Kuntasektorilla HR-raportoinnin merkitys on viime vuosina kasvanut huomattavasti. Yhä kiristyvässä taloudellisessa tilanteessa henkilöstöresurssien tehokas käyttö ja seuranta ovat nousseet avainasemaan. Samalla raportoinnin automaatio tarjoaa merkittäviä hyötyjä, jotka voivat auttaa kuntia selviytymään nykyisistä haasteista.
Automaattinen HR-raportointi vapauttaa henkilöstöhallinnon aikaa rutiinitehtävistä strategiseen työhön. Kun tieto saadaan kerättyä ja analysoitua automaattisesti, voidaan keskittyä tiedon hyödyntämiseen päätöksenteossa. Tämä on erityisen tärkeää kunnissa, joissa henkilöstökulut muodostavat merkittävän osan kokonaisbudjetista.
Mitä hyötyjä automaatio tuo kuntien HR-raportointiin?
- Ajantasainen tilannekuva henkilöstöresursseista
- Nopeampi reagointi muutostilanteisiin
- Vähemmän virheitä manuaalisiin prosesseihin verrattuna
- Kustannustehokkuus pitkällä aikavälillä
- Mahdollisuus keskittyä strategiseen henkilöstösuunnitteluun
Onnistunut siirtymä automaattiseen raportointiin vaatii kuitenkin huolellista suunnittelua. Kuntien on varmistettava, että järjestelmät ovat yhteensopivia ja että henkilöstöllä on riittävät valmiudet hyödyntää uusia työkaluja. Samalla on huolehdittava tietoturvasta ja -suojasta.
Tulevaisuudessa kuntien HR-raportoinnin automaatio kehittyy entisestään. Tekoälyn hyödyntäminen tarjoaa uusia mahdollisuuksia ennakoivaan henkilöstösuunnitteluun. Tämä voi auttaa kuntia varautumaan paremmin tuleviin haasteisiin ja tehostamaan toimintaansa entisestään.
Miten Johdon Työpöydän HR-mittaristo tukee raportoinnin automaatiota?
HR-mittaristo Johdon Työpöydässä sisältää kaikki keskeiset HR-raportoinnissa seurattavat näkökulmat:
- Henkilöstön kehitys
- Keskeytykset (eri tyyppiset poissaolot)
- Koulutukset
- Vaihtuvuus
Tiedot saadaan näkyville kullekin organisaatiotasolle visuaalisessa muodossa, joka tukee HR-raportoinnin jalkautumista organisaation eri tasoille. Kuvaajista nähdään nykytila ja voidaan seurata kehitystä vuoden aikana sekä verrata aiempiin vuosiin. Tietoja on laajemmin organisaation ylätasolla ja oleelliset asiat toimialojen ja yksiköiden vetäjille. Myös HR-osastolle on omia tarkempia näkymiä, jotka tukevat ongelmakohtien löytämistä. HR-mittaristo mahdollistaa henkilöstökertomukseen raportoitavien KT-suosituksen mukaisten tietojen seurannan myös vuoden aikana, mikä parantaa organisaation reagointikykyä muuttuviin tilanteisiin.
Kuntien henkilöstökertomuksen laadinta KT-suositusten mukaan
Kuntatyönantajien suositukset henkilöstökertomuksen laadintaan tarjoavat arvokkaan kehyksen kuntaorganisaation henkilöstövoimavarojen seurantaan ja kehittämiseen. Henkilöstökertomus on tärkeä strateginen työkalu, joka auttaa kuntia tekemään tietoon perustuvia päätöksiä henkilöstöhallinnossa.
Miksi henkilöstökertomus on tärkeä?
Henkilöstökertomus kokoaa yhteen keskeiset tunnusluvut ja tiedot kunnan henkilöstöstä. Se toimii sekä historiallisena katsauksena että tulevaisuuden suunnittelun työkaluna. Hyvin laadittu henkilöstökertomus:
- Tukee strategista henkilöstöjohtamista
- Edistää läpinäkyvyyttä ja avoimuutta
- Auttaa tunnistamaan kehittämiskohteita
- Toimii vertailupohjana eri vuosien välillä
KT-suositusten mukaiset keskeiset sisällöt
Kuntatyönantajien suositusten mukaan henkilöstökertomuksessa tulisi käsitellä ainakin seuraavia teemoja:
- Henkilöstön määrä ja rakenne (ikä, sukupuoli, palvelussuhdetyyppi)
- Työaika ja työpanos
- Osaaminen ja sen kehittäminen
- Terveysperusteiset poissaolot
- Työvoimakustannukset
- Työhyvinvointi ja työkyky
Käytännön vinkkejä laatimiseen
Henkilöstökertomuksen laadinnassa kannattaa huomioida seuraavat asiat:
- Kerää tiedot systemaattisesti pitkin vuotta
- Varmista tietojen luotettavuus ja vertailukelpoisuus
- Visualisoi tietoa selkeillä kaavioilla ja taulukoilla
- Lisää tulkintaa lukujen rinnalle – mitä luvut kertovat?
- Tuo esiin kehitystrendejä vertailemalla aiempiin vuosiin
Hyvin laadittu henkilöstökertomus ei ole vain pakollinen dokumentti, vaan aito strateginen työkalu, joka tukee kunnan perustehtävän toteuttamista ja henkilöstön hyvinvointia.
Miten Opiferus® Talousdokumentilla voidaan helpottaa henkilöstökertomuksen laadintaa?
Meiltä löytyy hyvä vakiomallinen pohja henkilöstökertomuksen rakenteeseen, jolla saadaan raportoitua KT-suosituksen mukaiset tiedot. Vakiopohja otetaan käyttöön kunnan omalla visuaalisella ilmeellä. Lähes kaikki henkilöstökertomuksen luvuista saadaan automaattisesti Johdon Työpöydän HR-mittaristojen graafisten elementtien kautta, eli tietoja ei tarvitse tuottaa itse Excelillä tai leikata ja liimata eri lähteistä.
Pohjaan pääsee syöttämään tekstiosiot, joihin kuvataan eri osa-alueiden tilanne ja esim. mahdolliset HR-kehittämistoimenpiteet ja niiden toteutuminen.
Kiinnostuitko?
Jos sinua kiinnostaa kehittää HR-raportoinnin automaatiota tai helpottaa henkilöstökertomuksen laadintaa, saat varattua helposti lyhyen esittelyajan olemalla yhteydessä: myynti@softwave.fi
