Automa­ti­saa­tiol­la enemmän aikaa asiantuntijatyöhön

Kalajoen kaupunki otti käyttöön taloushallinnossa Softwaven Opiferus Taloussuunnittelun jo muutama vuosi sitten. Ohjelmasta saatujen hyvien kokemusten myötä kaupungissa siirryttiin käyttämään myöhemmin myös Opiferus Talousdokumenttia

– Talousdokumentin käyttöönotto oli seuraava askel automatisoidun budjetoinnin tekemisessä. Nyt kun teemme talousarvion lisäksi välitilinpäätökset ja kuukausiraportit Talousdokumentilla, niin voidaan puhua ihan kunnolla automatisoinnista, kertoo Kalajoen kaupungin talousjohtaja Pirjo Männistö. 

”Koen, että Softwaven ohjelmistojen avulla me olemme voineet nostaa kaupungin päätöksenteon laatutasoa. Luotettava tieto tukee kaupungin tiedolla johtamista.”

Pirjo Männistö Kalajoen kaupungin talousjohtaja

Seuraavaksi kaupungin työlistalla on tilinpäätöksen tekeminen. Paluuta vanhaan aikaan, jossa kukin työntekijä copy-pastesi lukuja tiedostoihin miten osasi, ei enää ole. 

– Selainpohjaiseen ohjelmaan voi jokainen työntekijä helposti syöttää tietonsa valmiiseen pohjaan. Näin ollen tietoja ei katoa syöttämisvaiheessa ja valmis dokumentti on siisti ja helppolukuinen. 

Manuaalisen työn määrä on vähentynyt huomattavasti taloushallinnossa Talousdokumentin käytön alettua.  Yksi syy tähän on siinä, että uusien ohjelmien avulla lukujen päivittäminen käy helposti.

– Esimerkiksi jos jokin käyttötalouden meno muuttuu, niin se päivittyy suoraan tuloslaskelmaan, rahoituslaskelmaan sekä käyttötalouteen kaikissa organisaatiotasoissa. 

Pirjo näkee automatisaatiossa hyvänä myös sen, että inhimillisten virheiden riski on pienempi ja tieto on näin ollen luotettavampaa.

– Kun meillä ei mene aikaa tekniseen toteutukseen, niin voimme paremmin toimia asiantuntijoina ja miettiä syitä tuloksien taustalla.  

"Olemme saaneet paljon kiitosta kaupungin päätöksentekijöiltä, siitä että raportit ovat helposti havainnoitavissa ja tieto on niissä tiiviissä muodossa."

PIRJO MÄNNISTÖ KALAJOEN KAUPUNGIN TALOUSJOHTAJA

Kaupungin taloushallinnon tuottamaa dataa käytetään kaupunkilaisiin vaikuttavien päätösten pohjalla. On siis tärkeää, että myös muut kuin kuntatalouden asiantuntijat ymmärtävät nopeasti taloushallinnon tuottamia raportteja.  

– Olemme saaneet paljon kiitosta kaupungin päätöksentekijöiltä, siitä että raportit ovat helposti havainnoitavissa ja tieto on niissä tiiviissä muodossa. Näin päätöksentekijät voivat nopeasti omaksua raportin tiedot ja heidän on helppo seurata myös lukujen kehitystä. 

– Koenkin, että Softwaven ohjelmistojen avulla me olemme voineet nostaa kaupungin päätöksenteon laatutasoa. Luotettava tieto tukee kaupungin tiedolla johtamista.  

Yhteistyö Softwaven kanssa on Pirjon mukaan sujunut mutkattomasti. Ohjelmistoja on räätälöity Kalajoen kaupungin tarpeiden mukaisesti ja tarvittavat muutokset on toteutettu nopeasti.

– Softwavella näkyy välittämisen ote ja se että he haluavat palvella asiakkaansa hyvin ja nopeasti. Kysymyksiin ei tule vastausta, että palaamme asiaan parin viikon päästä.