”Uusi on aina edellistä huonompi”. Tässä ei aiheena ollut kumppanin vaihtoon pettynyt kaverini vaan työntekijä, jolle on kerrottu käyttöönotettavasta uudesta työajanseurantajärjestelmästä.
Suomessa on markkinoilla kymmeniä työajanseurannan järjestelmiä. Mainoslauseissa kehutaan työajankirjauksen olevan helppoa ja vaivatonta. Kuinka käyttäjällä on siis kokemus siitä, että uusi ratkaisu on aina edellistä huonompi? Aikoinaan kun on lähdetty liikkeelle paperisesta kirjauslomakkeesta?
Kokemukseni mukaan viestintä asiakkaan organisaatiossa ennen, kesken ja jälkeen työajanseurannan hankinnan on kaikista kriittisin tekijä onnistumiselle.
Hallinnon näkökulmasta hyvä työajanseuranta tuo tehokkuutta laskutuksen ja palkanlaskennan prosesseihin, antaa reaaliaikaista tietoa toiminnasta, helpottaa raportointia eikä sido esihenkilöiden aikaa liikaa. Kaiken lisäksi ratkaisu saisi olla edullinen ja nopea käyttöönottaa.
Työntekijän näkökulmasta hyvä työajanseuranta ei ole jäykkää. Sen tekemistä ei pitäisi edes huomata työpäivän aikana.
Käytettäessä ei tarvitse liikaa miettiä työkohteen tietoja tai työajan säännöksiä. Kirjauksen pitää onnistua joustavasti ja virheitä sattuessa korjaaminen saisi olla nopeaa ja helppoa. Hinnalla ei ole väliä, kun ei sitä edes tiedetä.
Eri käyttäjäroolien ajatukset hyvästä työajanseurannasta tuntuvat äkkiseltään olevan ristiriidassa. Kuinka nämä eri ajatukset voidaan mahduttaa samaan ratkaisuun, ilman suurta budjettia tai riitaa kuka sai mitäkin?
Alla 7 vinkkiä, joilla mahdollisuudet löytää työajanseurantaratkaisu juuri teille kasvavat eskpotentiaalisesti.
- Valitkaa organisaatiosta työajanseurannan pääkäyttäjä joka on vastuussa työajanseurannan hankinnasta ja käyttöönotosta.
- Käykää organisaation sisällä keskustelu eri käyttäjäryhmien tarpeista ja toiveista, ja priorisoikaa ne. Pääkäyttäjä viestii priorisoinnin ja tavoitetilan kaikille tuleville käyttäjille.
- Dokumentoikaa työaikoihin liittyvät käytännöt ja tarvittaessa yhtenäistäkää sisäisiä toimintaohjeita jo tässä vaiheessa.
- Pyytäkää myyntiesittelyihin demo joissa ohjelmistotoimittaja demoaa TEILLE tärkeimmät prosessit ja toiminnallisuudet.
- Arvioikaa kuinka todennäköisesti myyjän TULOSSA olevat ominaisuudet tulevat käyttöönne.
- Valitse pilottiryhmään jokaisen käyttäjäryhmän edustaja. Parhaimpia ovat muutosvastarintaisin ja uusiin ratkaisuihin avoimimmin suhtautuvat käyttäjät.
- Arvioikaa kriittisesti tavoitetilaanne käytännön toimintaanne. Tulevaisuuteen pääsee askel kerrallaan.
KOMMUNIKOI KAIKISSA VAIHEISSA AVOIMESTI
Tai unohda nämä 7 vinkkiä ja sovi kanssamme tarvekartoitus. Me autamme organisaatiotasi matkalla toimivaan työajanseurannan ratkaisuun. Meillä on kokemusta.
