Nykyisessä taloustilanteessa usealla pienellä kunnalla tai kaupungilla voi olla haasteita saada päivitettyä perusjärjestelmiä. Samaan aikaan ympärillä julistetaan tiedolla johtamisen ja raportoinnin kehittämisen ilosanomaa, mutta kunnassa näiden päämäärien saavuttaminen voi tuntua yhtä helpolta kuin maalinteko suopotkupallossa.
Useassa kunnassa raportteja kaivetaan yhä hiki valuen perusjärjestelmistä, minkä jälkeen niistä kootaan ja muokataan manuaalisesti raportteja – kukin taho omalla tavallaan, jolloin lopputuloskin saattaa näyttää enemmän vähemmän tilkkutäkiltä.
Kaikilla kunnilla on erityispiirteensä ja sitä kautta omia olennaisia tarpeita, mutta raportoinnin perusasiat ovat samoja kaikille. Tavoitteet on hyvä asettaa realistisesti käytettävissä olevaan budjettiin nähden ja pyrkiä valitsemaan ratkaisuja, jotka saadaan nopeasti käyttöön ja jotka myös kehittyvät kunnan tarpeiden muuttuessa. Raportointijärjestelmä perävalotakuulla on huonoin vaihtoehto.
Kysytyimmät raportointitarpeet pienissä kunnissa
Kuukausittain tarvittava tietomäärä voi olla suhteellisen pienikin, kun vain saataisiin ne oikeat tiedot kerralla näkyviin helposti ja luotettavasti. Me Softwavella olemme 16 vuoden aikana käyneet lukuisia keskusteluita pienten kuntien edustajien kanssa heidän raportointitarpeistaan. Seuraavat asiat kurtistavat kulmia useimmiten:
- Talouden kehityksestä halutaan saada kokonaiskuva selkeästi ja visuaalisesti. Kunnan johtamisen kannalta on tärkeä tietää keskeisten tunnuslukujen, kuten eri verotulolajien ja keskeisten kulutilien kuten henkilöstömenojen kehitys. Mutta tärkeää on pystyä myös seuraamaan suurimpia riskiryhmiä, kuten erikoissairaanhoidon ja lastensuojelun menoja.
- Talouden tiedot halutaan saada päivittymään automaattisesti eli halutaan integroida raportointiratkaisu kirjanpito- ja budjettitietoon.
- Avoimen datan tärkeimpiä tietoja ovat kunnissa selkeästi työttömyystietojen ja asukasmäärän kehityksen seuranta. Näitä halutaan vertailla muihin samantyyppisiin kuntiin.
- Henkilöstötiedoista tärkeimpiä ovat selkeästi sairauspoissaolojen seuranta ja toisena vakituisen, sekä osa-aikaisen henkilöstön määrän kehitys.
- Toimialoilla on muutamia olennaisia tietoja kuten varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen lapsi- tai oppilasmäärät ja vaikkapa kiinteistöjen käyttöasteet.
Yleensä nämä tiedot saadaan vanhoistakin perusjärjestelmistä automaatiolla, tiedostosiirrolla ja avoimia rajapintoja hyödyntäen. Mutta tiesitkö, että olemassa olevaa tietoa hyödyntävä kustannustehokas raportointiratkaisu voi pidentää kunnan nykyisten perusjärjestelmien käyttöikää ainakin muutamalla vuodella? Ja että tällainen ratkaisu on mahdollista saada jo kohtuullisella kustannuksella?
