Sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus muutti kuntien ja hyvinvointialueiden työnjakoa perustavanlaatuisella tavalla. Vaikka palveluiden järjestämisvastuut siirtyivät, asukkaiden terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen (HYTE) säilyi molempien organisaatioiden yhteisenä lakisääteisenä tehtävänä. Tämä niin kutsuttu yhdyspintatyö vaatii tiivistä vuoropuhelua ja yhteistä tilannekuvaa, jonka keskeisenä välineenä toimii hyvinvointikertomus.
Käytännön työssä kuntien ja hyvinvointialueiden asiantuntijat kohtaavat usein haasteita tiedonkeruun ja vastuiden koordinoinnissa. Kun lakisääteistä raporttia valmistellaan, resurssit ovat tiukilla ja manuaaliset työvaiheet hidastavat tiedon kulkua. Jotta hyvinvointitieto saadaan palvelemaan aitoa tiedolla johtamista ja talouden suunnittelua, on välttämätöntä selkeyttää työnjakoa ja ymmärtää, kuka vastaa mistäkin tiedosta yhteisellä yhdyspinnalla.
Kuka vastaa hyvinvointikertomuksen laatimisesta kunnassa ja hyvinvointialueella?
Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain (sote-järjestälain 6 ja 7 §) mukaan kunnalla ja hyvinvointialueella on kummallakin itsenäinen ja lakisääteinen velvollisuus seurata asukkaidensa terveyttä ja hyvinvointia sekä raportoida niistä vuosittain. Laki velvoittaa molemmat osapuolet nimeämään hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen vastuutahot ja tekemään suunnitelmallista yhteistyötä.
Käytännössä molemmat osapuolet laativat omat raporttinsa, mutta ne tukeutuvat tiiviisti toistensa tuottamaan tietoon. Kunta vastaa sivistys-, vapaa-aika- ja teknisen toimen palveluista, jotka muodostavat asukkaiden arjen perustan. Hyvinvointialue taas vastaa sosiaali- ja terveydenhuollosta. Tämän vuoksi sivistys- ja vapaa-aikapalveluiden tuottama arkitieto (kuten harrastustoiminnan kattavuus tai koululaisten liikkumisaktiivisuus) ja hyvinvointialueen tuottama hoitoketju- ja palvelutarvetieto on pystyttävä yhdistämään.
Toimiva yhteistyö sivistys-, vapaa-aika- ja sosiaalipalveluiden asiantuntijoiden välillä onkin onnistumisen edellytys. Kun organisaatiorajat ylittävä tiedonkulku toimii, pystytään hyvinvointikertomustyössä hyödyntämään molempien osapuolten asiantuntemusta tehokkaasti ja välttämään tilanne, jossa samaa tietoa kerätään ja analysoidaan manuaalisesti useaan kertaan eri paikoissa.
Mitkä ovat THL:n suosittelemat raportoinnin vähimmäistiedot?
Raportoinnin helpottamiseksi ja yhdenmukaistamiseksi Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) on valmistellut sote-järjestämislain 29 §:n mukaisen ehdotuksen hyvinvointikertomuksen ja -suunnitelman vähimmäistietosisällöistä. Nämä vähimmäistiedot toimivat kansallisen ohjauksen tukena ja auttavat kuntapäättäjiä hahmottamaan oman kuntansa tilanteen suhteessa muihin alueisiin.
Vähimmäistietoindikaattorien hyödyntäminen säästää kunnissa huomattavasti aikaa, sillä noin kaksi kolmasosaa ehdotetuista indikaattoreista on suoraan saatavissa valmiista kansallisista tietolähteistä, kuten Sotkanet-tietopalvelusta. Tämän ansiosta kunnan ei tarvitse itse suunnitella kyselyitä tai laskea perustunnuslukuja alusta asti, vaan valmis ja muihin kuntiin vertailukelpoinen pohjatieto on helppo hakea suoraan.
Kun raportoinnissa keskitytään suositeltuihin vähimmäistietoihin, vältetään tilanne, jossa hyvinvointikertomuksesta muodostuu liian raskas ja vaikeasti hallittava asiakirja. Hallitun indikaattorijoukon avulla kunta voi helpommin vertailla erilaisia ilmiöitä alueellisesti, tunnistaa huolestuttavat kehityssuunnat ja kohdentaa ennaltaehkäisevät resurssit juuri niihin asukasryhmiin tai palveluihin, joissa tarve on suurin.
Kuinka usein kunnan on raportoitava asukkaiden hyvinvoinnista valtuustolle?
Raportoinnin aikataulutusta ja säännöllisyyttä ohjaavat kuntalaki sekä sote-järjestämislaki. Velvoitteet on jaettu selkeästi kahteen eri tasoon, jotka molemmat ohjaavat kunnan päätöksentekoa ja toimintaa:
1. Laaja hyvinvointikertomus ja -suunnitelma
Laaditaan kerran valtuustokaudessa. Se toimii strategisena linjauksena, jossa analysoidaan asukkaiden hyvinvointitilaa syvällisesti ja asetetaan tulevien vuosien painopisteet ja tavoitteet.
2. Vuosittainen raportti valtuustolle
Käsitellään vuosittain kunnanvaltuustossa. Raportissa seurataan asetettujen tavoitteiden ja toimenpiteiden toteutumista sekä päivitetään keskeiset indikaattoritiedot.
Monissa organisaatioissa vuotuinen raportointi koetaan kuormittavaksi ”projektiurakaksi”, sillä tiedon kerääminen aloitetaan usein vasta tilinpäätöskauden kynnyksellä. Tämä johtaa manuaaliseen ja kiireiseen tietojen etsimiseen sekä eri toimialojen asiantuntijoiden kuormittumiseen lyhyessä ajassa.
Jatkuvan ja dynaamisen seurannan avulla tästä tilinpäätökseen ajoittuvasta manuaalisesta rypistyksestä päästään eroon. Kun hyvinvointitiedon ja toimenpiteiden seuranta on osa jatkuvaa tilannekuvaa ja kunnan arjen johtamista, vuosittaisen raportin koostaminen muuttuu raskaasta manuaalisesta prosessista sujuvaksi ja luonnolliseksi välitarkasteluksi.
Miten asukkaiden hyvinvointitieto ja HYTE-kerroin vaikuttavat kunnan valtionosuuksiin?
Kuntalaki ja valtionosuusjärjestelmä asettavat konkreettisia taloudellisia kannusteita kuntien tekemälle hyvinvointityölle. Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen valtionosuuden lisäosa eli niin sanottu HYTE-kerroin on taloudellinen kannustin, joka palkitsee kunnat niiden tekemästä ennaltaehkäisevästä työstä. Hyvinvointikertomus ei ole pelkkä lakisääteinen velvoite, sillä se kytkeytyy suoraan ja mitattavasti kunnan saamiin tuloihin.
Valtionosuusjärjestelmässä HYTE-kertoimen määräytymiskriteerit jakautuvat kahteen pääosaan: prosessi-indikaattoreihin ja tulosindikaattoreihin. Prosessi-indikaattoreilla arvioidaan kunnan tekemää aktiivista työtä, kuten säännöllistä hyvinvointikertomustyötä sekä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) TEAviisari-tiedonkeruun tuloksia. Tulosindikaattorit puolestaan kuvaavat asukkaiden todellista terveydentilaa ja hyvinvointia, kuten sairastavuutta tai elintapoja.
Laadukas ja ajantasainen tiedonkeruu on tässä ratkaisevan tärkeää. Huolimaton tai viivästynyt tiedonkeruu voi johtaa siihen, että kunnan tekemä arvokas työ jää raportoimatta oikeissa kanavissa. Tämä taas heikentää suoraan kunnan saamia valtionosuuksia. Kunnan talouden ennustettavuuden varmistamiseksi tarvitaan ajantasaista tiedolla johtamista, johon Johdon Työpöytä -ohjelmisto tarjoaa selkeän näkymän. Ohjelmisto mahdollistaa talouden ja toiminnan kehityksen seuraamisen rinnakkain.
Vinkki: Kun hyvinvointisuunnittelu kytketään tiiviiksi osaksi kunnan talousarvioprosessia ja seurantaa tehdään säännöllisesti, varmistetaan, että kaikki HYTE-kertoimen määräytymiseen vaikuttava data saadaan talteen luotettavasti ja oikeaan aikaan.
Miten sähköinen tiedonkeruu ja raportointi automatisoidaan ilman manuaalista työtä?
Kuntien ja hyvinvointialueiden talous- ja hyvinvointisuunnittelusta vastaavat asiantuntijat käyttävät vuosittain satoja työtunteja tietojen keräämiseen eri järjestelmistä ja niiden siirtämiseen manuaalisesti tekstinkäsittelyohjelmiin. Tämä manuaalinen rumba vie arvokasta työaikaa varsinaiselta analysoinnilta ja toimenpiteiden suunnittelulta. Ratkaisuna tähän on sähköisen tiedonkeruun ja raportoinnin automatisointi.
Nykyaikainen ohjelmistoratkaisu, kuten Talousdokumentti-järjestelmä, helpottaa hyvinvointikertomuksen ja muiden laajojen raporttien laatimista huomattavasti. Järjestelmä kokoaa talous- ja toimintaluvut, valmiit indikaattoritiedot sekä eri asiantuntijoiden tuottamat arviointitekstit automaattisesti yhdeksi yhtenäiseksi asiakirjaksi. Tämä poistaa perinteiset inhimilliset virheet, jotka liittyvät tietojen siirtämiseen käsin, ja säästää merkittävästi asiantuntijoiden aikaa.
Sähköisen tiedonkeruun ansiosta eri toimialojen vastuuhenkilöt voivat syöttää omat arvionsa ja kommenttinsa suoraan järjestelmään, jolloin lopullinen asiakirja valmistuu hallitusti ilman versionhallinnan ongelmia. Sähköinen työkalu on suunniteltu nimenomaan julkishallinnon ja kunta-alan erityistarpeisiin.
Varaa asiantunteva järjestelmäesittely
Esityksessä näytämme konkreettisesti, miten Talousdokumentti ja Johdon Työpöytä tehostavat hyvinvointikertomuksen laatimista ja tiedolla johtamista ilman manuaalista työtä. Vapautetaan yhdessä asiantuntijoidesi aikaa rutiineista tärkeämpään työhön.
Asukkaiden hyvinvointitiedon keräämisen ja analysoinnin tulisi olla kiinteä osa kunnan ja hyvinvointialueen jatkuvaa strategista johtamista pelkän kerran vuodessa tehtävän hallinnollisen velvoitteen sijaan. Selkeät vastuut, yhdenmukaiset vähimmäistietosisällöt ja modernit raportointityökalut varmistavat, että tieto kulkee yhdyspinnoilla luotettavasti. Kun asiantuntijoiden aikaa ei kulu manuaaliseen tiedonhakuun ja yhdistelyyn, he voivat keskittyä olennaiseen: kuntalaisten hyvinvoinnin edistämiseen ja tietoon perustuvien talouspäätösten tekemiseen.
