Tammelan kunnassa on tunnistettu haasteita nykyisen taloushallinnon järjestelmän toiminnallisuuden kanssa. Keskusteluissa on noussut esiin järjestelmän vanhakantaisuus, hankalakäyttöisyys ja järjestelmästä puuttuvat nykyaikaiset toiminnallisuudet. Haasteena on ollut muun muassa se, että järjestelmä ei ohjaa käyttäjää prosessien läpi, vaan vaatii käyttäjältä tarkkaa tuntemusta toiminnoista ja niiden vaikutuksista. Tämä johtaa usein virheisiin, joita täytyy korjata manuaalisesti, kuvailee Tammelan kunnan kirjanpitäjä Piritta Ojanperä. Erityisesti laskutuksen, ostolaskujen käsittelyn, raportoinnin ja budjetoinnin osalta on tunnistettu tarve saada toiminnallisempi järjestelmä. Tammelan kunnan talouspalvelut ovat tutustuneet moniin eri taloushallinnon järjestelmiin ja etsinyt sopivaa kotimaista ohjelmistotoimittajaa, joka pystyisi vastaamaan kunnan tarpeisiin.
Mikä pilottiryhmä?
Opiferus® Taloushallinto on Softwaven uusin kehityksessä oleva kuntien tarpeisiin suunniteltu, taloushallinnon moderni ja integroitu selainpohjainen taloushallintoratkaisu, joka yhdistää mm. osto-myyntilaskujen käsittelyn, kirjanpidon, pankkiyhteyden, investointien seurannan ja käyttöomaisuuden hallinnan raportointeineen yhdeksi tehokkaaksi kokonaisuudeksi. Pilottihankkeessa on mukana yhteensä neljä kuntaa, mukaan lukien Tammela. Pilottikunnat saavat mahdollisuuden vaikuttaa järjestelmän kehitykseen, mikä takaa sen, että heidän erityistarpeensa otetaan huomioon. Vaikka useat kunnat suosivat järjestelmän käyttöönottoa vuoden alussa, Opiferus® Taloushallinto -ratkaisun voi ottaa käyttöön milloin vain. Tammelan kunta suunnittelee järjestelmän käyttöönottoa vuodelle 2026. Joustavuus mahdollistaa kunnille siirtymisen uuteen järjestelmään heidän tarpeidensa ja aikataulujensa mukaan.
Ratkaisun etsiminen ja pilottivaihe
Tammela aloitti kilpailutuksen uudesta taloushallinnon järjestelmästä, mutta ensimmäinen ja ainoa tarjous oli liian kallis ja perustui omalla palvelimella olevaan ratkaisuun. Uuden järjestelmän etsinnässä Tammela käänsi katseensa Softwaven Opiferus® Taloushallinto -ratkaisuun ja liittyi mukaan sen pilottihankkeeseen.
“Pilottihanke tarjosi meille mahdollisuuden vaikuttaa kehitysvaiheessa ja tuoda esiin nykyisen järjestelmän ongelmakohtia.”
Piritta Ojanperä, Tammelan kunta
Käyttökohteet ja tavoite
Tammelan kunta aikoo käyttää Opiferus® Taloushallinto -ohjelmistoa kattavasti taloushallintonsa eri osa-alueilla:
- Ostolaskujen kierrätys ja käsittely
- Myyntilaskutus ja -reskontra
- Kirjanpito
- Konsernikirjanpito
- Hyödykkeiden hallinta
Ojanperän mukaan tavoitteena on vähentää manuaalista työtä ja tehostaa prosesseja automaation avulla. ”Uuden järjestelmän avulla pyrimme parantamaan tehokkuutta ja saavuttamaan kokonaisvaltaisesti toimivan taloushallinnon ratkaisun”, hän summaa.
Yhteistyö ja käyttöönotto
Softwaven kanssa tehty yhteistyö on sujunut hyvin. Alkuvaiheessa järjestettiin kattavat palaverit, joissa käytiin läpi pilottihankkeen eteneminen ja tavoitteet. ”Yhteistyö on ollut helppoa ja mutkatonta. Kysymyksiin on saatu vastaukset nopeasti, ja yhteyshenkilöt ovat olleet tavoitettavissa”, Ojanperä kertoo.
Kunta on toimittanut taloushallinnon prosessikuvaukset Softwaven tiimille, ja näiden pohjalta on saatu palautetta siitä, miten prosessit tulevat toimimaan uudessa järjestelmässä. Tämä on auttanut hahmottamaan, miten uudet toimintatavat ja automaatiot vaikuttavat jatkossa työn sujuvuuteen.
Haasteet ja odotukset
Tammelan kunnan taloushallinnon henkilöstö suhtautuu uuden järjestelmän käyttöönottoon innostuneesti ja odottavin mielin. Ojanperän mukaan uusi järjestelmä tuo kaivattua parannusta työarkeen: “Meillä on suuri odotus siitä, että uusi järjestelmä tulee tekemään työnteosta sujuvampaa ja vähentämään manuaalista työtä merkittävästi. Tämä on todellinen harppaus kohti nykyaikaisempaa ja tehokkaampaa taloushallintoa. Lisäksi pilotissa meidän palautteellemme ja mielipiteillemme annetaan arvoa.”
Softwaven Opiferus® Taloushallinto -ratkaisun pilottihanke tarjoaa Tammelan kunnalle paitsi uuden ja nykyaikaisen työkalun taloushallintoon, myös innostavan mahdollisuuden uudistaa ja parantaa työskentelytapojaan. Kunnan henkilöstö on motivoitunut ja valmis ottamaan vastaan uuden järjestelmän tuomat edut, mikä luo vahvan pohjan menestykselliselle käyttöönotolle.
