkaisu voi yhdistää talous-, henkilöstö- ja toimintaympäristötietoja samaan näkymään. Visuaaliset raportit helpottavat kokonaisuuden hahmottamista, ja mahdollisuus porautua tunnusluvuista tarkempiin tietoihin tukee syvempää analyysia.
Kun tieto on helposti saatavilla ja ymmärrettävässä muodossa, kunnan johto voi keskittyä sen tulkintaan ja päätöksentekoon sen sijaan, että aikaa kuluu raporttien rakentamiseen.
6. Ohjelmiston tulisi joustaa kunnan omien tarpeiden mukaan
Kaikki pienet kunnat eivät tarvitse samanlaista järjestelmäkokonaisuutta. Yhdelle kunnalle tärkeintä voi olla kirjanpidon ja reskontrien sujuva hoitaminen. Toisessa kunnassa suurin kehitystarve voi liittyä budjetointiin, raportointiin tai talousdokumenttien automatisointiin.
Siksi ohjelmiston modulaarisuus on tärkeä valintaperuste. Kunnan kannattaa voida aloittaa olennaisimmista toiminnoista ja laajentaa kokonaisuutta tarpeiden kehittyessä.
Samalla on syytä arvioida järjestelmän selainkäyttöisyyttä, käyttöönoton sujuvuutta, koulutuksen saatavuutta ja toimittajan tarjoamaa tukea. Ohjelmiston ominaisuuksien lisäksi ratkaisevaa on se, kuinka hyvin uusi toimintamalli saadaan osaksi kunnan arkea.
Opiferus® Taloushallinto on suunniteltu pienten ja keskisuurten kuntien tarpeisiin
Softwaven Opiferus®-tuoteperhe on kehitetty vastaamaan kuntien taloushallinnon, suunnittelun ja raportoinnin tarpeisiin. Opiferus® Taloushallinto kokoaa kunnan keskeisiä taloushallinnon toimintoja yhteen selainpohjaiseen kokonaisuuteen.
Ratkaisun toimintoihin kuuluvat muun muassa kirjanpito, osto- ja myyntireskontra, maksuliikenne, käyttöomaisuuden hallinta ja konsernilaskenta. Kokonaisuutta voidaan täydentää tarpeen mukaan muilla Opiferus®-ratkaisuilla.
Opiferus® Taloussuunnittelu tukee budjetointia, toteumaseurantaa, ennustamista sekä henkilöstöresurssien ja investointien suunnittelua.
Opiferus® Talousdokumentti automatisoi säännöllisesti laadittavien talousdokumenttien, kuten talousarvion, tilinpäätöksen ja osavuosikatsausten, kokoamista.
Opiferus® Johdon Työpöytä kokoaa talouden ja muiden tietolähteiden tietoa visuaalisiksi raporteiksi päätöksenteon tueksi.
Ratkaisuja voidaan hyödyntää erikseen tai osana laajempaa kokonaisuutta. Näin kunta voi kehittää taloushallintoaan vaiheittain omista lähtökohdistaan.
Miten pieni kunta tunnistaa itselleen sopivan ratkaisun?
Ohjelmiston valinta kannattaa aloittaa nykytilan arvioinnista. Ennen hankintapäätöstä on hyödyllistä selvittää, missä prosesseissa tehdään eniten manuaalista työtä, mitä tietoa joudutaan kokoamaan useista järjestelmistä ja mitkä tehtävät kuormittavat taloushallinnon henkilöstöä eniten.
Sen jälkeen vaihtoehtoja voidaan arvioida esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:
- Kattavatko järjestelmän toiminnot kunnan keskeiset taloushallinnon prosessit?
- Kuinka paljon manuaalista työtä ja päällekkäistä tiedonkäsittelyä voidaan vähentää?
- Miten budjetointi, ennustaminen ja raportointi toimivat käytännössä?
- Voidaanko järjestelmää laajentaa myöhemmin tarpeiden mukaan?
- Millainen käyttöönotto, koulutus ja jatkuva tuki ovat saatavilla?
- Mitkä ovat ratkaisun kokonaiskustannukset koko elinkaaren aikana?
Vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota lisenssien lisäksi käyttöönottoon, integraatioihin, koulutukseen, ylläpitoon ja järjestelmän päivittämiseen. Olennaista on arvioida, mitä kunta saa kokonaisuudella aikaan ja miten ratkaisu tukee sen toimintaa pitkällä aikavälillä.
Oikea ohjelmisto helpottaa arkea ja parantaa talouden hallintaa
Kun kirjanpito, talouden suunnittelu, raportointi ja dokumenttien laatiminen tukevat toisiaan, taloustieto on helpommin hyödynnettävissä. Samalla taloushallinnon asiantuntijoille vapautuu enemmän aikaa analysointiin, ennakointiin ja kunnan toiminnan kehittämiseen.
Haluatko selvittää, millainen Opiferus®-ratkaisu sopisi kuntasi tarpeisiin? Tutustu Opifreus® ratkaisuihin ja varaa esittely, jossa voidaan käydä läpi kuntasi nykytilanne ja taloushallinnon kehittämismahdollisuudet.
Tutustu: Opiferus® Taloushallinto
