Integroi­ta­vuus, helppo käyttöö­no­tet­ta­vuus sekä palvelun laatu ratkaisivat

Lahden alueen kouluille ja päiväkodeille ruokaa valmistavassa Päijät-Hämeen Ateriapalvelut Oy:ssä mietittiin vuoden 2017 kesällä, mistä saada toimivat työkalut budjetointiin sekä talouden suunnitteluun, seurantaan ja ennustamiseen. Tuolloin yhtiön palveluksessa olevista 350 henkilöstä vain 5 % teki toimistotyötä, budjetointi sekä taloussuunnittelu hoidettiin hajautetusti ja keittiöt osallistuivat oman vastuualueensa myynnin budjetointiin.

– Tärkeimmiksi valintakriteereiksi muodostuivat tarjottavan tietojärjestelmän ketteryys ja helppo käyttöönotettavuus sekä välitön tuen saanti tarvittaessa. Softwave ja sen kehittämä Opiferus®-tuoteperhe täyttivät nuo tiukat vaatimukset ja yhteistyö alkoi saman vuoden syksyllä, Päijät-Hämeen Ateriapalvelut Oy:n hallintojohtaja Tuija Peränen muistelee.

”Olen henkilökohtaisesti todella tyytyväinen, että ulkoistimme taloushallintomme Softwavelle. Kumppanimme on ylittänyt odotuksemme.”

TUIJA PERÄNEN, PÄIJÄT-HÄMEEN ATERIAPALVELUT OY:N HALLINTOJOHTAJA

Ateriapalveluiden käytössä oleva kirjanpitojärjestelmä koettiin liian jäykäksi markkinaehtoisten palveluiden tuottamiseen keskittyvän tytäryhtiön, Ateriasisko Oy:n, tarpeisiin. Siksi sen taloushallinto päätettiin ulkoistaa perustamisvuotensa 2020 lopulla.

– Softwave oli tuolloin luonnollinen valinta kumppaniksi, olivathan Opiferus®-tuotteet meille jo valmiiksi tuttuja emoyhtiön puolelta. Tiesimme muun muassa, miten hienosti eri osajärjestelmät integroituvat keskenään – mikä oli meille ensiarvoisen tärkeää. Myös sovellusten visuaalisuus miellytti, Päijät-Hämeen Ateriapalvelut Oy:n talouspäällikkö Marja Saarikunnas toteaa.

Ateriasiskolla päädyttiin ottamaan aluksi käyttöön Opiferus® Taloussuunnittelu sekä Toiminnanohjausjärjestelmä.

– Olemme erittäin tyytyväisiä siihen, miten hyvin asettamiimme vaatimuksiin vastattiin sekä miten nopeasti ja sovitussa aikataulussa pysyen järjestelmät saatiin käyttövalmiiksi, Saarikunnas kiittelee.

Opiferus® Toiminnanohjausjärjestelmän moduuleista Ateriasiskolla hyödynnetään tällä hetkellä tuote-, asiakas- ja kumppanirekisteriä, myyntilaskutusta, osto- ja myyntireskontraa, pääkirjanpitoa sekä kassanhallintaa.

– Yhdessä keskustelemalla olemme päätyneet nykyiseen pakettiimme ja jos tarvitsemme lisäosia, niin katsomme ensin, löytyykö tarvittava toiminnallisuus Opiferus®-tuoteperheestä, Peränen kertoo.

Hän arvostaa monia Opiferus® Toiminnanohjausjärjestelmän ominaisuuksia; muun muassa raportoinnin toimivuutta sekä sitä, miten myynnin seuranta onnistuu kanavittain yksinkertaisesti ja automatisoituna.

– Hienoa, että koko taloushallinto on nyt yhdessä paikassa, se toimii ilman liittymiä, kompakti kokonaispaketti on asiakasystävällinen ja myynti- sekä ostolaskut hoituvat näppärästi. Hyvää on myös kirjanpidon raporttien muunneltavuus ja joustavuus, toteaa Saarikunnas.

”Tekeminen on ollut kivaa ja olen positiivisesti yllättynyt siitä, miten valmiiksi Softwave on hommat meille tehnyt”.

MARJA SAARIKUNNAS, PÄIJÄT-HÄMEEN ATERIAPALVELUT OY:N TALOUSPÄÄLLIKKÖ

Sekä emo- että tytäryhtiössä ollaan tyytyväisiä Softwaven palvelun suoraviivaisuuteen, mutkattomuuteen ja nopeuteen sekä siihen, että tuki on aina saatavilla ilman turhaa byrokratiaa. Joustavuuskin on tärkeä ominaisuus, sillä raportointiaikatauluja säätelevät Lahden kaupungin asettamat vaatimukset. Koska Ateriapalveluiden toimiala on omanlaisensa eikä henkilökunnan teknologiaosaaminenkaan ole välttämättä huipputasoa, arvostavat Peränen ja Saarikunnas myös Softwaven räätälöimiä käyttöönottokoulutuksia. He uskovat jatkossa hyödyntävänsä myös Online-koulutuksia niin uusien henkilöiden perehdyttämisessä kuin nykyisten käyttäjien tutustuttamisessa sovellusten uusiin ominaisuuksiin.