Tyypillisestä kunnasta löytyy useita satoja sovelluksia. Soten siirryttyä hyvinvointialueille, sovellusten määrä on varmasti tippunut jonkin verran, mutta edelleen julkisella sektorilla määrä on valtava. Sovelluksia kunnasta löytyy laidasta laitaan aina kirjanpitojärjestelmästä kiinteistöhallintajärjestelmään. Lisäksi käytössä on lukuisia erilaisia alustoja kuten verottajan ja kelan portaalit.
Tämän sovellusviidakon keskellä on äärimmäisen tärkeää muistaa niiden vaikutus organisaation työntekijöiden työhyvinvointiin. Hyvin tarkoitustaan palveleva sovellus, jota käyttäjät osaavat tehokkaasti hyödyntää työssään, lisää työhyvinvointia.
Kuvitellaan tilanne missä organisaatioon on hankittu uusi operatiivisen toiminnan sovellus, olkoon se, vaikka budjetointijärjestelmä, jonka avulla on tarkoitus jalkauttaa ja helpottaa talousarvioprosessia. Käyttöönoton yhteydessä sovelluksen käyttöön yleensä hankitaan kattava koulutuspaketti, jonka avulla varmistetaan, että uusi sovellus päätyy tehokäyttöön organisaatiossa.
Mitä tapahtuu, kun budjetti on luotu ja vierähtää vuosi ja alkaa uuden budjetin luonti? Moniko on ehtinyt unohtaa sovelluksen käytön tai montako uutta henkilöä talousarvioprosessissa on uudella kierroksella mukana? Julkisen sektorin suhteellisen suuri henkilöstövaihtuvuus haastaa käytettävien sovellusten tehokkuuden. Toinen haaste, samalla myös mahdollisuus, on sovellusten tuotekehitys, joka jatkuvasti vie sovellusta eteenpäin ja mikäli organisaatiossa ei perehdytä uusiin toiminnallisuuksiin, saattaa sovelluksen käyttö olla muutaman vuoden jälkeen puolitehoista.
Vinkki:
Katseet kohdistuvat hiljalleen vuoden 2024 talousarvioon. Ohjeiden avulla saat tehtyä talousarviosta helppolukuisen, informatiivisen ja päätöksentekoa tukevan kokonaisuuden.
Lataa uusin oppaamme “Näin stailaat vuoden 2024 talousarvion – 5 helppoa vinkkiä”.
Säästöpaineiden alla olevat kunnat usein hakevat säästöjä karsimalla mm. ostopalveluja ja valitettavan usein tämä tarkoittaa koulutusten vähenemistä. Väittäisin kuitenkin, että kertauskoulutuksilla jo käytössä olevien sovellusten osalta saavutetaan työaikasäästöjä lyhyelläkin aikajänteellä. Mikäli työntekijä joutuu käyttämään kohtuuttoman paljon aikaa sovelluksen itsenäiseen opiskeluun, tullaan väistämättä siihen kysymykseen, että käytetäänkö työaika tehokkaasti tai järkevästi. Usein ajatellaan, että kun itse tehdään niin halvemmalla päästään. Valitettavan usein tämä ajatus vie metsään ja aiheuttaa todellisuudessa turhia kuluja. Lisäksi työajan hukkaaminen ei ole ainoa sivutuote tässä yhtälössä. Sovellukset, joiden käyttö on epävarmaa ja vaativat jatkuvaa perehtymistä, vaikuttavat negatiivisesti työntekijän hyvinvointiin.
Tässä tulee vähän väkisinkin mieleen tällainen lemmikin hankintaan liittyvä varoitus: ”Älä hanki lemmikkiä, mikäli et ole valmis huolehtimaan kaikista sen tarpeista koko sen eliniän”. Samaa voisi pilke silmäkulmassa soveltaa myös sovelluksiin: ”Älä hanki sovellusta, mikäli et ole valmis panostamaan sen tehokkaaseen käyttöön organisaatiossasi”. Sovellus vaatii jatkuvaa ylläpitoa osaamisen näkökulmasta. On tärkeä huolehtia, että työntekijät osaavat käyttää niitä, jolloin varmistetaan, että hankittu sovellus palvelee organisaation tarpeita oikein ja tehokkaasti. Kouluttautumalla vältetään myös virhetilanteita ja turhautumista, joita osaamattomuus voi tuottaa.
Sovellukseen investointi organisaatiossa on usein investointi tehokkaaseen työajankäyttöön automatisoimalla manuaalisia toimintoja ja helpottamalla työntekijöiden arkea. Pidetään siis huoli, että organisaatiomme työntekijät osaavat käyttää hankittuja sovelluksia, jolloin investoinnin arvo organisaatiolle säilyy myös tulevaisuudessa.
Lue lisää Softwaven koulutuksista tästä.
JENNI TULINIEMI
Tuotepäällikkö
