Haastattelu käynnistyy naurulla ja pienellä ääniteknisellä säädöllä – ja hyvin nopeasti käy selväksi yksi asia: Sipoon kuntassa tiedolla johtamista kehitetään hyvässä hengessä.
Ennen kuin päästään puhumaan mittareista, prosesseista ja raportoinnista, arjen ja vapaa-ajan toimialajohtaja Jukka Pietinen ja erityissuunnittelija Tanja Partanen ehtivät kehua toisiaan vuolaasti. Jukka nostaa esiin Tanjan laaja-alaisen kiinnostuksen tiedolla johtamiseen ja kyvyn jalostaa datasta oivalluksia. Tanja puolestaan kiittää Jukkaa luottamuksesta, vastuusta ja mahdollisuudesta kehittää asioita omannäköisesti – ja myöntää, että töissä on myös aidosti hauskaa.
Tunnelma kertoo paljon: kun organisaatiossa uskalletaan antaa vastuuta, sparrata toisia ja vieläpä nauraa yhdessä, syntyy hedelmällinen maaperä myös tiedolla johtamisen kehittämiselle. Sipoon tarinassa teknologia on tärkeä mahdollistaja – mutta liikkeellepaneva voima on ihmisten välinen luottamus ja yhteistyö.
Lähtötilanne: Wordista kohti kokonaisvaltaista tiedolla johtamista
Kun Sipoon kunta hankki Opiferus Johdon Työpöydän, alku ei ollut täysin tavanomainen. Ratkaisu tilattiin alun perin talousarvion tekemisen tueksi – pois Word- ja Excel-pohjaisesta, raskaasta käsityöstä.
– “Olimme vähän hämmentyneitä. Emme edes tienneet tarvitsevamme tällaista ratkaisua. Kun hahmotin millaisen järjestelmän mistä on kysymys, totesin, että meillehän on tehty iso palvelus. Tämä on väline tiedolla johtamiseen”, kiteyttää Pietinen.
Hyvin nopeasti kävi kuitenkin ilmi, että kyse ei ollut vain yhdestä ratkaisusta, vaan huomattavasti laajemmasta mahdollisuudesta kehittää koko kunnan tiedolla johtamista.
Näin alkoi matka kohti systemaattisempaa, visuaalisempaa ja vaikuttavampaa johtamista.
Selkeä vastuunjako ja hallittu eteneminen
Organisaatiomuutoksen jälkeen tiedolla johtamisen kehittämisvastuu siirtyi arjen ja vapaa-ajan toimialalle. Erityissuunnittelija Tanja Partanen vastaa Opiferuksen käytön jalkauttamisesta ja tiedolla johtamisen kehittämisestä.
– “Tavoitteena on, että yhdeltä johdon työpöydältä näkee mahdollisimman paljon päivittäisjohtamiseen liittyvää dataa – helposti ja visuaalisesti,” Partanen tiivistää.
Kehittämistä on tehty hallitusti ja vaiheittain. Sipoon toimintakulttuuriin kuuluu maltillinen eteneminen – ratkaisuja ei viedä väkisin läpi, vaan oikeassa rytmissä.
– “Tämä on iso toimintakulttuurin muutos. Kunnassa mikään ei tapahdu sormia napsauttamalla, mutta nyt meillä on väline, jonka avulla voimme edetä systemaattisesti,” Pietinen sanoo.
Mitä Opiferus Johdon Työpöytä on muuttanut?
1. Talouden seuranta yhdellä silmäyksellä
Aiemmin talouden seuranta vaati erillisiin järjestelmiin siirtymistä, tietojen hakemista ja raporttien käsityönä kokoamista. Nyt:
- Talouden toteuma näkyy visuaalisesti yhdellä näkymällä
- Tilinpäätökset, osavuosikatsaukset ja talousarviopohjat löytyvät samasta paikasta
- Raporttipohjia rakennetaan niin, että tiedot siirtyvät automaattisesti
– “Enää ei tarvitse leikata, liimata ja askarrella. Se säästää aikaa ja vähentää virheiden mahdollisuutta,” Pietinen kuvaa.
2. Henkilöstö- ja taloustieto samassa näkymässä
Johdon työpöytä yhdistää talous- ja henkilöstömittarit samaan kokonaisuuteen. Tämä mahdollistaa kokonaisvaltaisemman analyysin:
- Talouskehityksen mittarit
- Henkilöstömittarit
- Muut toiminnan keskeiset indikaattorit
– “Kaikki ei ole yhtä tärkeää, mutta kun mittarit ovat näkyvissä, opimme tunnistamaan, mitkä ovat aidosti toiminnan kannalta kriittisiä,” Pietinen toteaa.
3. Visuaalisuus tukee ymmärrystä ja viestintää
Graafiset näkymät, käyrät ja mittarit helpottavat:
- Esihenkilöiden tiedonkeruuta
- Johtoryhmän päätöksentekoa
- Raportointia luottamushenkilöille
– “On aivan eri asia esittää asia visuaalisesti kuin Excel-taulukkona. Se helpottaa myös päättäjien ymmärrystä,” Partanen sanoo.
Prosessien kehittäminen – suurin hyöty
Sipoon kokemuksen mukaan yksi merkittävimmistä hyödyistä ei ole pelkästään tekninen.
– “Ratkaisu on pakottanut meidät kehittämään omia prosessejamme. Ilman tätä välinettä tiedolla johtamisen periaatteiden jalkauttaminen olisi paljon vaikeampaa,” Partanen kiteyttää.
Johdon työpöytä on tehnyt kehittämistarpeet näkyviksi ja tuonut tiedolla johtamisen konkreettiseksi osaksi arkea.
Tulevaisuuden malli: Keskitetty mutta joustava
Sipoon kunta rakentaa tiedolla johtamisen mallia, jossa yhdistyvät selkeä keskitetty ohjaus ja toimialojen oma kehittämisvapaus. Tavoitteena on ensin määritellä koko kuntaa koskevat yhteiset, strategisesti keskeiset mittarit, joita seurataan organisaation kaikilla tasoilla. Näin varmistetaan, että kaikilla on yhteinen näkymä kunnan tilanteeseen ja kehityssuuntaan.
Samanaikaisesti jokaiselle toimialalle nimetään omat pääkäyttäjät, jotka vastaavat työpöydän sisällön kehittämisestä ja ylläpidosta omalla vastuualueellaan. Toimialoille annetaan myös mahdollisuus rakentaa yhteisten mittareiden rinnalle omia lisämittareita, jotka tukevat juuri heidän palveluidensa johtamista ja arjen päätöksentekoa.
Pietinen kiteyttää mallin ajatuksen: “Meillä on keskusjohtoisuus siellä missä tarvitaan, mutta toimialoilla on mahdollisuus kehittää omaa johtamiskulttuuriaan.”
Kehittämistä ei tehdä siiloissa, vaan yhteinen kehittämisfoorumi varmistaa, että hyviksi havaitut mittarit, näkymät ja käytännöt jaetaan koko organisaation käyttöön. Näin tiedolla johtaminen vahvistuu tasaisesti koko kunnassa ja parhaat oivallukset hyödyttävät kaikkia toimialoja.
Miksi tämä kiinnostaa muita kuntia?
Sipoon tarinasta voi tunnistaa monelle kunnalle tutut haasteet:
- Word- ja Excel-pohjainen raportointi
- Hajallaan oleva tieto
- Manuaalinen raporttien koostaminen
- Talouden ja henkilöstötiedon erillisyys
- Vaikeus viestiä selkeästi päättäjille
Opiferus Johdon Työpöytä on tarjonnut Sipoossa:
✔ Yhden näkymän johtamiseen
✔ Visuaalisen ja helposti hahmotettavan kokonaisuuden
✔ Rakenteen tiedolla johtamisen kehittämiseen
✔ Ajan säästöä raportointiin
✔ Tuen toimintakulttuurin muutokseen
“Iso pyörä on liikkeessä”
Sipoo on vielä kehitysmatkalla – mutta suunta on selkeä.
– “Olemme alkuvaiheessa, mutta näemme paljon mahdollisuuksia. Tämä on iso pyörä, joka on lähtenyt pyörimään,” Pietinen sanoo.
– “Tavoitteena on, että esihenkilö saa tarvitsemansa tuen yhdeltä työpöydältä. Se on se visio,” Partanen täydentää.
Sipoon esimerkki osoittaa, että tiedolla johtaminen ei synny yhdessä yössä, mutta oikealla työkalulla siitä tulee mahdollista, hallittua ja vaikuttavaa.
Haluatko kuulla lisää Sipoon kokemuksista tai keskustella, miten Johdon Työpöytä voisi tukea teidän kuntaanne?
👉 Ota yhteyttä ja varaa esittely Opiferus® Johdon Työpöydästä
