Haminan kaupungin talousjohtaja Olli Vilen on ollut keskeisessä roolissa kaupungin taloushallinnon modernisoinnissa ja prosessien tehostamisessa. Yhteistyö Softwave Ohjelmistot Oy:n kanssa alkoi vuonna 2021, kun kaupunki otti käyttöön Opiferus®-tuoteperheen ratkaisuja, kuten Johdon Työpöydän, Talousdokumentin ja Taloussuunnittelun. Jo näiden työkalujen avulla Haminan kaupunki on onnistunut vähentämään manuaalista työtä ja parantamaan tiedolla johtamista.
Mitkä asiat kannustivat ottamaan osaa pilottiin?
Haminan kaupungissa oli tunnistettu useita taloushallinnon prosessien pullonkauloja, joista monet liittyivät vanhentuneisiin ohjelmistoihin. Aiempi yhteistyö Softwaven kanssa Opiferus®-tuoteperheen, kuten johdon työpöydän ja taloussuunnittelun, parissa oli tuottanut hyviä kokemuksia.
”Kun kuulimme mahdollisuudesta liittyä mukaan KuntaERP-taloushallintoratkaisun pilottiin, vakuutuimme nopeasti ainutkertaisesta mahdollisuudesta lähteä kehittämään meidän tarpeisiin parhaiten soveltuvaa kokonaisvaltaista ratkaisua, joka mahdollistaa tehokkaat prosessit saattaen Haminan taloushallinnon sovellukset 2020-luvulle”, kertoo Haminan kaupungin talousjohtaja Olli Vilen.
”Kuntien talous on tiukalla” – miten Opiferus® ratkaisee asiaa?
Kuntien taloudellisen tilanteen kiristyessä on olennaista varmistaa, että taloushallinnon prosessit ovat tehokkaita ja tukevat kustannustehokkuutta. ”Meidän on välttämätöntä huolehtia ja varmistua, että taloushallintoon liittyvät prosessit toimivat ja meillä on käytössä parhaat järjestelmäratkaisut”, Vilen painottaa.
Opiferus® Taloushallinnon myötä on mahdollista selvittää ja hyödyntää tekoälyn ja robotiikan tuomia mahdollisuuksia. ”Tavoitteena on toimivat ja kustannustehokkaat prosessit ja ratkaisut, joissa ei ole tarpeettomia ja työläitä manuaalisia työvaiheita.”
Haminassa on toteutettu vuonna 2025 organisaatiouudistus, jonka myötä kaupungin eri toimialojen talouden johtamisen tueksi on perustettu controller-tiimi. ” Controller-toiminnoissa tulemme hyödyntämään johdon työpöytää, johon jo nykyisestä kirjanpidon sovelluksesta siirtyy päivittäin toteutumatiedot tileittäin ja kustannuspaikoittain. Tarkoituksena on, että johdon työpöydälle nousee poikkeamat siten, että controllerit voivat toimialajohdon tukena keskittyä syiden selvittämiseen sen sijaan, että aikaa menisi poikkeamien etsimiseen.”
Millaisia ahaa-elämyksiä pilotti on tarjonnut?
Pilotin aikana Haminassa alettiin kartoittaa taloushallinnon prosessien ja järjestelmien kehityskohteita.
”Aloimme listaamaan keväällä 2024 taloushallinnon prosessien ja järjestelmien pullonkauloja, aikasyöppöjä työvaiheita ja epätarkoituksenmukaisia toimintatapoja. Tätä listaa onkin kertynyt ja sitä päivitetään jatkuvasti”, Vilen kertoo. Hänen mukaansa pilotti on vain vahvistanut kaupungin näkemystä siitä, että kehitystyö on välttämätöntä.
Mitä sisäisesti tulee vielä ottaa huomioon?
Vaikka Opiferus® Taloushallinto tarjoaa ratkaisuja moniin haasteisiin, Haminassa haluttiin varmistaa, että myös sisäiset prosessit ovat mahdollisimman tehokkaita. ”Osan talouspalveluiden prosessien kehittämisestä näimme järkeviksi teettää ulkopuolisilla asiantuntijoilla. Prosessien auditointi käynnistyy helmikuun lopussa ja sen on tarkoitus valmistua kesään mennessä”, Vilen kertoo.
Tavoitteena on myös automatisoida esimerkiksi laskutukseen liittyviä rajapintoja, jotta manuaalinen laskutus saadaan minimoitua. ”Asiakkaita ohjataan jatkossa sähköisten varausjärjestelmien käyttöön ja ennakkomaksuihin.”
Mikä on Haminan ideaalitilanne Opiferus® Taloushallinnon kanssa?
”Tehokkaat prosessit, raportoinnin ja tiedolla johtamisen tunnusluvut päätöksenteon tueksi”, Vilen kiteyttää.
Haminan kaupungin tavoitteena on luoda taloushallinnosta moderni, tehokas ja vähemmän manuaalista työtä vaativa kokonaisuus. Opiferus® Taloushallinto mahdollistaa tämän muutoksen ja tukee kaupungin strategista päätöksentekoa pitkällä aikavälillä.
