Kokkolan Satama on Suomen suurin bulk-satama ja yksi merkittävimmistä yleissatamista. Se on seitsemän asiakkuusvuotensa aikana ottanut käyttöönsä useita Softwaven Opiferus®-sovelluksia sekä niiden moduuleja.
– Kokkolan Sataman liiketoiminta yhtiöitettiin vuoden 2015 alusta ja halusimme tuolloin irtautua omistajamme – eli Kokkolan kaupungin – järjestelmistä sekä ryhtyä itsenäisesti hoitamaan omia henkilöstö- ja taloushallintomme prosesseja. Päädyimme kilpailutuksen kautta Softwaven Opiferus® Toiminnanohjaus– ja Taloussuunnittelu-sovelluksiin, muistelee Kokkolan Satama Oy:n talouspäällikkö Vuokko Kalliokoski yhteistyön alkuvaiheita.
Palkanlaskennan suhteen Satama jatkoi kuitenkin kaupungin käyttämän järjestelmän hyödyntämistä eriytettynä. Sitä koskevan tuen päättyessä heille tarjottiin mahdollisuutta siirtyä saman toimittajan toiseen järjestelmään. Satamalaiset kuitenkin kokivat, että niin heidän aikaisemmin käyttämänsä kuin nyt tarjottu vaihtoehtokin oli suunniteltu suuremman yrityksen tarpeisiin ja he halusivat löytää noin 30-henkiselle organisaatiolleen näppärämmän ja muutenkin sopivamman ratkaisun.
– Kartoituksen ja kilpailutuksen kautta päädyimme Opiferus® Toiminnanohjaus-sovelluksen Palkanlaskenta-moduuliin. Otimme sen käyttöön marraskuussa 2020 ja teimme Softwaven kanssa vuoden verran yhteistyötä kehittäessämme moduulia mahdollisimman hyvin tarpeitamme vastaavaksi, Kalliokoski kertoo ja jatkaa:
– Saimme kaupan päälle roppakaupalla synergiaa, koska palkanlaskenta saatiin kirjanpitomme kanssa saman Opiferus®-sateenvarjon alle. Meidän ei esimerkiksi enää tarvinnut näpytellä tietoja moneen paikkaan eikä tehdä erillisiä siirtoajoja. Tietojen siirtyminen automaattisesti vähensi työtaakkaa, helpotti ja nopeutti merkittävästi prosesseja sekä pienensi virheidentekoriskiä.
Opiferus® Toiminnanohjauksen moduuleista Satamalla oli tuolloin jo käytössä Kirjanpidon lisäksi Myynti- ja Ostoreskontrat sekä heidän tarpeisiinsa räätälöity Käyttöomaisuus.
– Myöhemmin käyttöönottamamme Projektinhallinta-moduulin ansiosta saamme nopeasti eri projekteista oikeaa ja ajantasaista tietoa. Korona-aikana olemme hyödyntäneet etätyön kirjauksiin Työaika-moduulia. Lisäksi käytössämme on Kassanhallinta. Näihin kaikki liittyy myös laaja raportointi.
Vuonna 2018 Kokkolan Satamassa otettiin käyttöön Opiferus® Johdon Työpöytä -sovellus, jonne muun muassa toimittajien arvioinnin mittarit siirtyvät saumattomasti.
”Opiferus®-sovellukset ovat meidän kokoiselle organisaatiolle tosi sopiva, kustannustehokas ratkaisu.”
VUOKKO KALLIOKOSKI, KOKKOLAN SATAMA OY:N TALOUSPÄÄLLIKKÖ
– Meille erittäin tärkeä ominaisuus on ulkopuolisten järjestelmien integrointimahdollisuus Toiminnanohjaukseen ja Johdon Työpöytään. Käytössämme on nimittäin jo pitkään ollut Softwaven tuotteiden ohella PDS-toiminnanohjausjärjestelmä, joka sisältää muun muassa laskutuksen, koneiden ja kaluston kunnossapitoon liittyvät asiat sekä nosturipalveluiden moduulit. Siirrämme PDS:stä tietoja sekä Toiminnanohjaukseen että Johdon Työpöytään ja jälkimmäisen kautta saamme sen jälkeen helposti luotua raportteja yritysjohdolle sekä hallitukselle, Kalliokoski kiittelee.
Hänen mukaansa Työajanseurannanmahdollistama työajan kirjaaminen mobiilisti on myös harkinnassa – kunhan Satamassa löytyisi tälle kehitystyölle aika- ja henkilöresursseja.
– Tällä hetkellä henkilökunta kirjaa työtuntejaan Exceliin ja raapustelee ruutuvihkoihin, joten mobiilikirjaaminen olisi varmasti järkevämpi tapa. Varsinkin kun Työajanseurannasta tietoja voitaisiin tällöin synkata suoraan palkanlaskentaan.
Kalliokosken mukaan Sataman organisaatiossa on ohuehkot taloushallintoresurssit; vain yksi kirjanpitäjä ja yksi palkanlaskija – ja heidän toimenkuvansakin ovat tosi laajat.
– Olemmekin keskustelleet Softwaven kanssa ”backupista” eli taloushallintoon liittyvien palveluiden ostamisesta heiltä ”poikkeustilanteissa”. Softwavelaisethan kun tuntevat meille myymänsä järjestelmät ja ovat niiden käyttöönottojen yhteydessä myös päässet riittävissä määrin sisälle meidän toimintaamme.
Kokkolan Satamassa ollaan oltu todella tyytyväisiä niin Opiferus®-sovellusperheen tarjontaan kuin yksittäisten sovellusten toimintaankin. Kalliokoski kiittelee myös softwavelaisten tahtotilaa kehittää sovelluksia asiakkaan ideoiden ja tarpeiden pohjalta.
– Softwave on toimijana ketterä ja palvelu pelaa. Saamme aina nopeasti vastauksen kysymyksiimme. Isojen järjestelmätoimittajien kohdalla koimme pienenä asiakkaana olevamme aina avun saamisen suhteen jonon hännillä. Sovittu hintakin pitää – ja maksamme aina vain tehdystä työstä. Enää emme siis joudu maksamaan esimerkiksi isojen toimijoiden velottamia pakollisia – ja todella kalliita – versiopäivityksiä, Kalliokoski toteaa lopuksi tyytyväisenä.
