Kuinka kustan­nus­sääs­töt tiukassa paikassa ovat mahdol­li­sia?

7.4.2020

|

Eemu Pihlaja

Kuluva ajanjakso on ollut monessa kunnassa ja yrityksessä vaativaa aikaa. Nopealla aikataululla tapahtuneet muutokset ovat ajaneet toimijoita tukaliin tilanteisiin, joiden johdosta nyt monessa paikassa järjestellään toimintoja uudelleen kustannussäästöjen toivossa. Tässä meidän vinkkimme siitä, mitkä asiat kannattaa hoitaa kuntoon nyt.

1. Aloita taakan keven­tä­mi­nen tulevasta talous­ar­vio­kier­rok­ses­ta

Erikoisen kevään rientäessä tulevan talousarviokierroksen valmistelu lähestyy jo. Helppokäyttöisillä talousarviotyökalulla syksystä tulee huomattavasti sujuvampi.

Opiferus Taloussuunnittelun avulla eri tulosalueiden vastuuhenkilöt pääsevät syöttämään budjettinsa, tavoitteensa ja tekstinsä nettiselaimella paikasta riippumatta. Sekä talouden taulukot ja dokumentin kokoaminen tapahtuu automaattisesti ja lopputuloksena on Word-lautakuntaesitykset omalla ulkoasulla.

Käsittelyiden jälkeiset muutokset päivitetään sovellukseen ja taas muodostuvat loput tarvittavat dokumenttiversiot kaupunginjohtajalle ja valtuustolle. Se tunne, kun viime hetken budjettimuutokset päivittyvät automaattisesti yhdellä napin painalluksella 100 eri taloustaulukkoon 😊

Kerran talousarviotyökalulla tehty prosessi tuo helpotusta myös vuoden muihin vaiheisiin, koska samalla työkalulla käyttäjät syöttävät talousarviovuoden osavuosikatsaukset ja tilinpäätöksen tiedot, joista muodostuu dokumentit samalla ylläkuvatulla prosessilla.

2. Selkeällä työajan­seu­ran­nal­la työtunnit talteen

Hyvin monessa organisaatiossa työntekijät ovat nyt kotona ja tuntilaput tai lätkä-saldoseuranta eivät ole mahdollisia ratkaisuja työajanseurantaan ja raportointiin. Tuntilappujen syöttäminen on muutenkin kallista, joten nyt on hyvä aika siirtyä moderniin työajanseurantaan.

Opiferus Työajanseuranta ja työajanmittaus mahdollistavat työajan jatkuvan tai jaksottaisen työajankirjaamisen sekä raportoinnin käyttäjien mobiililaitteilla tai nettiselaimella.

Ohjelma tarjoaa saldoseurannan ja poissaolot. Esimiehet ja johto saavat omat näkymät siitä, miten työaika kohdistuu organisaatiossa eri kustannuspaikoille, työvaiheille, toiminnoille tai projekteille. Työaikatietoa kannattaakin hyödyntää esimerkiksi laskutuksen pohjana tai toiminnan analysoinnissa.

3. Tiedä mitä tapahtuu ja tulee tapah­tu­maan

Ajantasaisen ja visuaalisen tiedon merkitys korostuu muutostilanteissa. Tärkeiden tietojen olisi hyvä olla saatavilla automaattisesti kaikilla, jotka niitä tarvitsevat.

Opiferus Johdon Työpöydän avulla saat kerättyä helposti tarvittava tiedot ja voit luoda niistä helppolukuisia visuaalisia raportteja. Kun tiedossa on, miten henkilöstö jaksaa, loppuvuoden taloustilanteen kehittyminen sekä miten suoritukset ja indikaattorit ovat toimintaympäristössä muuttuneet, niin silloin myös oikeiden päätösten tekeminen onnistuu helpommin. Lisäksi selkeä raportti auttaa myös tilanteesta viestimisessä.

Lisää tietoa onnistuneista kustannussäästöistä ja toimintojen tehostamisesta saat 29.4. 2020 klo 13- 14 järjestettävästä webinaaristamme. Ilmoittaudu mukaan tästä.