Lyhyesti: Hankintalain uudistus tiukentaa sidosyksikkömyynnin seurantaa (10 % / 500 000 € rajat), nostaa kansallisia kynnysarvoja ja korostaa huoltovarmuutta. Kunnilta ja hyvinvointialueilta vaaditaan nyt entistä tarkempaa datan hallintaa ja raportoinnin automaatiota, jotta uudet velvoitteet ja AURA-raportointi voidaan hoitaa ilman manuaalista hallinnollista taakkaa.
Mikä hankintalaissa oikeastaan muuttuu ja miksi se tuntuu juuri nyt jokaisen kontrollerin työpöydällä?
Hankintalain uudistus ei ole vain yksi lakimuutos muiden joukossa; se on perusteellinen suunnanmuutos siinä, miten julkisia varoja käytetään ja miten tätä käyttöä valvotaan. Kun aiemmin keskityttiin pitkälti juridiseen prosessiin ja muotovirheiden välttämiseen, nyt keskiöön ovat nousseet taloudellinen läpinäkyvyys, huoltovarmuus ja hallinnollisen taakan keventäminen. Kontrollerin ja talousjohtajan näkökulmasta tämä tarkoittaa, että pelkkä lakikirjan tunteminen ei enää riitä – on pystyttävä osoittamaan datalla, mitä on ostettu, keneltä ja millä ehdoilla.
Kuntakentällä uudistus tuntuu juuri nyt erityisen voimakkaasti, koska se osuu samaan saumaan tiukentuvan talousraportoinnin ja hyvinvointialueiden vakiintumisvaiheen kanssa. Kun resurssit ovat valmiiksi tiukalla, uudet dokumentointivelvoitteet ja tarkentuneet tulkinnat esimerkiksi sidosyksikköasemasta vaativat asiantuntijoilta aikaa, jota ei yksinkertaisesti ole. Kyse ei ole enää vain siitä, saadaanko kilpailutus maaliin, vaan siitä, miten hankintojen vaikutukset heijastuvat kunnan taloussuunnitteluun ja AURA-raportointiin läpi koko sopimuskauden.
Hankintalain uudistus vaatii siirtymistä manuaalisesta seurannasta järjestelmätason automaatioon, jotta sidosyksikkörajat ja raportointivelvoitteet pysyvät hallinnassa.
Sidosyksikkömyynnin uudet tiukat rajat – miten 10 prosentin sääntöä seurataan käytännössä?
Yksi uudistuksen puhutuin ja kriittisin kohta on sidosyksikköaseman eli niin sanottujen in-house-hankintojen tiukentunut sääntely. Hallitusohjelman mukaiset rajaukset, joissa ulosmyynnin ylärajaksi asetetaan 10 prosenttia tai enintään 500 000 euroa, luovat monelle kuntayhtymälle ja hyvinvointialueiden omistamalle yhtiölle merkittävän seurantaan liittyvän haasteen. Jos nämä rajat ylittyvät, sidosyksikköasema vaarantuu, ja edessä voi olla pakollinen kilpailutus markkinoilla.
Taloushallinnolle tämä tarkoittaa jatkuvaa ja tarkkaa seurantaa. Tieto myynnin jakautumisesta ei voi enää olla vain vuosittaisen tilinpäätöksen varassa oleva jälkikäteistoteama. On pystyttävä seuraamaan rullaavasti, kuinka suuri osa liikevaihdosta tulee muualta kuin omistaja-asiakkailta. Haasteena on usein se, että data on hajallaan eri yhtiöiden ja organisaatioiden kirjanpitojärjestelmissä. Ilman keskitettyä tapaa kerätä ja analysoida tätä tietoa, riski virheellisestä sidosyksikköasemasta kasvaa, mikä voi johtaa kalliisiin oikeusprosesseihin markkinaoikeudessa.
Kuntaorganisaatiota luottaa jo kotimaisiin Opiferus-ratkaisuihin talouden seurannassa ja lakisääteisessä raportoinnissa.
Kansalliset kynnysarvot nousevat, mutta karkaako pienhankintojen hallinta samalla käsistä?
Kansallisten kynnysarvojen nostamisen tavoitteena on sujuvoittaa hankintoja ja vähentää kevyempien kilpailutusten hallinnollista kuormaa. Ajatus on houkutteleva: vähemmän byrokratiaa pienemmissä hankinnoissa vapauttaa aikaa suurempiin kokonaisuuksiin. Kolikolla on kuitenkin kääntöpuolensa. Kun entistä suurempi osa kunnan ostoista jää hankintalain tiukan sääntelyn ulkopuolelle, korostuu kunnan omien hankintaohjeiden ja sisäisen valvonnan merkitys.
Valtiontalouden tarkastusvirasto (VTV) on kiinnittänyt huomiota siihen, että monissa organisaatioissa ei ole riittävää järjestelmätason näkyvyyttä kynnysarvot alittaviin hankintoihin. On olemassa vaara, että hankinnat pirstaloituvat ja kokonaiskuva kuluista katoaa, kun ostot tapahtuvat suorahankintoina tai kevyillä kyselyillä ilman yhtenäistä dokumentointia. Talousjohdon näkökulmasta läpinäkyvyys on kuitenkin säilytettävä: on pystyttävä osoittamaan, että myös pienhankinnat on tehty taloudellisesti ja tasapuolisesti. Tämä vaatii prosessia, jossa jokainen euro on jäljitettävissä riippumatta siitä, ylittyykö virallinen kynnysarvo vai ei.
Kysymys, jota moni pohtii: Voiko AURA-raportoinnin ja manuaalisen tiedonkeruun oikeasti automatisoida?
Kun puhutaan hankintalain tuomista raportointivaatimuksista, ei voida sivuuttaa Kunta-AURA-raportointia. Valtiokonttorille toimitettava automaattinen talousraportointi vaatii, että tiedot ovat oikeassa muodossa ja oikeaan aikaan käytettävissä. Monessa kunnassa tämä tarkoittaa edelleen manuaalista ”copy-paste-rumbaa”, jossa tietoja poimitaan eri sopimushallinnan järjestelmistä, laskuaineistoista ja kirjanpidosta, jotta ne saadaan muovattua vaadittuun XBRL-muotoon.
Tämä manuaalinen työ on paitsi uuvuttavaa, myös altista inhimillisille virheille. Kun hankintadata ja taloushallinnon luvut asuvat eri siiloissa, asiantuntijoiden aika kuluu tietojen täsmäyttämiseen analysoinnin sijaan. Ratkaiseva kysymys onkin, miten hankintaprosessi ja talouden seuranta saadaan keskustelemaan keskenään saumattomasti. Automaatio ei tässä yhteydessä tarkoita vain teknistä tiedonsiirtoa, vaan sitä, että asiantuntijan työpöydälle nousee valmiiksi pureskeltua tietoa päätöksenteon tueksi. Kun tiedonkeruu on automatisoitu, AURA-raportointi muuttuu pakollisesta pahasta luonnolliseksi jatkumoksi organisaation muulle talousraportoinnille.
Hankintojen ja sidosyksikkömyynnin tiedot kerätään käsin Exceliin, mikä viivästyttää raportointia ja altistaa virheille.
Data virtaa suoraan raportteihin. Sidosyksikkörajojen seuranta ja AURA-raportit ovat aina ajan tasalla.
Turvallisuus ja huoltovarmuus kilpailutuksissa – pelkkä halvin hinta ei enää riitä valintaperusteeksi
Hankintalain uudistus tuo mukanaan uudenlaisen painotuksen, joka heijastaa suoraan muuttunutta maailmanpoliittista tilannetta: turvallisuuden ja huoltovarmuuden. Enää ei riitä, että hankintayksikkö valitsee halvimman tai teknisesti parhaan vaihtoehdon; on pystyttävä arvioimaan myös toimittajaketjun luotettavuutta ja kytköksiä muihin toimijoijoihin. Tämä tarkoittaa, että hankintaprosesseihin on sisällytettävä kriteerejä, jotka suojaavat kriittistä infrastruktuuria ja palveluita mahdollisilta häiriöiltä.
Kunta-alalla ja hyvinvointialueilla tämä muutos on merkittävä, sillä monet hankinnat – kuten tietojärjestelmät, energia tai sote-palveluiden tukitoiminnot – ovat suoraan kytköksissä yhteiskunnan toimintavarmuuteen. Huoltovarmuuskeskuksen ja Kuntaliiton päivitettyjen ohjeistusten myötä hankintayksiköillä on nyt entistä selkeämmät valtuudet hylätä tarjouksia turvallisuusperustein, mutta samalla velvollisuus dokumentoida nämä päätökset huolellisesti.
Talousjohdon ja hankinta-asiantuntijoiden kannalta tämä lisää työn kompleksisuutta. On pystyttävä arvioimaan riskien taloudellisia vaikutuksia ja varmistamaan, että huoltovarmuusnäkökulma on mukana jo hankinnan valmisteluvaiheessa, ei vasta loppumetreillä. Kun pelkkä hinta ei enää määritä voittajaa, tiedolla johtamisen merkitys korostuu: on ymmärrettävä hankinnan kokonaisvaikutukset organisaation riskitasoon ja talouden kestävyyteen pitkällä aikavälillä.
Miten asiantuntijan aika vapautetaan pykälistä strategiseen johtamiseen?
Yksi julkishallinnon suurimmista kipupisteistä on asiantuntijaresurssien hukkuminen rutiinityöhön. Hankintalain uudistus ja jatkuvasti kasvavat raportointivaatimukset uhkaavat syödä entisestään aikaa, jonka talousjohtajat, kontrollerit ja hankinta-asiantuntijat voisivat käyttää strategisempaan työhön – kuten toiminnan kehittämiseen ja kustannusvaikuttavuuden parantamiseen.
Ratkaisu ei löydy lisäkäsistä, vaan siitä, miten olemassa olevaa tietoa hallitaan. Kun hankintadata on pirstaloitunut eri järjestelmiin ja tiedonkeruu vaatii manuaalista ”copy-paste-rumbaa”, on mahdotonta saada ajantasaista tilannekuvaa. Modernit ratkaisut, kuten Opiferus® Johdon Työpöytä, muuttavat asetelman. Sen sijaan, että asiantuntija etsisi tietoa, järjestelmä tuo olennaiset tunnusluvut ja poikkeamat suoraan näkyville.
Kun hankintojen seuranta, sopimuskauden toteumat ja taloussuunnittelu tuodaan samaan näkymään, asiantuntijan rooli muuttuu tietojen kerääjästä analysoijaksi. Tällöin aikaa vapautuu pohtimaan esimerkiksi sitä, miten hankinnat tukevat kunnan elinvoimaisuutta tai miten säästötavoitteet saavutetaan vaarantamatta palveluiden laatua. Tämä on aitoa tiedolla johtamista: reagoidaan tulevaan ennakoiden, eikä vain todeta tapahtunutta jälkikäteen.
Kohti läpinäkyvää taloushallintoa: Näin varmistat, että hankintaprosessi kestää tarkastelun
Valtiontalouden tarkastusviraston ja muiden valvovien elinten viesti on selvä: julkisten hankintojen läpinäkyvyydessä ja sisäisessä valvonnassa on parannettavaa, erityisesti kansalliset kynnysarvot alittavissa pienhankinnoissa. Hankintalain uudistus nostaa kynnysarvoja, mikä korostaa entisestään organisaation oman seurannan luotettavuutta. Jäljitettävyys ei oli vain juridinen vaatimus, vaan se on edellytys sille, että veronmaksajien varoja käytetään vastuullisesti.
Onnistunut ja läpinäkyvä taloushallinto rakentuu sille, että jokainen hankintapäätös ja siihen liittyvä kulu on kytketty osaksi laajempaa kokonaisuutta. Opiferus® Talousdokumentti on tässä keskeisessä roolissa. Se mahdollistaa talousarvion, toimintasuunnitelman ja hankintojen tavoitteiden yhdistämisen yhdeksi eheäksi kokonaisuudeksi, jossa raportointi tapahtuu automaattisesti ja virheettömästi.
Kun hankintaprosessit on määritelty huolellisesti ja niitä tuetaan oikeilla työkaluilla, organisaatio voi luottaa siihen, että tiedot ovat oikein myös AURA-raportoinnissa tai sähköisessä hyvinvointikertomuksessa. Tämä poistaa hallinnollista ahdistusta ja varmistaa, että kunnan tai hyvinvointialueen talousjohtaminen kestää tiukimmankin tarkastelun – nyt ja tulevaisuudessa.