Kun EU- ja ETA-alueen ulkopuolisille opiskelijoille tuli Suomessa lukuvuosimaksut vuonna 2017, Centria oli uuden edessä. Jo pitkään jatkunut kansainvälistyminen otti uusia kierroksia ja ulkomaalaisia opiskelijoita tuli paljon, lukuvuosimaksujen yhteissummat kohosivat muutamassa vuodessa miljoonaluokkaan ja samaan aikaan lukuvuosimaksujen seuranta perustui alati kasvavaan talous- ja opiskelijapalveluiden yhteiseen Excel tiedostoon ja siitä muodostettuihin Pivot-taulukoihin.
“Tämä oli ihan oikeasti riskialtista. Rahavirrat kasvoivat nopeasti niin suuriksi, että niiden seuraaminen Excelissä aiheutti runsaasti manuaalista työtä ja virheen mahdollisuus oli jatkuvasti läsnä. Pelkästään jo laatunäkökulmasta asiaan oli keksittävä jokin muu ratkaisu.” kertoo Centrian talouspalveluissa työskentelevä kirjanpitäjä Annamari Keskisarja.
Sama haaste oli käytännössä kaikilla suomalaisilla ammattikorkeakouluilla: jokaisella oli jokin oma “purkkaratkaisu”, mutta ei valmista sovellusta, joka olisi suunniteltu nimenomaan lukuvuosimaksuvelvollisten opiskelijoiden seurantaan.
Tästä syntyi yhteistyö Softwave Ohjelmistot Oy:n kanssa.
“Me tiesimme, että muilla korkeakouluilla on sama tarve. Siksi oli järkevää lähteä rakentamaan ratkaisua yhdessä”, Keskisarja sanoo.
Mikä oli Centrian lähtötilanne?
- Lukuvuosimaksullisten opiskelijoiden tiedot olivat eri paikoissa.
- Maksujen tuloutus kuukausittain piti tehdä manuaalisesti.
- Apurahojen hallinta ja niistä tehtävä verottajaraportti veivät paljon aikaa.
- Agenttien tuomien opiskelijoiden laatua ei pystytty seuraamaan: kuka toi opiskelijoita, kuinka moni heistä aloitti, keskeytti tai valmistui?
- Oleskelulupa-asioista piti muistaa laittaa viestejä erikseen.
- Ennustamista neljäksi vuodeksi eteenpäin ei ollut – vaikka johto sitä pyysi.
“Se oli meille talouspalveluissa iso juttu, että pystymme osoittamaan luvut ja ennusteet yhdestä paikasta”, Keskisarja kuvaa.
Ratkaisu, jota lähdettiin kehittämään
Softwaven kanssa rakennettu ratkaisu toi saman katon alle sen, mitä tähän asti tehtiin käsin:
- Lukuvuosimaksujen kokonaisvaltainen hallinta
Maksut saadaan järjestelmään ja ne voidaan tulouttaa lähes automatisoidusti oikeille kustannuspaikoille. Kuukausittainen käsityö väheni Centriassa Keskisarjan arvion mukaan lähes 80 prosenttia. - Peppi- ja Flywire-integraatiot
Koska opiskelijoiden tiedot ovat jo taustajärjestelmissä, niitä ei tarvitse enää siirrellä käsin Exceliin. Opiskelijan “elinkaari” hyväksymisestä valmistumiseen saakka pysyy hallussa. - Apurahojen hallinta ja raportointi verottajalle
Aiemmin kerran vuodessa tehty raskas ja manuaalinen työ voidaan tehdä raporttina suoraan järjestelmästä. - Agenttikuvion seuranta
Centria ja muut ammattikorkeakoulut haluavat seurata, mitä kautta opiskelijat tulevat, kuinka moni heistä keskeyttää ja millainen laatu eri agenteilla on. Järjestelmässä agentti voidaan kohdistaa opiskelijaan ja siitä saadaan raportit: opiskelijamäärät, agenttikohtaiset provisiot, keskeyttämisasteet. - Oleskelulupa- ja muistutusprosessit
Järjestelmä muistuttaa, jos jokin opiskelijan tieto puuttuu, oleskelulupa on päättymässä tai suomalainen henkilötunnus on täyttämättä. Tarve “muistaa katsoa Exceliä joka viikko” poistuu. - Ennusteraportointi
Koska lukuvuosimaksullinen opiskelija on koulussa usein useamman vuoden, oppilaitos haluaa nähdä myös tulevat tulot. Tätä ennustepuolta Softwave ja Centria kehittävät parhaillaan yhdessä, jotta taloushallinto saa neljän vuoden näkymän lukuvuosimaksuihin.
Mitä hyötyä Centrialle?
- Kuukausittainen taloushallinnon työ lukuvuosimaksuista väheni jopa 80 %.
- Laatu parani, kun tieto on yhdessä paikassa eikä katoile eri Excel-versioihin.
- Raportointi verottajalle ja johdolle nopeutui.
- Järjestelmä muistuttaa käyttäjää – ei toisinpäin.
- Opiferus-ratkaisua kehitetään yhteistyössä ja Centria saa uudet toiminnallisuudet ensimmäisten joukossa.
“Mielestäni tämä on ollut tosi tarpeellinen ratkaisu. Kun kerroimme tästä korkeakouluverkostoissamme, yhteydenottoja alkoi tulla heti. Se kertoo, että kipukohta on yhteinen,” Keskisarja summaa.
Lue lisää lukuvuosimaksujen hallinnasta täältä.
