Olen ollut yllättynyt siitä, kuinka monessa kunnassa palkkabudjetti yhä laaditaan Excelissä henkilöittäin. Olen nähnyt vaikuttavia ja huolella rakennettuja Excel-laskelmia, joissa monimutkaisuus on viety pitkälle. Silti kaikissa näissä ratkaisuissa on yksi merkittävä ongelma: virhemarginaali on yllättävän suuri. Juuri tämän vuoksi olemme Softwavella jo vuosien ajan kehittäneet henkilöstösuunnittelua osaksi Opiferus Taloussuunnittelua.
Miksi karkeamman tason palkkabudjetoinnin ratkaisu?
Kun kuntaorganisaation henkilömäärä ylittää tuhat työntekijää, palkkabudjetoinnin yksinkertaistaminen alkaa tuntua yhä tärkeämmältä. Esimerkiksi neljän tuhannen työntekijän organisaation palkkabudjetin laatiminen henkilö henkilöltä saattaa olla liian iso operaatio. Tähän haasteeseen vastataksemme kehitimme Ammattinimikehesun, joka nimensä mukaisesti hyödyntää ammattinimikkeitä, keskipalkkoja ja htv-määriä palkkabudjetoinnin pohjana.
Ajattelutavan muutos: henkilöistä palveluihin
Ammattinimikehesun avulla asiakkaamme ovat voineet siirtyä tarkastelemaan henkilöstön tarvetta palveluntuotannon näkökulmasta. Nyt voidaan pohtia esimerkiksi, millaisella henkilöstömäärällä päivähoidon tai viheralueiden hoidon toiminta saadaan pyörimään ja millaisia kustannuksia siitä muodostuu. Aikaisemmin palkkabudjetointi oli hyvin henkilösidonnaista, ja esihenkilöiden aikaa kului huomattavan paljon henkilöstön sijoittamiseen ja työajan jakautumisen suunnitteluun.
Vaikka tämä työvaihe ei kokonaan poistu, Ammattinimikehesun siirtää sen painopistettä palkkabudjetoinnista toiminnan ohjauksen prosessiin. Tämä säästää merkittävästi aikaa koko budjetointiprosessissa.
Onko henkilökohtainen henkilöstösuunnittelu historiaa?
Ei suinkaan! Tuotekehityksemme ansiosta voimme nyt vastata entistä paremmin asiakkaidemme erilaisiin henkilöstösuunnittelun tarpeisiin. Ratkaiseva tekijä ei ole pelkästään kunnan koko, vaan myös aikaisemmat toimintatavat, käyttäjien valmiudet ja organisaation vaatimukset. Joissakin organisaatioissa tarvitaan tarkkaa henkilö- ja palkkalajikohtaista tietoa, kun taas toisille riittää kustannuspaikka- ja ammattinimiketaso.
Opiferus Taloussuunnittelun henkilöstösuunnittelun ratkaisu on jo käytössä useissa kunnissa, ja sen avulla palkkabudjetoinnin prosessi on keventynyt huomattavasti. Samalla tietojen oikeellisuus ja luotettavuus ovat parantuneet. Lisätietoja siitä, miten kevennystä ja tarkkuutta voidaan saavuttaa ennakoivalla henkilöstösuunnittelulla, löydät blogistamme: Kevennystä ja tarkkuutta ennakoivalla henkilöstösuunnittelulla kunnissa.
Jenni Tuliniemi
Tuotepäällikkö
Softwave Ohjelmistot Oy
