Sipoon kunnassa haluttiin keskittyä talouden kehittämiseen ja keskittää virkamiehiltä poliitikoille ja kansalle tapahtuva raportointi yhteen paikkaan. Data oli aikaisemmin ajettu talousjärjestelmistä käsin ja sen jälkeen liitetty kuvina talousdokumentaatioihin. Kunnassa päätettiin etsiä kumppani, jonka avulla päästäisiin eroon tästä manuaalityöstä ja saataisiin tilalle maksimaalista numerodatan automaatiota. Softwaven yhteistyö Sipoon kunnan kanssa alkoi vuoden 2023 lokakuussa.
– Meille oli tärkeää, että Softwave tunsi käytössämme oleva CGI:n Kuntamalli-nimisen taloussuunnittelun- ja ohjaamisen järjestelmäkokonaisuuden ja että he olivat tehneet integraatioita sinne aikaisemminkin. Lisäksi asetin jo ennen hankintapäätöstä Softwavelle kynnysehdon, että meidän pitää saada lukittua järjestelmään kirjoitettuja raporttien osioita kesken raportointiprosessin. Tämä oli meille tärkeää etenkin sen vuoksi, että olemme kaksikielinen kunta; kun esimerkiksi aikaisemmin olimme keskenämme jo sopineet, että Teamsissa oleva Word-dokumentti on valmis lähetettäväksi käännätykseen, niin joku 70–90 kirjoittajastamme saattoi mennä sitä silti vielä päivittämään. Nyt se ei ole enää mahdollista ja kääntäjä pystyy aloittamaan heti työnsä lukituista raporttien osioista, Sipoon kunnan Chief Digital Officer Ethel Eriksson kiittelee Softwaven räätälöimää lukitus-/hyväksymisominaisuutta.
Oleellista hänelle oli myös, että tuleva järjestelmä tukee dokumentin kasassa pysymistä. Kukaan ei esimerkiksi pääse nyt ”töhrimään” toistensa aikaansaannoksia ja dokumentin rakenteelliset asiat kuten otsikot ja muotoilut säilyvät, koska niihin koskemiseen on oikeudet vain muutamalla erikseen määritellyllä henkilöllä.
– Käyttöoikeudet pystytään määrittämään myös siten, että jokainen näkee, mitä itsellään on vielä tekemättä. Lisäksi henkilö pystyy tekemään omalla vastuullaan olevan osion raportoinnista muita häiritsemättä ja silloin, kun se hänelle itselleen parhaiten sopii, Eriksson kertoo.
Aikaisemmin kunnassa oli tapana tuottaa uusi raportti edellisen vuoden vastaavaa dokumenttia päivittämällä, mikä aiheutti välillä hämminkiä käyttäjien keskuudessa. Nyt raportointiprosessin aluksi näkyvillä on vain otsikoita ja Erikssonin mielestä on tarkoituksenmukaisempaa kirjoittaa tekstit alusta pitäen itse kuin muokata edellisvuotista tiedostoa. Hän on tyytyväinen myös lukujen automaattiseen päivittymiseen kerran vuorokaudessa.
– Läpinäkyvyys on lisääntynyt tosi paljon, versionhallinnan poisjääminen on parantanut tuottavuutta ja talouspalveluissa automaatio tulee tuomaan ajansäästöä, Eriksson sanoo.
Palkitseva käyttöönottoprosessi
– Halusimme käyttöönottoprosessin yhteydessä keskustella laajasti muun muassa tarpeista raportointiin, raporttien sisällöistä sekä prosesseista. Järjestelmästä toiseen siirtyminen tapahtui neljää yhtäaikaista reittiä, mikä nopeutti prosessia huomattavasti. Ensimmäisellä reitillä tiedottaja brändinvartijana teki ulkoasua koskevat päätökset, toisella tehtiin integraatiota talousjärjestelmään, kolmannella vertailtiin tilinpäätöksessä tarvittavia sisältöjä ja neljännellä talouspalvelut määritteli numerodataa. Muutimme samalla dokumentaation kaksipalstaiseksi ja suoraan kaksikieliseksi, mikä aiheutti käyttäjille aluksi hieman haasteita mutta tulee jatkossa helpottamaan työtämme merkittävästi.
”Käyttöönottoprosessin yhteydessä tekemämme aikaa vienyt työ kannatti, koska dataa on nyt aikaisempaa enemmän ja sisällöt ovat huomattavasti paremmat. Uskon, että samalla avautui myös jokin muutoksen ovi jatkuvaan kehittämiseen.”
ETHEL ERIKSSON, SIPOON KUNNAN CHIEF DIGITAL OFFICER
Opiferus®-tuoteperhettä kehittämässä
Kunnassa on Opiferus®-tuoteperheestä tällä hetkellä käytössä Talousdokumentti, jolla tehdään tilinpäätöstä ja osavuosikatsausta. Tarkoitus on ottaa sinne käyttöön myös talousarvio. Toiveena on saada työn alla oleva Johdon työpöytä käyttöön lähikuukausina – ja investointipäällikölle dashboardia sen kylkeen.
Haaveena on myös pitkään ollut raportointi, joka kattaisi muutkin kuin pakolliset talouteen liittyvät. Lisäksi olisi aikaa säästävää tehdä vain yhtä dokumenttia, josta saataisiin suoraan irti eri poliittisiin elimiin tarvittavat sisällöt – eli koko ajan rakennettaisiin vain sitä lopullista.
– Meillä on ollut mahdollisuus kysyä Softwaven asiantuntijoilta muun muassa miten jokin asia yleensä tehdään muissa kunnissa. Lisäksi olemme voineet kopioida valmiita malleja ja saaneet niistä myös hyviä ideoita.
”Kun Softwave räätälöi meille Opiferus®-ratkaisuja – tai keksiessämme itse jonkin niihin liittyvän jutun – niin lopputulosta voivat hyödyntää muutkin kunnat. Se tuntuu tosi mukavalta ja merkitykselliseltä.”
ETHEL ERIKSSON, SIPOON KUNNAN CHIEF DIGITAL OFFICER
– Kovasti jo odotamme kuntavertailun saamista Johdon työpöydän dashboardiin, jolloin meidän ei enää tarvitsisi hakea niitä toisesta lähteestä ja tehdä vertailua käsityönä. Kuntavertailun avulla voimme jatkossa tutkia itse päättämiemme verrokkikuntien julkisia tietoja ja katsoa vaikkapa miten samankaltaisia, miten paljon huonompia tai parempia olemme. Tämä tulee jatkossa auttamaan meitä kehitystyössä ja tavoiteasetannassa, Eriksson toteaa lopuksi.
