Haminan kaupunki on ollut Softwaven asiakas vuodesta 2021. Organisaatiolla on tällä hetkellä käytössään Opiferus®-tuoteperheen Talousdokumentti- sekä Taloussuunnittelu-ratkaisut. Opiferus®Johdon Työpöytä on vielä sisäänajovaiheessa.
– Kuulin Opiferus®-ratkaisuista ensimmäistä kertaa Ekamin – eli Kotkan-Haminan seudun koulutuskuntayhtymän – johtajalta Sami Tikkaselta, joka kertoi olevansa niiden tyytyväinen käyttäjä. Koska työpöydälläni oli tuolloin tiedolla johtamisen kehittäminen, päätin selvitellä asiaa hieman tarkemmin. Lopulta kuulin myös Kalajoen kollegoilta positiivista palautetta Opiferus®-ratkaisuista. Kerroin havainnoistani organisaatiossamme ja kiinnostuimme Softwavesta ja heidän Opiferus®-tuoteperheestään toden teolla. Yhteistyömme softwavelaisten kanssa alkoi virallisesti syksyllä 2021, muistelee Haminan kaupungin osallisuusjohtaja Pia Nordman.
Vuoden 2022 syksyllä Haminan kaupunki alkoi pilotoida Opiferus® Taloussuunnittelua heidän tuolloin käytössä olleen ratkaisun tuen päättyessä.
– Uskoakseni 99 %:ssa kunnista tehdään mieletön määrä taloushallintoon liittyvää manuaalityötä. Esimerkiksi osavuosikatsauksia laaditaan muokkaamalla ajettuja taloustoteumia Excelissä ja käyttämällä taulukoissa leikkaa-liimaa-tekniikkaa, mikä ei ole tuottavaa hallinnollista työtä, toteaa Haminan kaupungin talousjohtaja Olli Vilen.
Vilen on tosi tyytyväinen nykyiseen tilanteeseen; toteutumatiedot tulevat Opiferus®-ratkaisuihin vanhasta lähdejärjestelmästä ja integraatio toimii erinomaisesti. Hän arvostaa etenkin Opiferus® Talousdokumentin ja siihen integroidun Taloussuunnittelun mahdollistamaa leikkaa-liimaa-työn poisjäämistä. Vilenin mielestä hienoa on myös se, miten valmisteluvaiheessa jollekin kustannuspaikalle budjetoituihin euroihin tehdyt muutokset päivittyvät automaattisesti suoraan kustannuspaikalta tulosalueen ja koko kaupunginkin tuloslaskelmaan.
”Ovathan nämä Opiferus® Talousdokumentti ja Taloussuunnittelu tosi edistyksellisiä ratkaisuja.”
OLLI VILEN, HAMINAN kaupungin talousjohtaja
– Lähdimme tekemään vuoden 2023 talousarviotamme Opiferus® Taloussuunnittelulla, mutta aikataulullisista syistä ihan kirjaa emme saaneet valmiiksi. Meillä on kuitenkin olemassa nyt valmiina erinomaiset pohjat vuoden 2024 talousarviota varten ja se tullaan tekemään alusta loppuun Opiferus® Taloussuunnittelu- ja Talousdokumentti-ratkaisuja käyttäen, Vilen kertoo.
Tänä vuonna Haminan kaupungin maaliskuun osavuosikatsaus tehtiin Opiferus® Talousdokumentin avulla siirtämällä kirjanpito-ohjelman toteutumaluvut Taloussuunnitteluun ja Talousdokumenttiin valmiiksi luotuihin taulukkopohjiin.
– Olemme todenneet Opiferus®-ratkaisut erinomaisiksi – emmekä ole myöskään kuulleet kilpailevista tuotteista tai tuoteperheistä, joista löytyisi vastaavat ominaisuudet. Totta kai eteen on tullut myös haasteita; olemme tiedolla johtamisen suhteen vasta alkutaipaleella, ratkaisujen käyttöönotto vie oman aikansa kuten myös kaikkien ominaisuuksien käytön, hyödyntämisen ja tunnistamisen oppiminen. Onneksi Softwave on sopivan pieni ja mukavan ketterä yritys ja olemme olleet erittäin tyytyväisiä sekä heidän asiakaspalveluunsa että konsultoivaan otteeseen käyttöönottoprosessien suhteen, Vilen ja Nordman toteavat.
He ovat matkan varrella havainneet käyttämiinsä Opiferus®-ratkaisuihin ja Softwaven palveluun liittyviä kehityskohteitakin, joita käydään softwavelaisten kanssa läpi hyvässä yhteistyön hengessä.
– Organisaatiomme on ottanut melkoisen digiloikan. Opiferus®-tuoteperheen ansiosta varsinkin osavuosikatsausten ja talousarvion laadintaprosessimme ovat tehostuneet merkittävästi nimenomaan Talousdokumentin ansiosta – ja kaikkia ratkaisujen ominaisuuksia emme ole vielä edes ottaneet käyttöön, Vilen sanoo.
Opiferus® Johdon Työpöytääkin on ajettu organisaatiossa sisään. Mittaristoja on laadittu strategiselle tasolle sekä osittain prosessienkin säännölliseen arviointiin ja seurantaan. Pohdinnassa on muun muassa mitä ratkaisulta halutaan ja miten sitä hyödynnetään, mitkä ovat säännölliset seurattavat mittarit sekä miten niiden perusteella voidaan tehdä oikeanlaisia toimenpiteitä. Yksittäisillä tulosalueilla Johdon Työpöytä on kuitenkin jo otettu käyttöön.
– Tulevaisuudessa – kun Johdon Työpöytä on toivottavasti koko organisaatiomme käytössä – voivat tiimitkin seurata datan avulla vaikkapa sitä, miten niissä on esimiehen tai johdon asettamien tavoitteiden suhteen onnistuttu. Lisäksi voimme helpommin saavuttaa ”minimillä maksimia” ja seurata vaikkapa henkilökuntamme työhyvinvointia, Nordman toteaa.
”Opiferus® Johdon työpöytä mahdollistaa merkittävän johtamisen tehostamisen.”
PIA NORDMAN, HAMINAN kaupungin OSALLISUUSjohtaja
– Softwave on ehdottomasti tunnistanut kuntien talousdokumentteihin ja niiden laatimiseen sekä johdon työpöytään liittyvät haasteet. Eli tosi hyvällä tiellä ollaan. Olin erittäin ilahtunut kuullessani hiljattain, että Softwavella on käynnissä myös ”kunta ERP” -hanke, jossa kehitetään Opiferus®-tuoteperheeseen kuntapuolen kirjanpitojärjestelmää. Olemme käyneet Softwaven kanssa alustavasti keskusteluja, että Haminan kaupunki voisi lähteä tähän pilottiin mukaan, mikä mahdollistaisi jatkossa entistä syvemmän yhteistyön ja vahvemman integraation järjestelmien välillä, Vilen toteaa lopuksi.
