Onko kunnan tai organisaation budjetti vain vuositasolla vai onko budjetti jaettu kenties tasan 12 kuukaudelle? Onko suuremmat tiedossa olevat kertaerät huomioitu ja jaksotettu kuukausille? Vuosibudjetin ainoa seurantakeino on toteumaprosentti, mikä on toki tärkeä talouden tunnusluku, mutta ennustamiseen siitä ei juurikaan ole hyötyä. Tai jos budjetti on jaettu tasajaolla kuukausille, ei kuukausittainen toteumaseuranta kerro paljoakaan.
Millä asioilla sitten saavutetaan tarkempi ennuste tulevaisuudesta?
Ensimmäinen askel kohti ennustamista on budjetin jakaminen kuukausille mielellään jollain muulla jakoperusteella kuin tasajaolla. Edellisen vuoden toteuma toimii tässä tapauksessa äärimmäisen hyvin, eikä välttämättä vaadi kuin muutaman napinpainalluksen budjetin valmistuttua. Tavoitteena on siis saada realistisempi kulujen ja tuottojen jakauma toteumaseurantaan. Kun pohjatyöt ennustamiselle on tehty niin voidaan siirtyä itse ennusteen laatimiseen.
Ennustemalleja on monenlaisia, mutta helpointa on aloittaa kevyesti luomalla ennusteet esimerkiksi toimiala- tai lautakunta ja tiliryhmätasolla. Toisin sanoen ei hypätä heti syvään päätyyn. Ennusteiden laadintatason lisäksi alkuun kannattaa valita jokin yksinkertainen laskentalogiikka ennusteen taakse. Esimerkiksi alkuvuoden toteuma + loppuvuoden talousarvio kaavalla tehty ennuste on oiva ensiaskel, joka sekä ennusteen laatijan että päättäjän on helppo ymmärtää.
Tärkeää on luoda toimintatapa, jolla katse saadaan suunnattua peruutuspeilistä eteenpäin.
Matemaattisesti monimutkaiset ja organisatorisesti tarkatkaan ennusteet eivät juurikaan hyödytä organisaatiota, mikäli niitä ei saada osaksi toimintaa. On siis äärimmäisen olennaista, että ennusteen hyödyntämisestä muodostuu yksi näkökulma talouden seurantaan. Lisäksi ennusteiden laatimisen ja korjaamisen tulisi olla helppoa ja nopeaa, jotta prosessi ei työllistä organisaation henkilöstöä kohtuuttomasti. Oppaassa kerromme myös ennustemalleista ja hyvistä toimintaperiaatteista, joita noudattamalla ennuste antaa myös suuntaviivat tarvittaville talousarviomuutoksille.
