Suomalaisissa ammattikorkeakouluissa on viime vuodet tehty isoja asioita aika pienillä työkaluilla. EU- ja ETA-alueen ulkopuolisille opiskelijoille vuonna 2017 käyttöön otetut lukuvuosimaksut toivat korkeakouluille miljoonaluokan rahavirrat, mutta niiden hallinta jäi monessa paikassa jaetun Excelin ja eri tiimien välisten muistilappujen varaan.
Centria ammattikorkeakoulu tarttui tähän haasteeseen yhdessä Softwave Ohjelmistot Oy.n kanssa. Yhteistyössä on rakennettu ratkaisu, joka kokoaa samaan järjestelmään lukuvuosimaksuvelvollisten opiskelijoiden maksut, apurahat, agenttisopimusten seurannan, oleskelulupaan liittyvät muistutukset ja talousraportoinnin – ja tekee siitä toistettavan mallin myös muille korkeakouluille.
Tämä ratkaisu on osa Opiferus®-kokonaisuutta.
Miksi tämän tyyppinen ratkaisu tarvittiin?
Kun lukuvuosimaksut tulivat pakollisiksi EU/ETA-alueen ulkopuolisille opiskelijoille, tapahtui sama ilmiö lähes jokaisessa suomalaisessa AMKissa:
- ulkomaisten opiskelijoiden määrä kasvoi nopeasti
- maksusummat kasvoivat miljooniin euroihin
- keskitettyä työkalua ei ollut
- seuranta tehtiin Excelissä jaetusti talouden, opiskelijapalveluiden ja hakijapalveluiden kesken
Centrialla nähtiin, että tämä ei ole vain taloushallinnon ongelma. Myös hakijapalvelut, opiskelijapalvelut ja kansainvälisen rekrytoinnin kanssa työskentelevät tarvitsivat yhden näkymän siihen, missä vaiheessa opiskelija on, paljonko maksuja on tulossa ja mitä pitää seuraavaksi tehdä.
Mitä kehitettiin?
Softwaven ja Centrian yhteistyössä kehittämä ratkaisu tuo samaan järjestelmään:
- Lukuvuosimaksujen kokonaisvaltaisen hallinnan
Maksut voidaan tulouttaa lähes automaattisesti oikeille kustannuspaikoille. Centrian mukaan kuukausittainen manuaalityö putosi merkittävästi, lähes 80 % verrattuna aiempaan Excel-malliin. - Peppi- ja Flywire-integraatiot
Opiskelijatiedot ja maksut kulkevat suoraan taustajärjestelmistä. Opiskelijoita ei tarvitse enää “siirtää” Exceliin silloin kun he ovat ottaneet paikan vastaan. - Apurahojen hallinnan ja verottajaraportin
Jokaisella ammattikorkeakoululla on oma apurahamalli. Nyt myös apurahat ja niiden vuosittainen raportointi verottajalle saadaan samasta järjestelmästä, ilman erillistä käsityötä. - Agenttikuvioiden seurannan
Moni AMK käyttää ulkomaisia agentteja opiskelijoiden hankintaan. Nyt voidaan seurata agenttikohtaisesti:
- montako opiskelijaa agentti on tuonut
- miten nämä opiskelijat ovat edenneet opinnoissaan
- mikä on keskeyttämisaste
- paljonko agentille kuuluu maksaa
Tämä on ollut selkeä kipupiste lähes kaikilla oppilaitoksilla, koska aiemmin vastaavaa seurantaa ei ollut.
- Oleskelulupaan ja puuttuviin tietoihin liittyvät muistutukset
Järjestelmä muistuttaa käyttäjiä esimerkiksi päättymässä olevasta oleskeluluvasta tai puuttuvasta henkilötunnuksesta. Tämä vähentää “muista tarkistaa Excel” -tyyppistä työtä. - Ennusteraportoinnin
Talousjohto on toivonut näkymää siihen, paljonko lukuvuosimaksutuloja on tulossa seuraavien vuosien aikana. Koska järjestelmässä on opiskelijan koko opiskeluajan data, siitä voidaan rakentaa neljän vuoden näkymä lukuvuosimaksuihin ja raportoida se johdolle. Tätä osuutta kehitetään parhaillaan Centrian kanssa ja se tulee kaikkien ratkaisun käyttäjien hyödynnettäväksi.
Lue lisää Centrian talouspalveluissa työskentelevän kirjanpitäjä Annamari Keskisarjan kokemuksista täältä.
Kenelle ratkaisu on tehty?
Ratkaisu on suunniteltu nimenomaan niille korkeakouluille, joilla on:
- EU- ja ETA-alueen ulkopuolisia lukuvuosimaksuvelvollisia opiskelijoita
- agenteilla tehtävää opiskelijahankintaa
- tavoitteena hallita lukuvuosimaksuja ja apurahoja kontrolloidusti
- tarve päästä eroon monesta erillisestä Excelistä ja tehdä prosessista läpinäkyvä.
Koska ratkaisu on toteutettu SaaS-mallilla Opiferus®-tuoteperheeseen, se on otettavissa käyttöön myös muissa ammattikorkeakouluissa. Jokaiselle oppilaitokselle voidaan lisäksi tehdä omia määrityksiä – esimerkiksi agenttiraportoinnin tai viestien osalta.
Mikä hyöty korkeakoululle syntyy?
- Ajansäästö: manuaalinen kuukausityö lukuvuosimaksuista ja apurahoista vähenee.
- Laatu paranee: kaikki tieto on yhdessä paikassa, ei useassa erillisessä Excelissä.
- Läpinäkyvyys kasvaa: talous, hakijapalvelut ja opiskelijapalvelut katsovat samaa dataa.
- Agenttien kanssa on helpompi neuvotella: kun on dataa opiskelijoiden laadusta, keskeyttämisistä ja valmistumisista.
- Ennustaminen helpottuu: johto saa näkymän tuleviin lukuvuosimaksutuloihin useammaksi vuodeksi eteenpäin.
- Kehitys jatkuu: Centrian kanssa sovitut uudet toiminnallisuudet tulevat myös muiden asiakkaiden saataville.
Miten tämä liittyy Softwaven muuhun tarjontaan?
Ratkaisu nojaa samaan ajatteluun kuin muutkin Opiferus®-ratkaisut: talouden, opiskelijahallinnon ja raportoinnin pitää puhua keskenään, eikä tietoa saa joutua kirjoittamaan moneen paikkaan. Tästä syystä integraatiot (Peppi, Flywire) ja automaattiset muistutukset otettiin mukaan heti alusta lähtien.
Haluatko kuulla lisää?
Tämä ratkaisu on jo käytössä Centriassa ja sitä esitellään parhaillaan myös muille ammattikorkeakouluille. Jos teillä:
- seurataan vielä lukuvuosimaksuja Excelissä
- ei ole tapaa verrata ulkomaisia agentteja toisiinsa
- halutaan automatisoida opiskelijoille lähteviä viestejä
- on tavoitteena hallittu prosessi
niin tämä on juuri sitä varten tehty.
Ota yhteyttä, niin katsotaan, miltä ratkaisu näyttää juuri teidän organisaation datalla.
