Lapin liiton ja Lapin kuntien kehittämishankkeessa kilpailutettiin tiedolla johtamisen ratkaisut. Kilpailutuksen myötä Opiferus® Johdon Työpöytä otettiin käyttöön hankkeeseen osallistuneissa 10 kunnassa, joista monet alkoivat myöhemmin hyödyntää Opiferus®-tuoteperhettä laajemminkin. Tämä on lyhyt, mutta tosi tarina Pellon kunnan ja Opiferus® Talousdokumentti -sovelluksen yhteisen taipaleen alkumetreistä.
Pellon kunnassa oltiin kyllästyneitä talousdokumentoinnissa käytettyjen Excel- ja Word-tiedostojen sekä tiedonhallintaympäristön yhteensopimattomuuden aiheuttamaan copy-paste-rumbaan. Se kun vaati aina viikkokausien turhan käsityön ja oli hermoja raastavaa niin dokumenttien kokoajalle kuin tietojen toimittajillekin – ja paineilla oli vielä tapana kasvaa deadlinen lähestyessä.
– Olin useammassa yhteydessä tuonut ongelman esiin ja kun kävi ilmi, että hankkeen yhteydessä on taloustietojamme jo tallennettuna Opiferus®-järjestelmään, niin tunnelin päässä alkoi näkyä valoa. Löysimme ratkaisun Opiferus® Talousdokumentti -sovelluksesta syksyllä 2021 ja kun talousarvio hyväksyttiin joulukuun puolivälissä, oli dokumentti jo valmis. Käyttöönotto melkein nollasta valmiiseen asiakirjaan sujui näppärästi ja vei siis aikaa vain muutaman kuukauden, kertoo Pellon kunnan hallintosihteeri Suvi Ratavaara.
Hänen mukaansa Opiferus® Talousdokumentti -sovellus on helpottanut ja sujuvoittanut arjen työskentelyä radikaalisti. Ehdottomasti parasta on ollut copy-paste-vaiheen poisjääminen – mikä on myös vapauttanut työaikaa talousarvion muuhun valmisteluun.
– Talousdokumentit rakennetaan nyt helppokäyttöiseen, selainpohjaiseen sovellukseen ja jokainen pääsee omilla tunnuksillaan syöttämään tiedot siihen suoraan. Monta turhaa ja aikaa vievää välivaihetta on siis jäänyt pois. Sovellukseen valmiiksi määritellyt muotoiluasetukset ovat puolestaan poistaneet dokumentin ulkoasuun ja sen viimeistelyyn liittyvät työt.
Ratavaara kiittelee myös Opiferus® Talousdokumentti -sovelluksen asiakirja-automaatiota.
– Ennen talousarvio ja tilinpäätös olivat kaksi erillistä projektia. Nyt hyödynnämme automaatiota myös valmistumassa olevan tilinpäätöskirjan 2021 kokoamisessa. Ja esimerkiksi kun ensi keväänä alamme tehdä vuoden 2022 tilinpäätöstä, niin muutamme vain talousarviopohjan tilinpäätöspohjaksi ja alamme täyttää tuloksia – ja eurot tulevat ohjelmistosta automaattisesti.
”Valtava harppaus toimintatavoissa; eroa on kuin yöllä ja päivällä.
SUVI RATAVAARA, PELLON KUNNAN HALLINTOSIHTEERI
Huippujuttu. Käänteentekevä muutos.”
Kunta käyttää sovellusta myös strategisten tavoitteiden ja toimenpiteiden suunnittelussa.
– Sanalliset ja laadulliset tavoitteet on nyt muutettu numeerisiksi, jolloin toteumia on helpompi seurata. Ja raportointivaiheessa ne vielä merkitään kätevillä värikoodeilla, Ratavaara toteaa.
Hän arvostaa suuresti myös Softwaven palvelua.
– Asiakaspalvelu on ollut aina ystävällistä, asiantuntevaa ja nopeaa. Koulutukset ovat olleet huolellisesti suunniteltuja ja helppotajuisia. Sellaista positiivista rautalanganvääntöä. On kerrattu aina riittävästi ja varmistettu, että kaikki oppivat. Ja video on jäänyt käyttöömme niitä varten, jotka eivät päässeet osallistumaan koulutukseen. Koronatilanteen helpottuessa otimme kouluttajan myös paikan päälle.
Ratavaara itse ei mistään hinnasta vaihtaisi takaisin copy-paste-systeemiin.
– Mikäli joku kunta vielä miettii Opiferus® Talousdokumentti -sovelluksen suhteen ”juu vai ei”, niin oma suositukseni on ehdottomasti ”juu”.
