Aiemmassa työssäni liiketalouden yliopettajana perehdyin useimpiin yritystoiminnan johtamisesta ja mittaamisesta tehtyihin tutkimuksiin ja oppikirjoihin. Niissä kerrottuun tietoon suhtaudun nykyään kriittisesti. Oman yrittäjyyteni sekä eri toimialoja edustavien asiakasyritysten kanssa työskentelyn myötä olen huomannut, että useimmiten yritykselle riittää huolella määritelty ja helposti seurattava mittaristo.
1. Tilinpäätöksestä tarkempaan analyysiin
Talouden johtamiseen tarjotaan usein tilinpäätöstunnuslukuja. Näiden menneestä kertovien numeroiden rinnalle tarvitaan kuitenkin muun muassa ennusteita sekä tarkempaa analyysiä.
Esimerkiksi maksuvalmiuden mittaamiseen kassaennuste soveltuu huomattavasti paremmin kuin iänikuiset Quick Ratio- ja Current Ratio -tunnusluvut.
Kassaennusteen avulla puolestaan osataan reagoida ajoissa, mikäli rahat uhkaavat loppua.
Kannattavuutta taas kannattaa seurata tarkemmalla tasolla esimerkiksi liiketoiminta-alueittain, tuotteittain, projekteittain tai asiakkaittain. Tällöin pystyy tunnistamaan niin onnistumiset kuin ongelmakohdatkin nopeasti ja riittävän ajoissa.
2. Tasapainotettu mittaristo
Tasapainotettujen mittaristojen avulla seurataan talouden lisäksi muitakin tilinpäätökseen vaikuttavia tekijöitä kuten asiakkuuksia, myyntiä, työprosesseja ja henkilöstöä. Mikäli mittareita on liikaa yksittäistä osa-aluetta kohden voi syntyä infotulva, josta ei saada irti tarvittavaa tietoa.
3. Reaaliaikainen tiedolla johtaminen
Myös mittareiden aikajänteisiin on syytä kiinnittää huomiota. Pahimmassa tapauksessahan yrityksen tulos lasketaan tarkemmin vain kerran vuodessa – maaliskuussa, mikäli tilikausi on kalenterivuosi.
Nykyaikaiset toiminnanohjausjärjestelmien mittaristot tarkastelevat laajasti toimintaa eri näkökulmista mahdollistaen reaaliaikaisen johtamisen. Osa tiedoista – kuten työntekijöiden laskutusaste tai työaikajakaumat – on reaaliaikaista ja muun muassa liikevoittoprosentti päivittyy kerran kuukaudessa.
Opiferus Johdon Työpöytä tiedolla johtamisen apuna
Tiedolla johtamisen mahdollistaa Opiferus Johdon Työpöytä, joka on selaimella helposti käytettävä tasapainotettu mittaristomme.
Sovelluksessa on kaksi päämoduulia: strategiatyötä ohjaava ”tavoitteet ja toimenpiteet” sekä yrityksen strategisista tavoitteista johdettu ”mittaristo”.
Toimintojen taustalla ovat liiketoiminta-alueet ja organisaatiohierarkia, joten jokainen pystyy näkemään omat tavoitteensa, toimenpiteensä ja mittaristonsa. Toimitusjohtajalla on oma näkymänsä ja jokaisella tuotepäälliköllä on oman liiketoiminta-alueensa näkymä.
Koko yrityksen osalta voidaan määritellä eri näkökulmat, jotka meillä ovat seuraavat:
- Myynti ja asiakkuudet
- Prosessi ja henkilöstö
- Talous
Kullekin näkökulmalle on määritelty neljä eri mittaria, joten yritystasolla niiden kokonaismäärä on 12.
Mittareiden toiminnallisuus riippuu niiden sisällöstä. Osa mittareista on staattisia ja osa interaktiivisia sekä porautuvia.
Työntekijöiden työajan jakautumaa koskeva mittari on hyvä esimerkki porautuvasta mittarista. Työaikaa voidaan tarkastella työvaiheittain vaikkapa koko yrityksen tasolla, kustannuspaikoittain tai työntekijöittäin. Mittarin avulla voidaan seurata muun muassa sitä, mihin yrityksen henkilöstö käyttää työaikaansa. Ja mikäli havaitaan jotain hälyttävää, pääsee parilla hiiren klikkauksella tarkastelemaan tietoa riittävällä tarkkuustasolla.
Myynnin ja asiakkuuksien osalta seurataan muun muassa pidettyjen tuote-esittelyiden, jätettyjen tarjousten ja voitettujen kauppojen määrää, myyntityön kehitystä työmäärällä mitattuna sekä euroja.
Yksi oleellinen myynnin mittari on liikevaihdon jakauma palvelumyynnin ja sovelluslisenssien myynnin välillä. Tämänkin yritystasolla määritetyn strategisen tavoitteen toteutumista on helppo seurata.
Janne Lehtinen
Toimitusjohtaja, yrittäjä
Softwave Ohjelmistot Oy
Kauppatieteiden tohtori
