Hankasalmi on noin 4 400 asukkaan kunta Keski-Suomessa. Kunnan talousjohtajana toimii Päivi Korhonen, joka on työskennellyt Hankasalmen kunnalla jo kymmenen vuoden ajan. Pienessä kunnassa taloushallinnon arki on monipuolista, vastuullista ja moni asia vaatii edelleen paljon manuaalista tietojen pyörittelyä.
– ”On pakkokin olla todella kartalla kaikesta, mitä tapahtuu. Pienessä kunnassa sitä tietää, mistä tieto löytyy ja mikä luku tarkoittaa mitäkin”, toteaa Korhonen.
Juuri tämä syvä ymmärrys omasta tekemisestä teki myös nykyjärjestelmien rajoitteet näkyviksi.
Vanhat järjestelmät, paljon manuaalityötä
Hankasalmen kunnassa taloushallinto on pääosin hoidettu omana työnä. Taloushallinnon tiimiin kuuluu talousjohtaja, kirjanpitäjä ja kaksi palkanlaskijaa. Järjestelmäkokonaisuus oli kuitenkin vuosien saatossa pirstaloitunut.
Käytössä ollut SAP-järjestelmä oli alun perin tarkoitettu huomattavasti suuremmille organisaatioille. Pienessä kunnassa se näyttäytyi monimutkaisena ja raskaana.
– ”Monen polun takaa piti tehdä asioita. Muistiotositteet kiersivät edelleen paperisina, kuntatietoraportointi tehtiin manuaalisesti Exceliin ja tietoja jouduttiin laskemaan erikseen”, Korhonen kuvailee tilannetta.
Lisäksi käytössä oli useita erillisiä järjestelmiä: ostolaskujen kierrätys, kirjanpito ja raportointi eivät keskustelleet keskenään reaaliaikaisesti. Tieto siirtyi viiveellä. Kirjanpidon korjauksia tehtäessä haasteita toi se, ettei muutokset näkyneet raportoinnissa välittömästi. Työnteko hidastui ja pakotti odottamaan seuraavaan päivään.
Tarve muutokselle syntyi halusta tehdä asiat paremmin
Kun tieto nykyisen kirjanpitojärjestelmän lisenssien päättymisestä varmistui, oli selvää, että muutokseen on ryhdyttävä. Viime keväänä Hankasalmi lähti kartoittamaan markkinoilla olevia vaihtoehtoja ja tulevaisuuden tarpeita vastaavia ratkaisuja.
Opiferus® Taloushallinto nousi esiin selvitysten kautta. Kun mahdollisuus pilottiin lopulta avautui, Hankasalmi tarttui siihen.
– ”Ajattelin heti, että meillä olisi ollut paljon annettavaa pilottiin. Olin aidosti iloinen, kun pääsimme mukaan.”
Käyttöönotto alkoi tytäryhtiöstä – nopeasti ja hallitusti
Opiferus® Taloushallinnon käyttöönotto aloitettiin kunnan suurimmasta tytäryhtiöstä, asunto-osakeyhtiöstä. Käyttöönotto oli nopea ja suoraviivainen.
– ”Se oli todella nopea. Koulutukset käytiin joulukuussa ja tammikuussa järjestelmä oli jo käytössä.”
Palaute järjestelmästä oli yksiselitteistä: ”Ohjelma on todella selkeä ja helppokäyttöinen.”
Kunnan puolella seuraava vaihe on testikannan käyttöönotto, jonka avulla henkilöstö voi harjoitella ja testata ilman, että tuotantodataan kosketaan. Tavoitteena on ottaa järjestelmä käyttöön kunnassa syksyllä.
Vähemmän käsityötä, enemmän aikaa ajattelulle
Opiferus® Taloushallinnolta Hankasalmella ei odoteta ensisijaisesti euromääräisiä säästöjä.
– ”Ohjelmistokulut pysyvät meillä suurin piirtein samalla tasolla. Kyse ei ole siitä.”
Tärkeämpää on työn sujuvoituminen:
- prosessien yksinkertaistaminen
- manuaalisen työn vähentäminen
- paperitositteista luopuminen
- reaaliaikainen ja luotettava tieto
- vähemmän järjestelmien välistä hyppelyä
Erityisen kiinnostavana Korhonen näkee Opiferus Taloushallintoon kuuluvat Talousdokumentti ja Johdon Työpöytä -ratkaisujen tarjoamat mahdollisuudet.
– ”Tällä hetkellä teemme talousarviokirjat ja tilinpäätökset Wordiin ja Exceliin. Siinä on valtavasti käsityötä, joka jää pois,” Korhonen iloitsee.
Katse eteenpäin: rauhallisempi arki taloushallintoon
Muutos ei ole pieni, sen tiedostetaan vaikuttavan laajasti koko organisaatioon. Hankasalmella taloushallinto ei tee kaikkea keskitetysti, vaan vastuualueet osallistuvat laskutukseen ja ostolaskujen tarkastukseen.
– ”Sen perusteella, mitä olen nyt käyttänyt Opiferusta, uskon että se lähtee aika nopeasti rullaamaan. Päivittäiset toimet eivät vie enää niin paljon aikaa.”
Lopullinen tavoite on selkeä: vapauttaa aikaa.
– ”Aikaa kehittämiseen, ajatteluun ja perehtymiseen. Ei pelkkää selviytymistä deadlinesta toiseen”, kiteyttää Korhonen.
Opiferus® Taloushallinto suoraviivaistaa Hankasalmen kunnan talousprosessit kokoamalla kirjanpidon, reskontrat, raportoinnin ja talousdokumentit yhdeksi yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Kun tieto liikkuu reaaliaikaisesti saman järjestelmän sisällä, manuaaliset siirrot, päällekkäinen työ ja järjestelmien välinen odottelu jäävät pois. Prosessit yksinkertaistuvat, virhemahdollisuudet vähenevät ja taloushallinnon arki muuttuu ennakoitavammaksi, aikaa vapautuu rutiinien pyörittämisestä tiedolla johtamiseen ja kehittämiseen.
Onko teidän kunnassanne taloushallinto vielä pirstaloitunut useisiin järjestelmiin – ja viekö manuaalinen työ liikaa aikaa?
Opiferus® Taloushallinto on rakennettu juuri pienten ja keskisuurten kuntien arkea varten: suoraviivaistamaan prosesseja, vähentämään käsityötä ja tuomaan taloustiedon yhteen paikkaan, reaaliaikaisena ja hyödynnettävänä.
👉 Tutustu ratkaisuun tai varaa keskusteluaika ja katsotaan yhdessä, miltä teidän kuntanne taloushallinnon tulevaisuus voisi näyttää.
