Henkilöstösuunnittelu on keskeinen osa kuntaorganisaation henkilöstöjohtamista, ja Limingan kunnassa sen merkitys on korostunut erityisesti viime vuosina. Aiemmin Excel-taulukoihin pohjautunut prosessi oli työläs, monivaiheinen ja virhealtis. Henkilöstö- ja hyvinvointijohtaja Eliisa Tornberg kertoo, kuinka Softwaven Opiferus® Taloussuunnittelun henkilöstösuunnittelu on mullistanut koko prosessin – tehden siitä tarkempaa, nopeampaa ja strategisempaa.
Ennen: Työlästä Excelin pyörittelyä ja virhealttiutta
Limingan kunnassa työskentelee lähes 600 työntekijää eri palvelualueilla, kuten opetuksessa, varhaiskasvatuksessa, hyvinvointipalveluissa ja tukitoiminnoissa. Henkilöstösuunnitteluun liittyvien tietojen hallinta oli aiemmin hajanaista ja vaati runsaasti manuaalista työtä.
”Esihenkilöt saivat aiemmin Excel-listat, joita he pyörittelivät itsenäisesti. Kun käsin tehdään, niin virheiden mahdollisuus isoissa tiedostoissa kasvaa. Sehän on luonnollista, ”Tornberg kuvailee.
Nyt: Yhdellä istumalla tehty suunnitelma ja parempi ennustettavuus
Viime syksynä Limingan kunnassa otettiin käyttöön Opiferus® Taloussuunnittelun henkilöstösuunnitteluratkaisu, jonka ansiosta henkilöstösuunnittelusta tuli aiempaa tarkempaa ja tehokkaampaa.
“Pohjatiedot henkilöstösuunnitteluun saatiin ajettua palkka- ja henkilöstöhallinnon ohjelmasta, jolloin suunnittelu tuli tehtyä henkilötasolla. Kävimme jokaisen palvelualueen henkilöstön esihenkilöittäin läpi Opiferukseen saadun pohjatiedon avulla. Pystyimme tarkastelemaan esimerkiksi opintovapaita, sijaisuuksia ja eläköitymisiä suoraan järjestelmässä, ilman että tietoa piti erikseen koota eri lähteistä. Samalla saimme budjetoitua palkkakustannukset täsmällisesti nimiketasolla,” Tornberg kertoo.
Tärkeä etu oli myös se, että tiedot siirtyivät suoraan vuoden 2025 talousarvioon, mikä vähensi manuaalista työtä ja varmisti budjetoinnin mahdollisimman tarkalle tasolle.
Esihenkilöiden palaute: Merkittävä ajansäästö ja selkeyttä tekemiseen
Opiferus® Taloussuunnittelun henkilöstösuunnittelutyökalu sai erinomaisen vastaanoton Limingan esihenkilöiltä.
”Aikaisemmin työn määrä oli suuri, kun esimerkiksi koulujen rehtoreiden piti käydä läpi yli 50 työntekijän tietoja. Nyt työ hoitui kerralla kuntoon, ja isommissa yksiköissäkin se vei vain muutaman tunnin. Esihenkilöt kokivat, että tämä oli suuri helpotus, ja he antoivat meille paljon kiitosta. Ohjelmiston käyttöönotto vaati minulta ja taloussihteeriltämme perehtymistä, mutta se palkitsi,” Tornberg sanoo.
Lisäksi Hesun käyttöönotto on mahdollistanut sen, että tulevaisuudessa esihenkilöt voivat tehdä henkilöstösuunnittelun itsenäisesti, ilman että taloussihteerin tai henkilöstöjohtajan täytyy erikseen osallistua jokaisen yksikön suunnitteluun.
Teknologian hyödyntäminen mahdollistaa ketterän reagoinnin
Opiferus® -ratkaisut tukevat myös henkilöstöjohtamisen pitkän aikavälin ennakointia.
”Tästä on hyvä jatkaa kehittämistyötä esimerkiksi ennustamaan tulevien vuosien henkilöstötarpeita ja kustannuksia, mikä on tällä hetkellä käsin tehtävää työtä. Käytännössä tulisimme saamaan realistista tietoa, miten esimerkiksi lasten määrän muutokset tai eläköitymiset vaikuttavat resurssitarpeisiin,” Tornberg kertoo.
Myös henkilöstökertomuksen laatiminen on muuttunut täysin. Tornberg teki aiemmin vuosittaisen raportin manuaalisesti Excelissä, mutta nyt se saadaan suoraan Opiferus®-järjestelmästä valmiina raporttina. “Kehittämistyö on vaatinut aikaa ja tiivistä yhteistyötä palvelun tuottajan kanssa työstettävästä asiakirjasta. On tärkeää yhdistää jo olemassa olevaa tietoa ja hyödyntää sitä laajasti,” Tornberg lisää.
”Tämä säästää minulta valtavasti aikaa, jonka voin käyttää tärkeämpiin tehtäviin, kuten työkyvyn ja -hyvinvoinnin kehittämiseen ja strategiseen johtamiseen,” hän toteaa.
Lue lisää Opiferus® Taloussuunnittelusta ja henkilöstösuunnittelun ratkaisusta.
Yhteistyö Softwaven kanssa – jatkuvaa kehitystyötä
Tornberg nostaa esiin myös hyvän yhteistyön Softwaven ja Joki ICT:n kanssa.
”Kun kysyin naapurikunnasta, miten he tekevät henkilöstösuunnittelua, he vinkkasivat tästä ohjelmasta. Olin heti yhteydessä, ja nyt järjestelmä on meilläkin aktiivisesti käytössä. Se on kehittynyt paljon, ja toivon jatkossa vieläkin enemmän proaktiivisuutta – että meille kerrottaisiin uusista mahdollisuuksista, joita voimme hyödyntää,” hän summaa.
Limingan kunnassa panostetaan nyt entistä enemmän teknologian hyödyntämiseen henkilöstöjohtamisessa. Opiferus® Taloussuunnittelu on vapauttanut resursseja, vähentänyt käsityötä ja auttanut johtoa hyödyntämään tiedolla johtamista päätöksenteossa entistä paremmin.
”Teknologia ei ole itseisarvo, mutta kun se aidosti helpottaa arkea ja vähentää manuaalista työtä, se on valtava etu koko organisaatiolle,” lisää Tornberg.
