Vakiomallit ja automaatio tekevät tilinpäätöksestä, talousarviosta ja osavuosikatsauksista helppoa rutiinityötä. Lue miten Opiferus® Talousdokumentti muuttaa työtapoja kunnissa.
Tilinpäätöksen tai talousarviokirjan työstäminen saattaa olla hermoja raastavaa. Excel-tiedostoja juoksee sähköpostissa eri osastoilta, luvut kopioidaan Word-dokumenttiin käsin, ja viime hetkellä huomataan, että jonkin taulukon viimeisin versio löytyykin toiselta henkilöltä. Kuulostaako tutulta? Tämä ei ole kenenkään syy. Se on prosessin ongelma. Ja siihen on olemassa ratkaisu.
Mikä on Opiferus® Talousdokumentti?
Opiferus® Talousdokumentti on selainpohjainen sovellus, joka on rakennettu yhdessä kuntien kanssa vastaamaan juuri kuntaorganisaation tarpeisiin. Ratkaisu kattaa kaikki kunnan vuosittaiset talousdokumentit: tilinpäätöksen, talousarviokirjan, osavuosikatsaukset, puolivuotiskatsauksen ja kuukausiraportit.
Automaattiset taulukot
Talousluvut päivittyvät suoraan taloushallintojärjestelmästä, ei manuaalista kopiointia.
Vakiomallit valmiina
Dokumenttipohja on valmiiksi rakennettu kunnan graafisen ohjeiston mukaiseksi.
Jalkautettu tiedonsyöttö
Jokainen osasto syöttää omat tietonsa suoraan järjestelmään omilla tunnuksillaan.
Tekoälytekstit
Järjestelmä voi ehdottaa tekstiä olemassa olevien taloustaulukoiden pohjalta.
Edistymisen seuranta
Osiot voidaan merkitä valmiiksi, jolloin pääkäyttäjä näkee dokumentin tilanteen reaaliajassa.
Jako sidosryhmille
Valmis dokumentti voidaan jakaa kokonaan tai osittain eri lautakunnille ja vastaanottajille.
Miksi käyttää vakiomalleja?
Kirjanpitolautakunnan ja Kuntaliiton suosituksiin pohjautuvat vakiomallit ovat ehkä se ominaisuus, jota ei ensimmäisenä huomaa, mutta joka tekee kaikkein suurimman käytännön eron. Kyse ei ole vain ulkoasun yhtenäisyydestä, vaan siitä, kuinka paljon työtä mallit säästävät vuodesta toiseen.
Mitä vakiomallit tarkoittavat käytännössä?
Kun kunta ottaa Opiferus® Talousdokumentin käyttöön, käyttöönottoprojektin aikana konfiguroidaan kerran dokumentin rakenne, fontit, väripaletti ja graafinen ilme kunnan omien visuaalisten ohjeiden mukaiseksi. Sen jälkeen nuo asetukset ovat automaattisesti käytössä kaikessa dokumenttityöskentelyssä, riippumatta siitä, kuinka monta eri henkilöä dokumenttia täyttää.
Talousjohtajan ei tarvitse enää tarkistaa, käyttikö toimialajohtaja oikeaa fonttikokoa. Kirjanpitäjän ei tarvitse miettiä lukujen esitystapaa. Hallintosihteerin ei tarvitse viimeistellä ulkoasua ennen lähetystä. Kaikki on jo valmiina.
Pohja siirtyy vuodelta toiselle
Yksi vakiomallien konkreettisimmista eduista on, että dokumenttirakenne ei lähde nollasta joka vuosi. Kun tilinpäätös on tehty, saman pohjan voi muuttaa talousarvioksi seuraavalle vuodelle, ja luvut tulevat järjestelmästä automaattisesti.
Historiatieto on myös aina helposti saatavilla ja siirrettävissä uuteen dokumenttiin. Vertailuluvut edelliseltä vuodelta eivät vaadi uutta tiedonhakua, ne ovat jo järjestelmässä.
– Talousdokumentit rakennetaan nyt helppokäyttöiseen, selainpohjaiseen sovellukseen ja jokainen pääsee omilla tunnuksillaan syöttämään tiedot siihen suoraan. Monta turhaa ja aikaa vievää välivaihetta on siis jäänyt pois. Sovellukseen valmiiksi määritellyt muotoiluasetukset ovat puolestaan poistaneet dokumentin ulkoasuun ja sen viimeistelyyn liittyvät työt.
Suvi Ratavaara, hallintosihteeri, Pellon kunta
Miten talousdokumentin kokoaminen muuttuu?
Perinteisessä prosessissa talousjohtaja tai hallintosihteeri pyytää sähköpostilla tietoja eri osastoilta, odottaa vastauksia, kokoaa ne yhteen, korjailee muotoiluja ja huomaa virheitä.
Opiferus® Talousdokumentilla sama prosessi toimii eri tavalla:
- Integraatio kytketään kerran
Käyttöönottoprojektissa rakennetaan integraatio kunnan taloushallintojärjestelmän ja
Opiferuksen välille. Talousluvut alkavat päivittyä automaattisesti päivittäin.
- Osastot syöttävät omat tietonsa
Toimialojen vastuuhenkilöt kirjautuvat järjestelmään omilla tunnuksillaan ja syöttävät tekstit sekä indikaattoritiedot suoraan. Ei enää sähköpostiketjuja.
- Koordinaattori seuraa edistymistä
Pääkäyttäjä näkee reaaliajassa, mitkä osiot ovat valmiita. Kaksikielisissä kunnissa kääntäjä voi aloittaa työn jo valmisteluvaiheessa.
- Valmis dokumentti jaetaan
Dokumentti jaetaan halutuille vastaanottajille kokonaisena tai osastokohtaisina versioina. Graafisen ohjeiston mukainen lopputulos on valmis.
”Opiferus® Talousdokumentti -sovellus on helpottanut ja sujuvoittanut arjen työskentelyä radikaalisti. Ehdottomasti parasta on ollut copy-paste-vaiheen poisjääminen – mikä on myös vapauttanut työaikaa talousarvion muuhun valmisteluun.”
Suvi Ratavaara, hallintosihteeri, Pellon kunta
Automaatio ja tekoäly kunnan taloustyössä
Opiferus® Talousdokumentti sisältää myös tekoälyavusteisen tekstintuotannon. Järjestelmä voi generoida tekstiehdotuksia, jonka asiantuntija arvioi, muokkaa ja hyväksyy. Tekoäly avustaa oikeinkirjoituksessa ja tekstin jäsentämisessä. Tämä ei korvaa talousasiantuntijan harkintaa, mutta auttaa pääsemään asiaan kiinni ja nopeuttaa kirjoittamista merkittävästi.
Softwave kehittää tekoälyn kyvykkyyttä jatkuvasti. Tekoälyn luomat tekstit voidaan ottaa käyttöön sellaisenaan tai muokata tarpeen mukaan. Tavoitteena on, että asiantuntijatyö kohdistuu sisällön harkitsemiseen, ei kirjoittamisen mekaaniseen osaan.
Onko teidän kunnassanne jo aika automatisoida?
Tässä muutama kysymys, joiden pohjalta sen voi arvioida:
- Kuinka monta tuntia tai päivää kuluu tilinpäätöksen tai talousarvion kokoamiseen? Jos vastaus on ”useita viikkoja intensiivistä työtä useammalta henkilöltä”, automaatiolla on paljon tarjottavaa.
- Kauanko viimeisin talousdokumentti odotti valmistumistaan, koska jonkin osaston tiedot olivat vielä saapumatta? Jalkautettu, reaaliaikainen tiedonkeruu ratkaisee juuri tämän.
- Näyttääkö kunnan talousarviokirja siltä kuin sen pitäisi; yhtenäiseltä, siistiltä, oman brändin mukaiselta? Vai onko se kokoelma eri fonttikokoisia tekstinpätkiä eri tiedostoista?
- Pystyykö kukaan organisaatiossa nopeasti vertaamaan kuluvan vuoden lukuja kolmen vuoden takaiseen? Historiatiedon hallinta helpottuu merkittävästi, kun kaikki dokumentit ovat samassa järjestelmässä.
Varaa maksuton demo
Kerro meille tilanteestanne, katsotaan yhdessä, miten Opiferus® Talousdokumentti sopii juuri teidän kuntaanne. Demo kestää noin 45–60 minuuttia eikä vaadi ennakkovalmisteluja.
