Suomen kuntakenttä elää tällä hetkellä poikkeuksellisen voimakkaassa murroksessa. Demografiset muutokset, laskevat ikäluokat ja nousevat kustannukset pakottavat kuntien ja hyvinvointialueiden johtoa tarkastelemaan talouttaan kriittisesti. Yksi merkittävimmistä ja nopeimmin vaikuttavista keinoista vastata tähän haasteeseen on palveluverkon ja siihen liittyvän kiinteistökannan kokonaisvaltainen uudistaminen. Kiinteistöjen tehokkaampi käyttö ja tyhjistä tiloista luopuminen tarjoavat konkreettisen tavan saavuttaa pysyviä säästöjä ilman, että lakisääteisten palveluiden laatu heikkenee.
Palveluverkon strateginen kehittäminen kytkeytyy kuntalain tiukkoihin vaatimuksiin, ja talouden tasapainottaminen voidaan toteuttaa hallitusti ja ennakoivasti.
Mitä kuntalaki sanoo talouden alijäämästä ja sen kattamisesta?
Kunnan talousjohto toimii tiukassa lainsäädännöllisessä kehyksessä, jossa päätöksiltä vaaditaan tarkkuutta. Kuntalain 110 § asettaa selkeät ja ehdottomat raamit taseeseen kertyneen alijäämän käsittelylle. Lain mukaan kunnan on katettava taseeseensa kertynyt alijäämä enintään neljän vuoden kuluessa tilinpäätöksen vahvistamista seuraavan vuoden alusta lukien.
Käytännössä alijäämän kattamisvelvollisuus on lakisääteinen määräaika, joka vaatii välittömiä ja konkreettisia sopeutustoimia. Mikäli talousarviota laadittaessa havaitaan, että talous on painumassa pakkaselle, taloussuunnitelmaan on sisällytettävä riittävät toimenpiteet talouden tasapainottamiseksi kyseisen määräajan puitteissa.
Monessa kunnassa tämä neljän vuoden aikaraja tuntuu lyhyeltä, varsinkin kun palveluntarve ja ylläpitokustannukset kasvavat samaan aikaan. Siksi talouden tasapainottaminen vaatii ennakoivaa otetta. Kunnan talousjohdon ei kannata odottaa alijäämien kertymistä taseeseen, vaan talouden kehitystä ja ennusteita on seurattava reaaliaikaisesti, jotta korjaavat liikkeet voidaan aloittaa heti ensimmäisten varoitusmerkkien ilmaantuessa.
”Pelkän budjetin paikkailun sijaan kyse on pitkän aikavälin kyvystä ohjata taloutta tiedolla. Alijäämän kattamisen neljän vuoden määräaika vaatii kunnilta strategista ennakointia.”
Mitkä ovat kriisikuntamenettelyn eli arviointimenettelyn kriteerit kunnassa?
Jos talouden alijäämää ei onnistuta korjaamaan laissa säädetyssä ajassa, kuntaa voi uhata valtiovarainministeriön käynnistämä arviointimenettely – eli niin sanottu kriisikuntamenettely. Kuntalain 118 § määrittelee tarkasti ne taloudelliset raja-arvot, joiden perusteella tähän raskaaseen prosessiin voidaan ryhtyä.
Kriisikuntamenettelyn käynnistymiseen vaikuttavat muun muassa asukaskohtainen konsernialijäämä sekä kunnan veroprosentin taso suhteessa muihin kuntiin. Jos konsernitilinpäätöksen taseessa on asukasta kohden kertynyttä alijäämää riittävän paljon ja talouden tunnusluvut osoittavat pysyvää heikentymistä, herää valtion suunnalta huoli kunnan kyvystä selviytyä lakisääteisistä velvoitteistaan.
Välttääkseen arviointimenettelyn kunnan on pystyttävä osoittamaan, että sillä on hallussaan luotettavaa tietoa omasta tilanteestaan ja toimiva suunnitelma suunnan kääntämiseksi. Tiedolla johtaminen ja ajantasainen tilannekuva ovat tässä avainasemassa. Kun talousjohto ja päättäjät näkevät ennusteet ja kehityssuunnat hyvissä ajoin, voidaan vaikeatkin ratkaisut, kuten palveluverkon supistukset tai tilojen tehostaminen, valmistella huolellisesti ja faktoihin perustuen.
Miten palveluverkon ja kiinteistöjen käytön tehostaminen vaikuttaa kunnan talouteen?
Kun kunnassa etsitään keinoja talouden tasapainottamiseen, katseet kääntyvät usein nopeasti palveluverkkoon ja kiinteistöihin. Tämä on luonnollista, sillä toimitilojen ylläpito, lämmitys, kiinteistöhuolto ja korjausvelka muodostavat merkittävän osan kunnan vuosittaisista kokonaiskustannuksista. Tilakustannukset ovat usein suoraan pois ydintoiminnasta, kuten opetuksesta, varhaiskasvatuksesta tai vapaa-ajan palveluista.
Palveluverkon optimointi ja vajaakäytöllä olevista neliöistä luopuminen keventävät kunnan käyttötaloutta pysyvästi. Kun useampi palvelu keskitetään saman katon alle tai luovutaan kokonaan huonokuntoisista ja tyhjistä kiinteistöistä, säästetään paitsi suorissa ylläpitokuluissa, myös pitkän aikavälin investointitarpeissa. Tällainen tehostaminen mahdollistaa talouden tasapainottamisen tavalla, jossa palvelujen laatu ja saatavuus voidaan turvata moderneissa, monikäyttöisissä tiloissa.
Käytännön tasolla onnistunut kiinteistökannan hallinta edellyttää tarkkaa dataa siitä, kuinka paljon neliöitä on käytössä, mikä niiden käyttöaste on ja kuinka suuret kulut niistä aiheutuvat suhteessa tuotettuihin palveluihin. Ilman tätä analyysiä päätöksenteko perustuu helposti pelkkiin olettamuksiin, mikä vaikeuttaa tarvittavien sopeuttamistoimien perustelemista niin kuntalaisille kuin poliittisille päättäjille.
Miten laaditaan onnistunut kunnan talouden tasapainotusohjelma?
Kunnan talouden tasapainottaminen vaatii muutakin kuin mekaanista kulujen karsimista tai yksittäisten menokohteiden juustohöyläämistä. Jotta talouden tasapainotusohjelma onnistuu ja kantaa pitkälle tulevaisuuteen, sen on oltava realistinen, toteutettavissa oleva ja ennen kaikkea luotettavaan, ajantasaiseen dataan perustuva kokonaisuus. Hätäisesti laaditut säästölistat johtavat usein vain ongelmien siirtymiseen toimialalta toiselle, mikä ei ratkaise perimmäistä haastetta.
Onnistuneen tasapainotusohjelman kulmakivenä on eri skenaarioiden huolellinen mallintaminen. Päätöksentekijöiden on nähtävä konkreettisesti, mitä esimerkiksi tietyn kiinteistön lakkauttaminen tai palveluiden keskittäminen tarkoittaa taloudellisesti seuraavan viiden tai kymmenen vuoden aikana. Miten se vaikuttaa käyttötalouteen, investointipaineisiin tai henkilöstökuluihin? Kun nämä vaikutukset pystytään osoittamaan luotettavasti, saadaan vaikeillekin päätöksille tarvittava poliittinen ja hallinnollinen tuki.
Tämä edellyttää myös tiivistä, rajat ylittävää yhteistyötä kunnan eri toimialojen välillä. Sivistystoimi, tekninen toimi ja taloushallinto eivät voi toimia erillisissä siiloissa, vaan niiden on jaettava sama tilannekuva. Kun moderni, ennakoiva taloussuunnittelu otetaan ohjelman pohjaksi, eri skenaarioiden vertailu ja pitkän aikavälin suunnittelu helpottuvat huomattavasti. Softwave-ratkaisujen avulla kunnat pystyvät rakentamaan dynaamisia ennusteita ja testaamaan erilaisten sopeuttamistoimenpiteiden yhteisvaikutuksia ennen sitovien päätösten tekemistä.
”Dynaaminen skenaariotyö auttaa ymmärtämään valintojen todelliset vaikutukset. Kun tiedetään tarkalleen, miten palveluverkon muutokset heijastuvat tulevien vuosien budjetteihin, vältytään lyhytnäköisiltä hätäratkaisuilta.”
Miten automatisoidut ratkaisut vapauttavat aikaa rutiineista strategiseen johtamiseen?
Kuntien ja hyvinvointialueiden taloushallinnossa huomattava osa työajasta kuluu edelleen rutiininomaiseen manuaaliseen työhön. Tietojen kerääminen eri järjestelmistä, taulukoiden yhdistely ja lukujen tarkistaminen käsin vievät resursseja, jotka tulisi suunnata analysointiin, ennustamiseen ja johtoryhmän tukemiseen. Erityisen selvästi tämä manuaalinen taakka korostuu lakisääteisessä raportoinnissa.
Yksi merkittävimmistä säännöllisistä ponnistuksista on Valtiokonttorille tehtävä Kunta-AURA-raportointi. Jos tiedot joudutaan keräämään ja muotoilemaan käsin vastaamaan viranomaisvaatimuksia, asiantuntijoiden aika kuluu tekniseen suorittamiseen sisällön ymmärtämisen sijaan. Kun AURA-raportointi ja siihen liittyvä tiedonsiirto automatisoidaan, monimutkaisetkin raportointivelvoitteet hoituvat sujuvasti osana taloushallinnon normaalia vuosikelloa. Käytännössä virheiden riski pienenee merkittävästi, ja taloushallinnon asiantuntijat saavat varmuuden siitä, että raportit ovat aina oikeassa muodossa ja ajallaan perillä.
Kun rutiinit pyörivät taustalla automaation varassa, talousjohtajille ja kontrollereille vapautuu aikaa toimia johdon strategisina kumppaneina. Tällöin he voivat keskittyä analysoimaan talouden tasapainottamisen vaatimia toimenpiteitä ja tuottamaan päätöksentekijöille sellaista tietoa, jolla on todellista merkitystä kunnan tulevaisuuden kannalta.
Softwaven kehittämä moderni kunnan taloushallinto ja siihen liittyvät automatisoidut ohjelmistoratkaisut kokoavat luvut ja tekstit yhdeksi valmiiksi raportiksi. Tämä poistaa tarpeen edestakaiselle tiedonsiirrolle ja manuaaliselle yhdistelylle. Tämän sujuvuuden ja luotettavuuden ansiosta jo yli 150 organisaatiota luottaa ohjelmistoperheemme ratkaisuihin vapauttaakseen asiantuntijojensa aikaa merkitykselliseen asiantuntijatyöhön.
Tehosta taloushallinnon arkea ja vapauta aikaa asiantuntijatyölle
Manuaalinen tietojen yhdistely ja raporttien manuaalinen pyöritys kuluttavat arvokasta asiantuntija-aikaa, jota tarvittaisiin kunnan talouden tasapainottamisessa ja strategisessa suunnittelussa. Anna automaation hoitaa rutiinit.
Kartoitetaan yhdessä, miten Softwave-ratkaisut voivat vapauttaa asiantuntijoidenne aikaa manuaalisesta työstä strategiseen johtamiseen.
Kuntakentän taloudelliset paineet ja lakisääteiset velvoitteet vaativat uudenlaista kykyä johtaa tiedolla ja optimoida olemassa olevia voimavaroja. Palveluverkon ja kiinteistökannan strateginen tehostaminen tarjoaa kunnille tehokkaan ja pysyvän tavan tasapainottaa talouttaan vaarantamatta asukkaille tarjottavia peruspalveluja. Kun tämän työn tueksi valitetan automatisoidut, kuntasektorin tarpeisiin kehitetyt talouden ja raportoinnin ohjelmistoratkaisut, varmistetaan samalla taloushallinnon arjen sujuvuus ja kyky reagoida muutoksiin ennakoivasti.
