”Halusimme tehdä henkilöstösuunnittelua, josta on meille oikeasti hyötyä – ei vain täyttää lakisääteistä velvoitetta.” – Juha Kalli, tiedolla johtamisen asiantuntija, Porin kaupunki
Kun Porin kaupungilla päätettiin kehittää henkilöstösuunnittelua, lähtökohta oli selvä: haluttiin tehdä se kunnolla. HR -yksikkö päätti, ettei mennä siitä, mistä aita on matalin, vaan kehitetään henkilöstösuunnittelusta työkalu, joka tukee aidosti johtamista ja päätöksentekoa.
Excelistä kohti ammattinimikekohtaista tiedolla johtamista
Porin kaupungissa henkilöstösuunnittelua on tehty systemaattisesti jo usean vuoden ajan. Alkuvaiheessa työ tehtiin Excelissä, kymmenien tuhansien rivien tiedostoissa, joissa suunniteltiin henkilöstön määrät ammattinimike- ja kustannuspaikkatasolla.
–“Excel on maailman paras ohjelma, mutta silläkin on rajoitteensa. Kun mukana on yli 3000 työntekijää ja 150 esihenkilöä, tiedostot kasvoivat valtaviksi ja virheiden riski oli suuri”, kiteyttää Kalli.
Excel-pohjainen suunnittelu toi kuitenkin merkittäviä oppeja: kaupungissa opittiin ymmärtämään paremmin henkilöstörakennetta, eläköitymisiä ja toimintaympäristön muutosten vaikutuksia henkilöstötarpeisiin.
Esihenkilöt mukaan suunnitteluun – selkeä ja hallittu prosessi
Opiferus® Taloussuunnittelun HESU-moduuli toi henkilöstösuunnitteluun aivan uuden tason osallistamista. Järjestelmä mahdollisti 150 esihenkilölle oman kustannuspaikkansa näkymän ja vastuun tietojen syöttämisestä. Käyttöönotto eteni nopeasti ja hallitusti. Koulutusten jälkeen esihenkilöt syöttivät henkilöstötiedot järjestelmään, minkä jälkeen käyttöoikeudet rajattiin toimialakohtaisesti.
Porin kaupungissa HESU ei ole vain HR-työkalu, vaan linkki talouden ja henkilöstön yhteiseen suunnitteluun.
– “Ilman yhteistyötä talousyksikön kanssa tämä ei olisi onnistunut. Nyt kun henkilöstösuunnitelma hyväksytään lautakunnissa, se toimii suoraan myös budjetin pohjana. Kun painetaan nappia, kustannukset siirtyvät sekunnin murto-osassa talousarvioon”, Kalli iloitsee.
Koko organisaation hyöty
HESU on tuonut Kallin mukaan työarkeen tarkkuutta ja tehokkuutta, myös kulttuurimuutosta.
– “Meillä ei enää suunnitella irrallaan todellisuudesta. Jos esihenkilö lisää HTV:n, hän näkee heti, mitä se tarkoittaa euroina. Se auttaa tekemään realistisia ja vastuullisia päätöksiä.”
Opiferus® Taloussuunnittelun HESU-moduulin ansiosta Porin kaupunki pystyy nyt laatimaan ennusteet tuleville vuosille nopeasti ja luotettavasti. Suunnitelmien realistisuus, osallistavuus ja sitoutuminen ovat kasvaneet selvästi.
– “Nyt henkilöstösuunnittelu on aidosti osa talousprosessia. Se, mitä ennen tehtiin hajanaisesti eri järjestelmissä, tehdään nyt yhdessä ja yhdestä näkymästä. Tämä on iso askel kohti tiedolla johdettua henkilöstöpolitiikkaa”, kiteyttää Kalli.
Haluatko kuulla lisää siitä, miten Porin kaltainen suuri organisaatio teki henkilöstösuunnittelusta aidosti vaikuttavaa?
👉 Ota yhteyttä ja varaa esittely Opiferus® Taloussuunnittelun HESU-moduulista
