Taloushallinnon ohjelmiston vaihtaminen saattaa tuntua todella ahdistavalta ja vaativalta kaiken kiireen keskellä. Vaihto voi tarkoittaa Excel-hässäkän korvaamista ohjelmistolla tai siirtymistä aikansa palvelleesta ohjelmistosta toiseen. Toisinaan lähdetään liikkeelle täysin tyhjältä pöydältä, jolloin kaikki ohjelmiston käyttöönotossa on uutta ja enemmän opettelua vaativaa.
Vaihdossa on mietittävä miten nykyisen ohjelmiston tiedot ja prosessit siirretään uuteen järjestelmään, miten työn tekeminen muuttuu, ja mitä dataa on järkevää siirtää historiatiedoiksi. Väistämättä esiin nousee myös toimenpiteiden oikea ajoitus. Milloin siirto vaikuttaa vähiten toimintaan? Milloin käyttäjillä on aikaa perehtyä uuteen järjestelmään? Käytetäänkö kahta järjestelmää rinnakkain? Missä vaiheessa tilikautta hankinta kannattaa tehdä?
Mikä on vähiten huono ajankohta?
Organisaatioiden vuosikellot ovat erilaisia ja sesonkien ajankohdat vaihtelevat. Tilinpäätösraportointi, budjetointi, rahoitushakemukset, loma-ajat – taloushallinnossa on koko ajan erilaisia työvaiheita käynnissä ja deadlineja lähestymässä. Mikäli toiminta on kausiluonteista, kannattaa vaihto luonnollisesti tehdä hiljaisempana aikana. Ajankohdan valintaan vaikuttaa myös se, mistä ohjelmistosta on kyse. Kaikkein tärkeintä on organisoida käyttöönotto ja vastuunjako selkeästi.
Taloushallinnon ohjelmiston tai palvelun toimittajan vaihtamisessa paras ajankohta on tilikauden alku. Vaihdon ei tarvitse osua täsmälleen tilikauden taitteeseen mutta se kannatta tehdä ensimmäisen kvartaalin aikana, jolloin tilikauden aikaiset raportoinnit saadaan sujumaan jouhevasti. Käyttöönottoon olisi hyvä resursoida joku muu kuin taloushallinnon suorittava työntekijä. Mikäli heitä kuitenkin on mukana käyttöönotossa, tärkeintä on aikataulutus ja muutostöiden pilkkominen sopiviin paloihin.
Laaja-alainen toiminnanohjausjärjestelmä kannattaa vaihtaa, kun organisaation johto pystyy sitoutumaan käyttöönottoon ja osoittamaan projektille vastuuhenkilön. Tällöin käyttöönoton aikatauluttaminen ja sijoittaminen tilikauden eri vaiheisiin onnistuu helpoimmin. Organisaation toimintaa muutettaessa kannattaa myös toiminnanohjausjärjestelmä vaihtaa vastaamaan uusia tarpeita. Aina vaihdon ei tarvitse toteutua kerralla vaan uudistus voidaan tehdä myös osa-alueittain.
Budjetointi- ja talousraportointijärjestelmän vaihto ei ole ajankohdasta riippuvaista. Käyttöönotto voidaan tehdä kahdella tavalla: järjestelmä voidaan ottaa käyttöön joko seuraavaa budjetointia varten tai budjetin teon jälkeen. Kevyimmillään budjetointi- ja talousraportointijärjestelmän vaihto tapahtuu kuin huomaamatta eikä käyttöönottoprojekti vie paljoa työaikaa. Joustavalla ohjelmistotoimittajalla on projektin vetovastuu sekä käytössään talouden ja tekniikan asiantuntijat. Toimittaja pyytää asiakkaalta kaikki tarvittavat tiedostot käyttöönottoa varten, suorittaa tietojen siirron järjestelmään ja pitää koulutukset.
Johdon raportointijärjestelmän vaihto voidaan toteuttaa milloin tahansa, mutta sitä ei ole suositeltavaa tehdä vuoden kiireisimpään aikaan. Projekti voidaan myös tarvittaessa vaiheistaa. Ensin kannattaa ottaa käyttöön hyväksi todetut ja useilla organisaatioilla testatut sisällöt, joiden määrittelemiseen ei tarvitse käyttää aikaa. Toisessa vaiheessa voidaan pureutua hieman enemmän pohtimista vaativiin seikkoihin, kuten oman toiminnan erityispiirteisiin ja niiden seurannan ratkaisemiseen.
Kustannus- ja kannattavuuslaskentajärjestelmä on jälkilaskentatyökalu, joka ei vaadi muutoksia jo olemassa oleviin järjestelmiin vaan se hyödyntää niiden tuottamia tietoja. Tästä syystä työkalu voidaan ottaa käyttöön missä vaiheessa vuotta tahansa. Vaihdon yhteydessä on hyvä tarkastella aikaisemman järjestelmän tuottamaa tulosta ja miettiä uupuuko siitä jotain olennaista tai onko siinä jotain turhaa. Tärkeintä on pohtia, millaisia tuloksia laskennasta halutaan ja miten niitä tullaan hyödyntämään. Laskennasta ei kannata tehdä liian työlästä, jotta sitä jaksetaan päivittää.
Ensin yrityksen toiminta kuntoon
Kun toiminta on hyvin organisoitua, uuden järjestelmän vaihtaminen on nopeaa ja helppoa. Mikäli toiminnan organisoinnissa on paljon haasteita ja muutostarpeita, ne nousevat takuulla pintaan. Samaan projektiin ei kannata kytkeä koko toiminnan uudelleenorganisointia, vaikka se houkuttelisikin. Ohjelmiston vaihdon yhteydessä on kuitenkin luontevaa ja viisasta muuttaa jämähtäneitä toimintatapoja.
Olemme huomanneet, että täydellisen ratkaisun suunnittelu kerralla on haastavaa. Usein voidaan arvioida väärin mitä säännöllistä tietoa tarvitaan organisaation viemiseen kohti haluttuja tavoitteita. Mikäli järjestelmän vaihtoon ollaan päätymässä, voidaan sitä valmistella kuvaamalla yksinkertaisesti nykyiset tietolähteet sekä raportoinnin tekemiseen ja hyödyntämiseen liittyvät prosessit. Olennaista on valita järjestelmänvaihdokseen ammattimainen kumppani, joka osaa ohjata organisaation muutoksen läpi hallitusti.
VAIHTAJAN MUISTILISTA:
- Kartoita ongelmakohdat, jotka voi ratkaista uudella järjestelmällä
- Selvitä, onko järjestelmän vaihtoon saatavilla kehittämisavustuksia
- Määrittele eri yksiköiden tarpeet uudelle järjestelmälle
- Kartoita järjestelmävaihtoehdot
- Pyydä esittely parhaiten tarpeitasi vastaavista vaihtoehdoista
- Tee suunnitelma ja aikataulu ohjelmistonvaihdosta mukaan lukien viestintä ja koulutus
- Hyödynnä rohkeasti asiantuntevan ohjelmistotoimittajan kokemusta
HALUATKO KUULLA LISÄÄ TALOUSHALLINNON OHJELMISTOISTA?
Ota yhteyttä ja jutellaan lisää:
Janne Lehtinen
Toimitusjohtaja
010 2928 827
