Miksi kunnissa ei saada XBRL-muotoisia raport­te­ja lähetet­tyä määräajassa?

24.3.2021

|

Petter Karjaluoto

Kuntien ja kuntayhtymien taloustietojen automaattinen raportointi käynnistyi vuoden vaihteessa kuntaorganisaation kuuluvien yksiköiden ja sen omistamien yhtiöiden tietoja sisältäneellä TOLT-raportoinnilla sekä sitä tammikuun puolivälissä seuranneella talousarvion tietoja sisältäneellä KTAS-raportoinnilla.  

Raportointityökalullamme onnistui hienosti useiden asiakkaiden molempien raportointikokonaisuuksien tietojen toimittaminen XBRL-muodossa määräaikoihin mennessä.  

Valitettavasti valtakunnallisesti tarkasteltuna tilanne ei ollut yhtä hyvä, sillä ensimmäisten raportointien toimittamisen määräajat ylittyivät useassa kunnassa ja kuntayhtymässä.  

Kuntatalouden tietopalvelun mukaan määräaikojen päättymisen jälkeen kunnista 

  • n. 60 % oli toimittanut hyväksytysti TOLT-raportin   
  • n. 70 % oli toimittanut KTAS-raportin . 

 Kuukauden kuluttua määräajan umpeutumisesta  

  • n. 85 % oli toimittanut hyväksytysti TOLT-raportin     
  • n. 95% oli toimittanut KTAS-raportin   

Maaliskuun puolivälissä tätä blogia kirjoittaessa molempien raportointikokonaisuuksien tietojen toimittaminen on edelleen kesken muutamissa organisaatioissa.  

Miksi raport­tien toimit­ta­mi­nen myöhästyy? 

Tietojen toimittamisen viivästymiseen on varmaankin monia syitä kuten esimerkiksi raportoinnin ajankohta, raportoitavien tietojen saatavuus, järjestelmien valmius tai raportoinnin toteuttaminen automatiikan sijaan Excel-pohjia hyödyntäen.  

Alkuvuoden raportointikokemusten perusteella etenkin KTAS-raportoinnissa raportoitavien tietojen saatavuuteen vaikutti merkittävästi se, miltä osin talousarvion ja -suunnitelman laadinnassa on noudatettu Kuntaliiton suositusta sekä suunnitelmakausien tulojen ja menojen että sisäisten erien budjetoinnissa ja esittämistavassa.  

Kokemusten perusteella myöskään järjestelmien valmius automaattiseen raportointiin ei ensimmäisissä raportoinneissa ollut paras mahdollinen, esimerkiksi Kuntatalouden tietopalvelusta puuttui ennakkotiedoista poiketen tuki XBRL-aineistojen lähettämiseen. 

Seuraa­vaan rapor­toin­ti­ru­pea­maan valmis­tau­tu­mi­nen on aloitet­ta­va heti 

Reilun kuukauden päästä 30.4. raportointivuorossa ovat kunnan/kuntayhtymän neljännesvuosiraportti (KKNR) ja liikelaitoksen sekä vesihuollon taseyksikön toteumaraportit (KLTR).  

Aiempien vuosien tilastointiin ja alkuvuoden raportointiin verrattuna neljännesvuosiraportin tietosisältö on hyvin laaja sisältäen tilikohtaisen tuloslaskelman ja taseen sektoriluokittain eriteltynä sekä investointien tulo- ja menolajien erittelyn hyödyketyypeittäin ja sektoriluokittain.  

Näkemykseni mukaan etenkin investointierittelyn tietojen tuottaminen automatiikkaa hyödyntäen voi olla haastavaa riippuen investointiosan kirjauskäytännöistä, jotka vaihtelevat hyvinkin paljon eri organisaatiossa. 

Manuaa­li­nen tietojen syöttö lisää työmäärää ja altistaa virheille 

Neljännesvuosiraportoinnin käyttöönoton yhteydessä olen havainnut muutamien taloushallintojärjestelmien kohdalla, että merkittävälle osalla tapahtumista ei tallennu tunnistetietoja, joiden perusteella raportoinnin edellyttämät tiedot ja niiden moniulotteiset erittelyt olisivat suoraan raportoitavissa.  

Yhtenä syynä tähän saattaa olla se, että raportoinnissa käytettävien tunnisteiden tuottaminen tietynlaisille tapahtumille perustuu automatiikan sijaan manuaaliseen tiliöintiin.  

Työmäärän lisäksi tällainen toteutustapa lisää riskiä tiliöinnin oikeellisuudesta etenkin tilanteessa, jossa tositteiden tiliöinti on hajautettu organisaatiossa laajemmalle joukolle.  

Oikeaa tietoa joutuu etsimään monesta paikasta 

Havaintojen perusteella raportointikokonaisuuksien sisällöt ovat edelleen osittain epäselviä. Sisältöjen selvittämisen useista eri tietolähteistä kuten asetuksista, Kilan kuntajaoston yleisohjeista, AURA-käsikirjasta, ohjeista, videoista, vastauksista kysymyksiin yms. koetaan vievän paljon aikaa muulta työltä.  

Asian laajuudesta ja moniulotteisuudesta johtuen kokonaiskuvan muodostaminen raportoinnista sekä tietojen tuottamisesta on hyvin haastavaa. 

Älä jää yksin rapor­toin­ti­ko­ko­nai­suuk­sien kanssa 

Meiltä Softwavelta saat apua taloustietojen raportointiin eikä apumme rajoitu pelkästään raportointityökalun toimittamiseen, vaan saat käyttöösi vahvan osaamisemme kunnan laskentatoimesta, tietojärjestelmistä, kuntasektorin eri toimialoista ja prosesseista.  

Raportointityökalumme avulla kirjanpidon tiedot saadaan automaatiota hyödyntäen jatkotyöstettyä kustannustehokkaasti raportoinnin edellyttämälle tasolle.  

Automaation ohella raportointiin liittyvää manuaalista työtä saadaan vähennettyä myös XBRL-aineiston muodostamisella suoraan ilman työläiden Excel-pohjien täyttämistä. Ratkaisumme sisältää mm. toiminnallisuudet: 

  • Kirjanpidon tilikartan tilien konvertointiin raportoinnissa käytettävää tilikarttaa vastaaviksi 
  • Muiden laskentatunnisteiden konvertointiin raportoinnissa käytettäviä tunnisteita vastaaviksi  
  • Raportoinnissa käytettävien tunnisteiden tuottamiseen tapahtumille tili- ja kustannuspaikkakohtaisesti 
  • Tapahtumien jakamiseen ja kohdistamiseen tunnisteille erilaisia jakosuhteita (eurot, prosentit, määrät yms.) hyödyntäen  
  • Vyörytystuottojen ja -kulujen muodostamiseen 

Haluatko tietää tarkemmin, miten voimme auttaa sinua työssäsi? Ota yheyttä:  

Petter Karja­luo­to 

Julkisen sektorin palvelupäällikkö 
010 2928 820